Få verdifull innsikt i bedriftskulturen gjennom en avslutningsundersøkelse for ansatte. Still de riktige spørsmålene og følg opp med tiltak. Forebygg medarbeideravgang og få flere ansatte til å bli værende.
Hvem passer denne artikkelen for?
Vellykkede bedrifter prøver å unngå å miste erfarne og senioransatte ved å gjennomføre regelmessige spørreundersøkelser om trivsel, egenvurdering eller motivasjon. Hvis en ansatt bestemmer seg for å slutte, bruker HR-medarbeidere en avslutningsundersøkelse for ansatte for å finne årsaken og vurdere tiltak som kan redusere gjennomtrekket og forebygge at flere slutter.
Denne typen spørreundersøkelse gir ansatte som slutter, mulighet til å gi ærlige tilbakemeldinger og kritisere det som ikke fungerer i bedriften, eller peke på konkrete problemer, uten at det får konsekvenser for dem. En erfaren leder eller HR-spesialist får samtidig en verdifull mulighet til å forbedre forholdene og finne løsninger som kan forebygge uønskede situasjoner, slik at andre ansatte ikke vurderer å slutte.
Det blir stadig vanskeligere å finne pålitelige og kvalifiserte medarbeidere, og det er kostbart – ikke bare økonomisk. Når en ansatt slutter, mister bedriften derfor en investering. Hvis dere ikke prøver å forebygge dette, vil problemene vedvare, rekrutterings- og utvelgelsesprosessen må gjentas, de nyansatte må læres opp, og kostnadene øker.
Hvis du har ansvar for HR, er medarbeiderundersøkelser et nyttig verktøy for å måle medarbeidertilfredshet, lojalitet og motivasjon. Bruk ideene og kommentarene deres til å skape et godt arbeidsmiljø og trivelige arbeidsforhold i bedriften. Prøv også andre typer spørreundersøkelser om dette temaet:
Vi har også laget flere bruksområder om temaene over og andre områder. Hent gjerne inspirasjon og prøv ut nyttige tips og fremgangsmåter når du gjennomfører undersøkelser med Survio.
Skriv først ned hvilken informasjon du trenger fra den ansatte, og hvilke deler av arbeidsmiljøet du ønsker at vedkommende skal vurdere. Bruk dette som utgangspunkt når du lager spørsmål til avslutningsundersøkelsen og planlegger oppbygningen av spørreundersøkelsen.
Bestem hvilke områder du vil ta opp i spørreundersøkelsen, for eksempel:
Det er viktig å ha en tydelig plan for spørreundersøkelsen av flere grunner:
Les artikkelen Slik lager du en spørreundersøkelse, still de riktige spørsmålene, velg innstillinger som gjør datainnsamlingen effektiv, eller bruk en mal for avslutningsundersøkelse for ansatte. Da blir det enkelt å gjennomføre spørreundersøkelsen.
Tips: Vær oppmerksom på spørreundersøkelsens Velkomstside. Forklar tydelig hva formålet med medarbeiderens avslutningsundersøkelse er, og hvorfor du ber dem om å fylle den ut. Husk å takke dem for deres vilje til å dele sine meninger og for at de bruker tid på spørreundersøkelsen.
For å få tydelige svar fra den ansatte er det viktig å stille de riktige spørsmålene og velge blant de 19 spørsmålstypene du kan bruke i Survio. Utforsk lukkede og åpne spørsmål eller rangeringsspørsmål. Finn ut hvordan du kan bruke stjernevurdering, Net Promoter Score, matrisespørsmål og andre typer spørsmål for å få ærlige tilbakemeldinger.
Bruk resultatene som utgangspunkt for videre undersøkelser, og spør andre ansatte for å finne ut om de har lignende utfordringer. Du kan for eksempel bruke en medarbeidertilfredshetsundersøkelse. Svarene kan peke på områder som:
Tre stjerner tyder på usikkerhet. Det er et signal om at du bør følge opp dette området videre. To stjerner eller færre krever umiddelbar oppmerksomhet. Investeringen i disse opplæringstiltakene gir ikke ønsket resultat. Still flere spørsmål for å finne den egentlige årsaken.
Tips: Kombiner ulike spørsmålstyper på en gjennomtenkt måte. Ikke vær redd for å bruke åpne spørsmål, slik at den ansatte kan gi svar du ikke har tatt med blant svaralternativene i et lukket spørsmål.
