Saat arvokasta tietoa yrityskulttuuristasi työntekijän lähtökyselyn avulla. Kysy oikeat kysymykset ja ryhdy tarvittaviin toimiin. Ehkäise henkilöstön vaihtuvuutta ja paranna työntekijöiden pysyvyyttä.
Kenelle tästä artikkelista on hyötyä?
Menestyvät yritykset pyrkivät ehkäisemään kokeneiden ja pitkään työskennelleiden työntekijöiden menettämistä tekemällä säännöllisesti tyytyväisyyttä, itsearviointia tai motivaatiota koskevia kyselytutkimuksia. Jos työntekijä päättää lähteä, HR-asiantuntijat käyttävät työntekijän lähtökyselyä selvittääkseen lähdön syyn ja löytääkseen keinoja henkilöstön vaihtuvuuden vähentämiseen ja sen ehkäisemiseen tulevaisuudessa.
Tällainen kyselytutkimus antaa työpaikasta lähtevälle työntekijälle tilaisuuden antaa rehellistä palautetta ja arvostella ilman seuraamuksia sitä, mikä yrityksessä ei toimi tai missä hän näkee ongelmia. Lisäksi kokenut esihenkilö tai HR-asiantuntija näkee tässä arvokkaan mahdollisuuden kehittää toimintaa ja löytää ratkaisuja, joilla voidaan ehkäistä epätoivottuja tilanteita ja vähentää muiden työntekijöiden halua lähteä yrityksestä.
Luotettavien ja pätevien työntekijöiden löytäminen on yhä vaikeampaa ja aiheuttaa kustannuksia, ei vain taloudellisia. Kun työntekijä lähtee, yritys menettää tekemänsä investoinnin. Jos tilanteen ehkäisemiseksi ei tehdä mitään, ongelmat jatkuvat, rekrytointi- ja valintaprosessi sekä työntekijöiden perehdyttäminen toistuvat ja kustannukset kasvavat.
Jos vastaat henkilöstöhallinnosta, työntekijäkyselyt ovat hyödyllinen tapa mitata työntekijöiden tyytyväisyyttä, uskollisuutta ja motivaatiota. Hyödynnä heidän ideoitaan ja kommenttejaan luodaksesi yritykseesi terveellisen työympäristön ja viihtyisät työolot. Kokeile myös muita aiheeseen liittyviä kyselytutkimuksia:
Olemme laatineet myös useita käyttötapauksia edellä mainituista ja muista aiheista. Hae niistä inspiraatiota ja ota hyödylliset vinkit ja ohjeet käyttöön, kun teet tutkimusta Surviolla.
Kirjoita ensin muistiin, mitä tietoja tarvitset työntekijältä ja mitä yrityksen toiminnan osa-alueita haluat hänen arvioivan. Sen jälkeen voit alkaa laatia työntekijän lähtöhaastattelun kysymyksiä ja kyselytutkimuksen rakennetta.
Määrittele osa-alueet, joita haluat käsitellä kyselytutkimuksessa ja joista haluat kysyä. Esimerkiksi:
Kyselytutkimuksen rakenteen suunnittelu etukäteen on tärkeää monesta syystä:
Lue artikkeli Näin luot kyselytutkimuksen, kysy oikeat kysymykset, valitse sopivat asetukset tehokkaaseen tiedonkeruuseen tai ota käyttöön työntekijän lähtökyselypohja. Näillä eväillä kyselytutkimuksen tekeminen sujuu vaivattomasti.
Vinkki: Kiinnitä huomiota kyselyn aloitussivuun. Kerro selkeästi, mikä on työntekijöiden lähtökyselyn tarkoitus ja miksi pyydät heitä täyttämään sen. Älä unohda kiittää heitä mielipiteidensä jakamisesta ja siitä, että käyttävät aikaansa kyselyysi.
Jotta saat työntekijältä selkeän vastauksen, on tärkeää esittää oikeat kysymykset ja valita Survion 19 kysymystyypin joukosta sopivimmat. Tutustu suljettuihin ja avoimiin kysymyksiin sekä järjestyskysymyksiin. Selvitä, miten voit hyödyntää tähtiarviointia, Net Promoter Scorea, matriisikysymyksiä ja muita kysymystyyppejä saadaksesi aitoa palautetta.
Hyödynnä saamiasi vastauksia jatkoselvityksen pohjana ja selvitä myös muilta työntekijöiltä, painivatko he samanlaisten ongelmien kanssa. Voit tehdä sen helposti työntekijöiden tyytyväisyyskyselyllä. Vastauksista voi nousta esiin esimerkiksi seuraavia aiheita:
Kolme tähteä kertoo epävarmuudesta. Se on merkki siitä, että aiheeseen kannattaa perehtyä tarkemmin. Kaksi tähteä tai vähemmän vaatii välitöntä huomiotasi. Koulutuksiin käyttämäsi rahat eivät tuota tulosta. Selvitä asiaa lisää, jotta löydät ongelman todellisen syyn.
Vinkki: Yhdistele kysymystyyppejä harkiten. Käytä rohkeasti avoimia kysymyksiä, jotta työntekijä voi antaa vastauksen, jota et ole sisällyttänyt suljetun kysymyksen vastausvaihtoehtoihin.
Survio tarjoaa monia kanavia kyselytutkimusten jakamiseen. Lähtevän työntekijän tilanteessa voit lähettää hänelle suoran linkin sähköpostiin. Jos sovitte, että lähetät lähtökyselyn hänen yksityiseen sähköpostiinsa, hän voi täyttää sen kätevästi kotona tietokoneella, tabletilla tai matkapuhelimella.
