Checklist controlli a distanza

La compilazione richiede 15 minuti circa. Tieni a portata di mano l'informativa privacy ai dipendenti. Coinvolgi le persone che nella Tua azienda si occupano di Gestione Risorse Umane

Protetto

Survio

Controlli a distanza

Di seguito trovi un elenco di "strumenti di lavoro". Quali tra questi vengono usati da tutti o alcuni dei dipendenti della Tua Azienda?

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E-mail aziendale nominativa (es: nome.cognome@azienda.com)

E-mail aziendale non nominativa (es: amministazione@azienda.com)

PC aziendale

Telefono aziendale

Strumenti di messaggistica (es. Teams, Slack, etc.)

Badge / altro strumento di rilevazione delle presenze

Telepass aziendale

Carta di credito aziendale

GPS per auto aziendale

Controlli a distanza

Di seguito trovi un elenco di "strumenti con finalità di controllo". Indicati quali tra questi sono utilizzati o installati presso la Tua Azienda

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Telecamere

Codici di ingresso (es. sistema di allarme, rilevazione presenze)

sistemi di geolocalizzazione (es: autovetture, rilevazione presenze)

software di accesso da remoto ai PC aziendali

Software di monitoraggio attività (es. tracking produttività, keylogger)

Software di registrazione e analisi metadati

Non lo so / non sono sicuro di averli indicati tutti

Controlli a distanza

Email aziendale - Indica quali tra le seguenti situazioni si verificano nella Tua azienda.

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È stata definita una policy di utilizzo della posta elettronica chiara e consegnata ai dipendenti.

Ciascun dipendente ha nominato un "fiduciario" a cui ha consegnato le password di accesso a PC / Posta elettronica per i casi di malattia / ferie

In caso di licenziamento/dimissioni, l'azienda disattiva la casella di posta elettronica nominativa

In caso di licenziamento/dimissioni, viene diposto l'inoltro automatico dalla casella del dipendente ad altra casella aziendale

Controlli a distanza

Uso PC aziendale / VPN / log di connessione - Indica quali tra le seguenti situazioni si verificano nella Tua azienda.

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Sono attivi sistemi di logging degli accessi e della navigazione

È stata predisposta una policy IT che spiega limiti, controlli e tempi di conservazione dei log.

è stata predisposta una DPIA (Data Protection Impact Assessment)

Sono stati adottati strumenti proporzionati e non invasivi (es. non keylogger o screenshot continui).

Controlli a distanza

Videosorveglianza - Indica quali tra le seguenti situazioni si verificano nella Tua azienda

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Le telecamere riprendono anche aree lavorative

Esiste un accordo sindacale o l'autorizzazione ITL per la videosorveglianza

Sono affissi cartelli informativi visibili e aggiornati (area videosorvegliata)

I tempi di conservazione delle immagini sono definiti

I tempi di conservazione delle immagini sono rispettati

Controlli a distanza

Sistemi di messaggistica e collaborazione (es. Teams, Slack, ecc.) - Indica quali tra le seguenti situazioni si verificano nella Tua azienda.

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I lavoratori sono stati informati della possibilità che i messaggi e le attività siano registrati/storicizzati.

Sono disattivati, se non necessari, i sistemi di reportistica analitica sulle performance individuali.

Sono installati software per ridurre i dati eccedenti (es. limitare dashboard di produttività).

Controlli a distanza

Informativa e consensi - Indica quali tra le seguenti situazioni si verificano nella Tua azienda.

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È stata predisposta e diffusa un’informativa privacy che spiega in modo trasparente come e perché i dati vengono raccolti.

Guardando alle mie risposte alle domande 1. e 2., gli strumenti di lavoro e di controllo che ho indicato sono *tutti* citati nell'informativa privacy

L’informativa viene aggiornata ogni volta che viene introdotto un nuovo strumento di lavoro o di controllo

I dipendenti hanno accesso a canali di supporto per chiarimenti e reclami.

Controlli a distanza

Governance e audit - Indica quali tra le seguenti situazioni si verificano nella Tua azienda.

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L’azienda effettua un audit periodico sui sistemi di controllo per verificarne la conformità.

Esiste una procedura per la gestione di incidenti o contestazioni legati al controllo a distanza.

La direzione HR ha un registro delle autorizzazioni richieste/ottenute (es. accordi sindacali, INL)

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