Survio tilbyr mange ulike måter å dele spørreundersøkelsene dine på. Når en ansatt skal slutte, kan du sende en direkte lenke til innboksen deres. Hvis dere avtaler at spørreundersøkelsen sendes til den private e-postadressen, kan den ansatte enkelt svare hjemmefra på en datamaskin, et nettbrett eller en mobiltelefon.
Et annet alternativ er å skrive ut spørreundersøkelsen og gi den til den ansatte som skal slutte. Da får du anledning til å forklare hvorfor svarene er viktige for dere, og utdype eller presisere detaljer. Hvis du vil behandle svarene i Survio, må du føre dem inn manuelt når den ansatte leverer det utfylte spørreskjemaet.
Survio analyserer innsamlede svar automatisk og i sanntid. Dataene blir behandlet og presentert som oppsummering av resultater og individuelle svar. Ved behov kan du med ett klikk gjøre hele oversikten over analyserte svar om til oversiktlige og lett forståelige rapporter. Rapportene inneholder grafer og tabeller som viser verdiene slik du ønsker – sortert, filtrert eller gruppert. Alt dette kan du gjøre i Survio uten å bruke annen programvare. Du kan også generere rapporter i flere vanlige formater: PDF, DOCX, PPTX, XLSX, CSV eller Google Regneark.
Les mer på bloggen vår om hvordan du kan dele spørreundersøkelser og oppdage flere nyttige funksjoner og tips.
Tips: Slå på funksjonen for responsvarsel via e-post i Survio, så slipper du å sjekke hele tiden om den ansatte har sendt inn det utfylte spørreskjemaet. Når svarene kommer inn, sender Survio deg et varsel på e-post.
Svarene er behandlet, presentasjonen er klar, og nå kommer det viktigste: å analysere dataene og foreslå løsninger som kan rette opp manglene.
Her er et eksempel på en konkret utfordring den ansatte som slutter, tok opp i spørreskjemaet for avslutningsundersøkelsen. Du har formulert den slik:
Den ansatte manglet ofte informasjon om oppgavene som skulle utføres.
Det kan være flere årsaker, men de har et fellestrekk. På bakgrunn av utsagnet over kan du trekke følgende konklusjoner:
Videre undersøkelser kan for eksempel vise at de ansatte ikke bruker portalen med intern informasjon, selv om den har kostet mye å utvikle, fordi de ikke vet at den finnes eller ikke kjenner til den. En løsning kan være en felles gjennomgang der du viser og forklarer hvordan portalen fungerer, hvorfor den ble opprettet og hva den skal brukes til.
Har du lagt merke til mange kommentarer om introduksjonsprosessen? Det kan være nødvendig å tilpasse opplæringen for ulike stillinger, gi lederne bedre veiledning, oppdatere opplæringsmateriellet og definere hvilke mål de ansatte skal nå etter opplæringen.
Det er nødvendig å undersøke saken nærmere eller gjennomføre en personlig samtale. For å styrke tilliten og skape et godt arbeidsmiljø er det nyttig å involvere de ansatte i det som skjer i bedriften, arrangere felles aktiviteter, legge til rette for åpen kommunikasjon og understreke at det eneste problemet som ikke kan løses, er det ingen snakker om.
En enkelt spørreundersøkelse gir deg en pekepinn på hva bedriften kan forbedre. Men du kan først begynne å endre forholdene ved å stille spørsmål regelmessig og systematisk over tid og følge opp resultatene.
Lær fra våre kunders erfaringer hvordan du og din organisasjon kan dra nytte av å bruke Survio.
Både små og mellomstore bedrifter med opptil noen titalls ansatte og store selskaper bruker avslutningsundersøkelser for ansatte. De vil avdekke mangler som kan føre til at ansatte slutter. Undersøkelsen forteller deg ikke hvordan manglene skal rettes opp, men hjelper deg med å identifisere problemene. Bruk tilbakemeldingene fra ansatte som slutter, og spar kostnader knyttet til rekruttering av nye medarbeidere. Ta hensyn til behovene til dem som blir værende i bedriften. Legg til rette for at de ikke føler behov for å slutte, og vis dem at bedriften, jobben og menneskene rundt dem passer godt for dem.
Hvis du ikke trenger å intervjue en medarbeider som har sagt opp akkurat nå, kan du prøve et spørreskjema for jobbsøkere og dele det med personer som søker på en stilling i bedriften. Hent inspirasjon fra spørreskjemaet, og les også artikkelen vår om hvordan du lager en spørreundersøkelse for jobbsøkere.
