Hanki tapahtuman valmisteluun tarvittavat tiedot nopeasti ja helposti – ja nauti onnistuneen tapahtuman tuloksista.
Kenelle tästä artikkelista on hyötyä?
Järjestätkö kollegoillesi tiimipäivää, luentoa, konferenssia tai muuta yhteistä tapahtumaa? Käytä tapahtuman suunnitteluun tarkoitettua kyselyä apuna selvittääksesi etukäteen, mitä osallistujat arvostavat. Hyödynnä kyselyä tarpeidesi mukaan esimerkiksi ilmoittautumislomakkeena, yleisölle suunnattujen kysymysten keräämiseen tai tapahtuman jälkiarviointiin. Kerää palautetta, joka auttaa tekemään tapahtumasta kaikille onnistuneen.
Tapahtuman suunnitteluun tarkoitetun kyselyn vastaukset kertovat, mitä osallistujat odottavat tapahtumalta ja mitä sinun on tehtävä, jotta odotukset täyttyvät.
Vinkki: Tee kyselystä ilmoittautumislomake, jossa osallistujat antavat tarvittavat henkilötietonsa ja ilmoittavat toiveistaan (esim. konferenssin aihetoiveet, saapumisaika, pysäköintipaikan varaus, majoitus ja kasvisruoka).
Vinkki: Luo kysely, jolla keräät yleisöltä nimettömiä kysymyksiä esityksen tai luennon aikana. Jaa kyselyn linkki heti alussa. Näytä kysymykset koottuna jakosivulla ja valitse kiinnostavimmat kysymykset. Vastaukset niihin auttavat havainnollistamaan esityksen kokonaisuutta tai aiheen yksityiskohtia.
Kyselyn tavoitteena on tuottaa merkityksellistä ja hyödyllistä tietoa. Muotoile kysymykset siis vastaajille ymmärrettäviksi ja lyhyiksi. Suunnittele kyselylle selkeä rakenne ja pidä sen päätavoite aina mielessä.
Valmisteluun käytetty aika maksaa itsensä moninkertaisesti takaisin:
Surviosta löydät 19 kysymystyyppiä, joista voit valita tarpeisiisi sopivat. Tärkeintä on tehdä vastaamisesta mahdollisimman helppoa ja kerätä tietoa, jonka tulkitseminen on sinulle vaivatonta.
Surviolla voit luoda toimivia ja kiinnostavia kyselyitä ilman aiempaa kokemusta tutkimuksesta tai sen menetelmistä. Tässä on esimerkkejä yleisimmistä kysymystyypeistä, joiden avulla pääset helposti alkuun.
Vinkki: Voit yhdistää suljettuja kysymyksiä ja avoimia kysymyksiä. Avoimet kysymykset tuovat esiin vastaajien omia mielipiteitä ja antavat ideoita siitä, mitä voisit parantaa seuraavaa tapahtumaa varten, miten ohjelmasta saisi kiinnostavamman tai mitkä aiheet ja vieraat auttaisivat lisäämään osallistujamäärää.
Tutustu tarkemmin erilaisiin kysymystyyppeihin, joiden avulla saat vastaajilta tarkkoja ja olennaisia vastauksia.
Survio toimii niin tietokoneella kuin mobiililaitteillakin. Lisäksi voit kerätä vastauksia monissa eri kanavissa. Valitse itsellesi ja yleisöllesi sopivat tavat, jotta saat hyödyllistä palautetta ja voit parantaa vastausprosenttia. Tässä muutamia tapoja jakaa kysely.
Kyselyn sähköpostikutsut – lähetä kutsu kyselyyn, kun suunnittelet tai arvioit yrityksen tai oppilaitoksen tapahtumaa. Sähköpostikutsu sopii myös silloin, kun haluat käyttää kyselylomaketta vieraiden ilmoittautumiseen.
URL-linkki tai QR-koodi kyselyyn – jaa linkki ja QR-koodi yleisöllesi lähettämissäsi sähköposteissa. QR-koodi tarjoaa kätevän tavan vastata kyselyyn suoraan älypuhelimella, olipa se digitaalisena tai tulostettuna paperille ja esillä kokoustilassa.
Verkkosivulle upotettu kysely. Voit valita kolmesta tavasta näyttää kysely vastaajille.
Kaikki kyselyn vastaukset käsitellään automaattisesti ja reaaliajassa. Vastausten analysointi näyttää tiedot tulosten yhteenvetona ja yksittäisinä vastauksina, joten et tarvitse muita ohjelmistoja. Voit valita useista näkymistä, kuten selkeistä kaavioista ja taulukoista, jotta yleisö ymmärtää esitetyt tulokset helposti.
Voit käyttää suodattimia ja näyttää tiedot juuri haluamallasi tavalla. Vie tulokset moderneihin raportteihin ja koontinäyttöihin muutamalla napsautuksella. Näin säästät aikaa ja saat esityksen nopeasti valmiiksi. Voit muokata raporttia tai käyttää sitä sellaisenaan. Saatavilla on yleisimmät tiedostomuodot: PDF, .docx, .pptx, .xlsx, .csv tai Google Sheets.
