Voorbereiding Structuursessie

We geven steeds een stukje uitleg over een structuur en vragen je daarna om te bepalen hoe belangrijk je deze structuur vindt voor de volgende fase van het cultuurtraject, de ontplooifase. De uiteindelijke scores geven duidelijkheid over waar volgens jullie de prioriteiten moeten liggen. Tijdens de komende Ontwerpsessie Structuur zullen we de uitkomsten bespreken en verder duiden. 

Communicatiestructuren

Binnen de Communicatiestructuren gaat het eigenlijk om alle communicatie binnen de organisatie. Niet alleen vanuit het MT naar de werkvloer, maar ook de andere kant op of tussen verschillende teams en/of afdelingen. Een aantal vragen die wij graag stellen binnen deze structuur zijn: 

- Wat past bij ons: zoveel mogelijk informeel of mag het juist wel “op papier” staan?

- Geven plenaire bijeenkomsten energie of worden ze juist ervaren als last?

- Worden nieuwsbrieven gelezen en waarom wel of juist niet?

- Is er een jaarlijkse kersttoespraak of worden mensen ook tussendoor geinformeerd?

- Sijpelt informatie van het MT goed door richting alle medewerkers?

- Krijgt het MT wel de juiste informatie vanuit de werkvloer?

- Is het management genoeg zichtbaar op de werkvloer en aanspreekbaar?

- Is er sprake van eenduidige communicatie of tegenstrijdige verhalen?

- Is er een communicatiebehoefte of gaat het vaak vooral om presentatie van cijfers?

- Wordt de communicatie als transparant ervaren of zijn er vaak verborgen motieven?

- Is er sprake van zowel genoeg zenden als ontvangen? 

Overlegstructuren

Binnen de Overlegstructuren kijken wij naar de hoeveelheid en manier van overleggen. Het gaat om het aantal, de duur, de frequentie, de deelnemers, de (ontbrekende) agenda en nog meer aspecten. Een aantal vragen die wij graag stellen binnen deze structuur zijn: 

- Overleggen we teveel of te weinig?

- Te lang, te kort of te vrijblijvend?

- Hebben we altijd een duidelijke agenda en opvolging?

- Zitten de juiste mensen aan "tafel"?

- Zijn de overleggen goed voorbereid door alle deelnemers?

- Is het duidelijk wie welke taken en acties op zich neemt na een overleg?

- Vinden de juiste overleggen plaats tussen verschillende afdelingen? 

Ritmestructuren

Binnen de Ritmestructuren kijken we naar het ritme dat bestaat binnen een organisatie. Het gaat hier om afspraken of gebruiken met betrekking tot het opzoeken van elkaar, of juist elkaar even ongestoord te laten werken. Ook besteden we aandacht aan het houden van overzicht door een heldere prioritering, duidelijke takenlijst en het efficient omgaan e-mail. Goede Ritme structuren zorgen voor structuur en overzicht in het werk. Een aantal vragen die wij graag stellen binnen deze structuur zijn:

- Wanneer willen we ongestoord werken?

- Wanneer moeten we synchroniseren en samenwerken?

- Wanneer zoeken we informeel verbinding?

- Wanneer en hoe vaak evalueren we onze samenwerking?

- Hoe voorkomen we dat we toch gestoord worden in ons ritme?

- Zijn mijn prioriteiten helder?

- Zijn er te veel dingen die we als spoedzaken behandelen?

- Werken we mail continu af of op gezette tijden?

- Hebben we voldoende overlegmomenten om van elkaar te weten waar we mee bezig zijn? 

Sturingstructuren

Binnen de Sturingstructuren kijken we naar wat prioriteit krijgt binnen de organisatie. We onderzoeken of de prioriteiten helder zijn en of deze aansluiten op de cultuur/strategie van de organisatie. Vervolgens is het belangrijk dat de KPI's goed aansluiten op de prioriteiten en ze meten wat moeten meten. Ook kijken we naar "cultuur KPI's". Een aantal vragen die wij graag stellen binnen deze structuur zijn: 

- Is het duidelijk waarop wordt gestuurd?

- Waar stuur je op als organisatie, afdeling of team? Stuur je op kosten, klanttevredenheid, innovatie, geluk of doorlooptijd? Je kunt niet op alles sturen!

- Is dat waarop gestuurd in lijn met de visie, missie en strategie van de organisatie?

- Wat vinden we informeel belangrijk en past dit bij wat we formeel uitdragen?

- Is de organisatie consistent in wat ze zegt, vindt en doet?

