Uzyskaj cenny wgląd w kulturę swojej firmy za pomocą kwestionariusza wśród odchodzących pracowników. Podejmuj odpowiednie działania i zwiększaj retencję.
Dla kogo przydatny jest ten artykuł?
Sprawnie działające przedsiębiorstwa dokładają starań, aby zapobiec odejściu doświadczonych pracowników. Przeprowadzają dlatego regularne badania zadowolenia z pracy, nastrojów i motywacji wśród zatrudnionych. Jeśli mimo wszystko dojdzie do złożenia wypowiedzenia, pracownicy kadrowi przeprowadzają wywiad wyjściowy częstokroć korzystając z ankiety przy odejściu pracownika. Przyjrzyjmy się, jak w praktyce można zastosować takie narzędzie.
Tego typu ankieta daje pracownikowi odchodzącemu z pracy przestrzeń do udzielenia szczerej informacji zwrotnej i bez żadnej kary skrytykowania tego, co nie działa w firmie lub gdzie widzi konkretne problemy. Dodatkowo, doświadczony menedżer lub specjalista działu kadr dostrzega cenną okazję do poprawy i znalezienia rozwiązań zapobiegających niepożądanym sytuacjom, tak aby inni pracownicy nie musieli rozważać odejścia z firmy.
Znalezienie rzetelnych i wykwalifikowanych pracowników staje się coraz trudniejsze i jest kosztowne, nie tylko finansowo. Odchodzący pracownik oznacza więc dla firmy straconą inwestycję. Bez próby zapobiegania tej sytuacji problemy będą się utrzymywać, cykl rekrutacji i selekcji pracowników, w tym ich szkolenia, będzie się powtarzał, a koszty będą rosły.
Oczywiście wywiad wyjściowy nie może być odizolowaną inicjatywą tego typu. Pracownicy działu kadr powinny sięgać po cały zestaw badań służących do mierzenia zadowolenia i lojalności swoich kolegów, aby stworzyć zdrowe i komfortowe warunki w firmie. Stąd zachęcamy do zapoznania się z poniższymi typami ankiet:
Przygotowaliśmy również szereg przykładów zastosowania skupiających się na powyższych i innych obszarach tematycznych. Zainspiruj się i wykorzystaj przydatne wskazówki i wiedzę w praktyce podczas prowadzenia badań z Survio.
Stworzenie ankiety powinno być poprzedzone namysłem i zadaniem sobie kilku pytań. Czego dokładnie pragniemy się dowiedzieć od odchodzącego pracownika? Do jakich obszarów działania firmy zastosujemy wnioski płynące z wywiadu wyjściowego? Dopiero odpowiedziawszy na te pytania możemy rozpocząć pracę nad strukturą ankiety i poszczególnymi pytaniami.
Jakie zatem obszary mogą nas interesować w kontekście ankiety?
Posiadanie jasnego pojęcia o strukturze ankiety jest niezbędne z kilku powodów:
Przeczytanie artykułu na temat Jak stworzyć ankietę online, zadawanie właściwych pytań, wprowadzanie odpowiednich ustawień dla efektywnego zbierania danych lub zastosowanie szablonu ankiety wyjścia pracowników to potężna kombinacja, która sprawi, że ankietowanie stanie się dla Ciebie naprawdę bezproblemowe.
Uwaga: Warto tu zwrócić uwagę na stronę tytułową naszej ankiety, na której to powinniśmy podziękować za czas poświęcony na rzetelne wypełnienie formularza oraz otwartość i szczerość respondenta. Zważywszy na okoliczności polecamy podziękować pracownikowi za wykonaną pracę i wyrazić żal z powodu odejścia. Powinniśmy również wyjaśnić wagę informacji, które mamy nadzieję pozyskać w toku badania i sposób, w jaki chcemy z nich skorzystać.
Aby uzyskać jasną odpowiedź od pracownika, ważna jest umiejętność zadawania właściwych pytań i wybraseřanie odpowiedniego z palety 19 rodzajów pytań, które możesz wykorzystać w Survio. Poznaj pytania zamknięte i otwarte, czy też uporządkowane. Dowiedz się, jak wykorzystać rating gwiazdkowy, Net Promoter Score, pytania matrycowe i inne typy, aby uchwycić autentyczną informację zwrotną.
Przekształć te dane wyjściowe, które otrzymujesz w źródło dalszych badań i skup się na innych pracownikach, aby dowiedzieć się, czy nie zmagają się z podobnym problemem, czy też nie. Wystarczy skorzystać z ankiety zadowolenia pracowników. Możesz dojść do otwarcia następujących obszarów:
3 gwiazdki oznaczają wątpliwości. Dla Ciebie jest to impuls do zajęcia się tą kwestią w większym stopniu w przyszłości. 2 gwiazdki lub niższe wymagają Twojej natychmiastowej uwagi. Środki, które inwestujesz w te szkolenia, nie zwracają się. Pytaj dalej, aby dotrzeć do prawdziwej przyczyny.
Uwaga: Polecamy łączyć różne rodzaje pytań. Przydatne są zarówno pytania zamknięte, które zmuszają respondenta do jasnej i standaryzowanej odpowiedzi oraz pytania otwarte, dzięki którym pytany może sformułować szczegółową, subiektywną odpowiedź.