Vastauksia ei tarvitse seurata kirjautumalla jatkuvasti Survioon. Ota käyttöön automaattinen ilmoitus täytetystä kyselytutkimuksesta sähköpostiin. Saat sähköpostiviestin aina, kun vastaaja lähettää täytetyn kyselylomakkeen. Huomioi kuitenkin vastaajaryhmän koko ja se, kuinka paljon ilmoituksia postilaatikkoosi voi tulla.
Kun olet kerännyt vastaukset ja koonnut niistä tulokset, joita voit vertailla ja arvioida, on aika tehdä johtopäätökset ja suunnitella seuraavat askeleet.
Tapahtuman suunnittelu- ja arviointikyselyt antavat ennen kaikkea yleiskuvan osallistujien toiveista, tarpeista ja odotuksista. Siksi sinua kiinnostaa todennäköisesti eniten tulosten yhteenveto.
Täydennä tapahtuman suunnittelukyselyn tuloksia arvioiduilla kustannuksilla ja muilla aiheilla, joista keskustelet järjestäjätiimin kanssa. Näiden pohjalta voitte hyväksyä tapahtuman suunnitelman ja budjetin. Arvioi tapahtumaa esittelemällä myönteiset reaktiot ja hyödynnä niitä seuraavan vuoden valmisteluissa. Kielteinen palaute antaa mahdollisuuden muutoksiin ja parannuksiin. Tee Survion tietojen pohjalta ehdotuksia tapahtumien järjestämisen kehittämiseksi, liitä mukaan toteutuneiden kustannusten yhteenveto ja viimeistele tapahtuma-arvio.
Vinkki: Jos osallistujien joukossa on tärkeitä vieraita, joiden vastaukset haluat erityisesti huomioida, tarkastele yksittäisiä vastauksia. Luo .xlsx- tai Google Sheets -raportti, suodata vastaajat sähköpostiosoitteen perusteella ja etsi haluamiesi osallistujien vastaukset. Lisää muistiinpanot siitä, mitä on vielä järjestettävä.
Vinkki: Kun jaat kyselyn sähköpostikutsulla, näet vastaukset yhdistettyinä vastaajien sähköpostiosoitteisiin. Jos upotat kyselyn verkkosivulle, jaat sen URL-osoitteella tai QR-koodilla tai julkaiset sen sosiaalisessa mediassa, vastaukset ovat nimettömiä. Jos haluat lajitella tai suodattaa näistä kanavista saatuja vastauksia sähköpostiosoitteen mukaan, kysy vastaajien sähköpostiosoitetta yhdessä kyselyn kysymyksistä.
Osallistujien ilmoittautumiseen tarkoitetut kyselylomakkeet kannattaa käsitellä erikseen. Tällöin sinua kiinnostavat yksittäiset vastaukset. Survion luomassa taulukossa jokainen rivi vastaa yhtä täytettyä kyselylomaketta eli ilmoittautumista, ja sarakkeissa näkyvät vastaukset kysymyksiin.
Kyselyissä, joita käytät »vain« kysymysten keräämiseen, ei ole ensisijaisesti kyse tulosten arvioinnista tai analysoinnista. Tavoitteena on kannustaa osallistujia lähettämään kysymyksiä. Ohjaa heidät kyselyn URL-osoitteella tai QR-koodilla kyselyyn, jossa on avoin tekstikysymys.
Osallistujien kyselyyn kirjoittamat vastaukset ovat sinulle kysymyksiä. Voit tarkastella niitä jakosivulla ja päättää, vastaatko kaikkiin vai valitsetko vain osan. Saat kysymyksistä ideoita myös muihin aiheisiin, jotta voit tehdä esityksestäsi kiinnostavamman ja tavoittaa uusia yleisöjä.
Vinkki: Jos käytät kyselylomaketta tapahtumaan ilmoittautumiseen, jokaista tietoa ei tarvitse kysyä erillisellä avoimella kysymyksellä. Käytä sen sijaan yhden vastauksen matriisia ja avointa kysymystä. Näin saat kaikki osallistujan tiedot yhdellä kysymyksellä.
Opi asiakaskokemuksistamme, miten sinä ja organisaatiosi voitte hyötyä Survion käytöstä.
Tapahtuman suunnitteluun tarkoitettu kysely on erittäin hyödyllinen kaikenlaisten tapahtumien järjestämisessä. Siitä on hyötyä monella tavalla, ja jokainen niistä tuo mukanaan useita etuja.
Kun järjestät työpajaa, ammattilaisluentoa, konferenssia tai muuta koulutustapahtumaa, hanki etukäteen:
Tapahtuman jälkeen suosittelemme kysymään osallistujilta palautetta. Käytä tapahtuman jälkiarviointikyselyä selvittääksesi, mikä onnistui edellisenä vuonna ja mitä kannattaa kehittää tulevaisuudessa.
Tapahtumien suunnittelu- ja arviointikyselyiden lisäksi Surviosta löydät moniin eri tarkoituksiin valmiita ja täysin muokattavia kyselypohjia.
Olemme tehneet myös käyttötapausartikkelin aiheesta näin luot kyselyn. Siinä opit kyselyn luomisen perusteet ja tutustut Survion tärkeimpiin ominaisuuksiin. Ota kyselyt osaksi työtäsi ja ala kerätä palautetta, jonka avulla voit kehittyä.