Voit myös tulostaa kyselytutkimuksen ja antaa sen lähtevälle työntekijälle henkilökohtaisesti. Samalla voit kertoa, miksi hänen vastauksensa ovat sinulle tärkeitä, ja täsmentää tai lisätä tietoja. Jos haluat käsitellä paperiseen lähtökyselyyn saadut vastaukset Surviossa, sinun on kirjattava ne järjestelmään käsin, kun työntekijä palauttaa täytetyn lomakkeen.
Survio analysoi kerätyt vastaukset automaattisesti ja reaaliajassa. Aineistosta muodostetaan tulosten yhteenveto ja yksittäiset vastaukset. Tarvittaessa kaikki analysoidut vastaukset voi muuttaa selkeiksi ja tyylikkäiksi raporteiksi yhdellä napsautuksella. Yhteenveto sisältää kaavioita ja taulukoita, joissa arvot esitetään haluamallasi tavalla – voit järjestää, suodattaa ja ryhmitellä niitä Surviossa, eikä muita ohjelmistoja tarvita. Raportit voi luoda myös useissa yleisesti käytössä olevissa tiedostomuodoissa: PDF, DOCX, PPTX, XLSX, CSV tai Google Sheets.
Lue blogistamme lisää siitä, miten voit jakaa kyselytutkimuksia ja hyödyntää monia muita ominaisuuksia ja käteviä toimintoja.
Vinkki: Vältä jatkuva tarkistaminen ja ota Surviossa käyttöön ilmoitus täytetystä kyselytutkimuksesta sähköpostiin. Kun työntekijän vastaukset saapuvat, Survio lähettää sinulle sähköposti-ilmoituksen.
Vastaukset on käsitelty ja esitys on valmis. Nyt on tärkeimmän vaiheen aika: arvioi kerätty aineisto ja ehdota ratkaisuja, joilla puutteet voidaan korjata.
Tässä on esimerkki konkreettisesta ongelmasta, jonka lähtevä työntekijä toi esiin lähtöhaastattelun kyselylomakkeessa ja jonka määrittelit näin:
Työntekijältä puuttui usein tietoa hänelle annetuista työtehtävistä.
Syitä voi olla useita, mutta niillä on yhteinen nimittäjä. Edellä mainitun perusteella voidaan päätellä seuraavaa:
Jatkoselvityksessä voi esimerkiksi käydä ilmi, etteivät työntekijät käytä sisäisen tiedon portaalia, jonka käyttöönotto ei ollut halpaa, koska he eivät tiedä sen olemassaolosta tai tunne sitä. Ratkaisu on yhteinen esittelytilaisuus, jossa voit näyttää ja selittää kaiken sekä kertoa, miksi portaali luotiin ja mikä sen tarkoitus on.
Huomasitko perehdytyksen arviointiin liittyviä toistuvia kommentteja? Eri tehtävien koulutusjärjestelmää voi olla tarpeen muuttaa, esihenkilöitä ohjeistaa paremmin, koulutusmateriaaleja päivittää ja asettaa tavoitteet, jotka jokaisen työntekijän tulisi saavuttaa koulutuksen jälkeen.
Asiaa on selvitettävä lisää esimerkiksi tutkimuksen tai henkilökohtaisen haastattelun avulla. Luottamusta ja terveellistä työympäristöä voi vahvistaa ottamalla työntekijät mukaan yrityksen toimintaan, järjestämällä yhteisiä tapahtumia, edistämällä avointa viestintää ja muistuttamalla, että ainoa ratkaisematon ongelma on sellainen, josta ei puhuta.
Yksittäinen kyselylomake antaa sinulle käsityksen siitä, mitä yrityksessä voisi kehittää. Muutoksia voi kuitenkin alkaa tehdä vasta, kun tietoa kerätään toistuvasti, pitkäjänteisesti ja järjestelmällisesti ja tuloksia arvioidaan säännöllisesti.
Opi asiakaskokemuksistamme, miten sinä ja organisaatiosi voitte hyötyä Survion käytöstä.
Työntekijän lähtökyselyä käyttävät niin pienet ja keskisuuret yritykset, joiden yksiköissä työskentelee enintään muutamia kymmeniä ihmisiä, kuin suuretkin yritykset. Yritykset haluavat tunnistaa puutteet, jotka voivat lisätä henkilöstön vaihtuvuutta. Kyselytutkimus ei kerro, miten puutteet korjataan, mutta se auttaa tunnistamaan ongelmat. Hyödynnä lähtevien työntekijöiden näkemyksiä ja säästä uusien työntekijöiden rekrytointiin liittyvissä kustannuksissa. Vastaa yritykseesi jäävien ihmisten tarpeisiin. Luo heille olosuhteet, joissa heidän ei tarvitse harkita lähtemistä, ja vakuuta heidät siitä, että yrityksesi sekä heidän työnsä ja työtoverinsa sopivat heille erinomaisesti.
Jos sinun ei juuri nyt tarvitse haastatella irtisanomisajalla olevaa työntekijää, kokeile työnhakijan kyselylomaketta ja esittele se yrityksesi työpaikkaa hakeville. Hae inspiraatiota kyselylomakkeesta ja tutustu myös käyttötapaukseemme Näin luot työnhakijoille suunnatun kyselytutkimuksen.