Survio oferuje szeroki zakres kanałów dystrybucji Twoich ankiet. W okresie wypowiedzenia zatrudniony z reguły nadal ma dostęp do firmowego adresu e-mailowego stąd do wzięcia udziału w badaniu można zaprosić wysyłając wiadomość z odsyłaczem do formularza ankiety. W sytuacji gdy wywiad wyjściowy przeprowadzamy już po utracie dostępu do firmowej poczty lub nawet po ukończeniu okresu wypowiedzenia, nic nie stoi na przeszkodzie, aby ankietę wysłać na prywatny adres poczty elektronicznej. Ankiety stworzone za pomocą Survio można wypełnić na dowolnym urządzeniu stacjonarnym i przenośnym.
Alternatywą dla wersji elektronicznej ankiety jest wydrukowanie formularza i wręczenie jej odchodzącemu pracownikowi. Zaletą takiego rozwiązania jest to, że respondent podczas wypełniania może położyć pytanie i rozwiać ewentualne wątpliwości na temat kwestii poruszanych w ankiecie. Pewną niedogodnością natomiast jest konieczność przepisania odpowiedzi na komputerze, tak aby zostały zarejestrowane przez system Survio i uwzględnione w sekcji Wyniki.
Survio analizuje zebrane odpowiedzi automatycznie i w czasie rzeczywistym. Dane są przetwarzane na wyniki zbiorcze i poszczególne odpowiedzi. W razie potrzeby, całe wyjście z analizowanymi wynikami może być przekształcone w dobrze zaprojektowane i zrozumiałe raporty za pomocą jednego kliknięcia. Takie zestawienie zawiera wykresy i tabele wyświetlające wartości w sposób, jaki sobie zażyczysz - posortowane, przefiltrowane, pogrupowane, a wszystko to można zrobić w Survio, więc nie potrzebujesz żadnego innego oprogramowania. Istnieje również wiele powszechnie dostępnych formatów, do których można generować raporty: PDF, .docx, .pptx, .xlsx, .csv lub też wyeksportować do arkuszu kalkulacyjnego Google Sheets.
Po więcej informacji o tym, jak udostępniać ankiety i odkryć wiele innych funkcji i sztuczek, zapraszamy do przeglądania naszego bloga.
Uwaga: Ułatw sobie życie w natłoku zawodowych obowiązków - zamiast sprawdzać, czy respondent wypełnił ankietę, wystarczy uruchomić opcję automatycznego powiadomienia na e-mail. Powiadomienia mogą informować o fakcie wypełnienia ankiety lub też również zawierać odpowiedzi na poszczególne pytania.
Dochodzimy do kluczowego momentu, w którym odpowiedzi są zebrane i przetworzone. Teraz pora zaproponować rozwiązanie w oparciu o wyniki badania.
Oto przykład konkretnego problemu, na który odchodzący pracownik zwrócił uwagę w kwestionariuszu do-przeprowadzenia-wywiadu-wyjsciowego, a Ty zdefiniowałeś go w następujący sposób:
Podczas wykonywania obowiązków służbowych pracownikowi często brakowało informacji na temat przydzielonych zadań.
Przyczyn może być kilka i mają one wspólny mianownik. Z powyższego stwierdzenia można wywnioskować co następuje:
Dalsze badania wskażą, że np. portal z informacjami wewnętrznymi, którego wdrożenie nie było właściwie tanie, nie jest wykorzystywany przez pracowników, ponieważ nie wiedzą, że istnieje lub nie są z nim zaznajomieni. Rozwiązaniem jest wspólna prezentacja, na której można wszystko pokazać i wyjaśnić oraz opisać powody, dla których ten portal powstał i jaki jest jego cel.
W takim wypadku warto zwrócić się do osoby odpowiedzialnej za szkolenia oraz sporządzić ankietę odpowiadającą na pytanie, w jakim stopniu są przygotowani do pełnienia obowiązków pozostali członkowie zespołu oraz czy potrzebują wprowadzenia do jakiegoś tematu lub choćby odświeżenia wiedzy.
W każdym z przypadków stosowne będzie przeprowadzenie kolejnych badań, uzupełnią obraz sytuacji np. ankiety do badania zadowolenia pracowników. Warto tu dodać, że samo aktywne zainteresowane przejawiające się poprzez przeprowadzanie takich ankiet, daje pracownikom poczucie, że ich zdanie brane jest w rachubę, okazja do wyrażenia zdania zaś jest sama w sobie pierwszym krokiem do rozwiązania problemu.
Pojedynczy kwestionariusz da ci pojęcie o tym, co mógłbyś poprawić w firmie. Jednak dopiero na podstawie powtarzanych, długotrwałych i systematycznych pytań z regularną oceną można zacząć coś zmieniać.
Ankieta przy odejściu pracownika to narzędzie odpowiednie dla wszystkich przedsiębiorstw niezależnie od wielkości. Pomaga dokonać diagnozy stosunków panujących w firmie. Nie przynosi wprawdzie gotowych odpowiedzi, ale pomaga formułować tezy, które powinny się stać przedmiotem dociekań i kolejnych badań. Stosowana łącznie z innymi typami badań oszczędza niemałe środki i pomaga sprawić, aby firma działała jak dobrze naoliwiony mechanizm.
Niezależnie od tego, czy szukasz nowego kandydata mającego zastąpić byłego kolegę, czy też firma rośnie i potrzebuje posiłków, wypróbuj też kwestionariusz dla osób szukających pracy. Polecamy również lekturę artykułu Jak stworzyć ankietę rekrutacyjną.