- Is er een passende reactie als een doelstelling niet wordt behaald of laten we het zitten?

- Is dat waarop wordt gestuurd in lijn met wat klanten belangrijk vinden?

- Hoe stuur je? (Pleniar/overleg/beoordelingen)

Organisatiestructuren

Binnen Organisatiestructuren gaat het vaak om taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden. We kijken of deze duidelijk zijn en of ze op de goede manier verdeeld zijn. Daarnaast is het belangrijk dat de manier waarop je georganiseerd bent, aansluit op de doelen van de organisatie. Een aantal vragen die wij graag stellen binnen deze structuur zijn: 

- Versterkt de manier waarop je samenwerkt je kernwaarden?

- Rondom welk speerpunt zijn jullie georganiseerd? Regio, producten of klanten?

- Hoe groot moeten en mogen teams, afdelingen of vestigingen zijn?

- Zijn taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden voldoende duidelijk?

- Zijn er teveel of te weinig regels en procedures?

- Is de organisatie juist ingericht op maatwerk of massaproductie?

- Past de inrichting van de organisatie bij de cultuur en strategie? 

Leiderschapstructuren

Binnen de Leiderschapstructuren nemen we het leiderschap binnen de organisatie onder de loep. Hierin is de afstand tussen leidinggevenden en medewerkers een belangrijk thema. We kijken naar zaken zoals de beschik- en zichtbaarheid van de leidinggevenden en de mate van duidelijkheid die geboden wordt. Een aantal vragen die wij graag stellen binnen deze structuur zijn: 

- Is er voldoende duidelijkheid?

- Wordt de richting van de organisatie duidelijk gemaakt door het leiderschap in de organisatie?

- Wat is de ideale afstand tussen leidinggevenden en de werkvloer?

- Ligt er veel verantwoordelijkheid op de werkvloer of juist niet?

- Welk type leiderschap past bij de cultuur die we wensen?

- Is het leiderschap voldoende transparant?

- Is de verhouding leiders uit eigen kweek en leiders van buitenaf in balans?

- Past het leiderschap bij de strategie, visie en missie van de organisatie? 

Gedragstructuren

Binnen de Gedragstructuren kijken we naar de waarden en/of (gedrags)principes binnen de organisatie. Belangrijk hierbij is of het gewenste gedrag duidelijk is binnen de organisatie en wat er gebeurt wanneer er sprake is van ongewenst gedrag. Een aantal vragen die wij graag stellen binnen deze structuur zijn: 

- Zijn er duidelijke kernwaarden, principes of vuistregels? (De kernwaarden betrokken, innovatief en betrouwbaar tellen niet. Dan ben je af!) 

- Welk gedrag is gewenst en wat juist niet?

- Wordt het gedrag periodiek geëvalueerd?

- Grijpen we in als er ongewenst gedrag wordt vertoont?

Omgevingstructuren

Binnen de Omgevingstructuren focussen we op de werkomgeving voor de medewerkers. We kijken of er goede werkplekken zijn, zowel voor ongestoord werken als voor het samenkomen voor overleg of informele verbinding. Omgeving structuren lijken soms minder belangrijk, maar mensen zijn een product van hun omgeving. Een betere werkomgeving leidt tot betere prestaties. Een aantal vragen die wij graag stellen binnen deze structuur zijn: 

- Nodigt het kantoor uit om naar toe te komen?

- Is er een plek om rustig te werken?

- Is er een plek om samen te zitten voor overleg/samenwerking?

- Zijn er voorzieningen om goed te werken, zowel thuis als op kantoor?

- Is het kantoor gezellig?

- Is er genoeg groen en daglicht op kantoor?

- Is er een plek om te verbinden met elkaar, voor bijvoorbeeld de pauze/ lunch?

- Kan je elkaar eenvoudig bereiken?

HR-Structuren

Binnen de HR-structuren kijken we naar verschillende onderdelen. Belangrijke onderwerpen hierin zijn de trainings-, groei- en ontwikkelingsmogelijkheden, het wervingsproces, de onboarding en de beoordelingscyclus en methodiek. Focus ligt vaak op het integreren van de cultuur in deze processen. Een aantal vragen die wij graag stellen binnen deze structuur zijn: 

- Wordt het beoordelingssysteem als transparant en eerlijk ervaren?

- Zijn er duidelijke criteria voor beoordeling, promotie en het aannemen van de juiste mensen?

- Dragen medewerkers actief bij aan hun eigen evaluatie?

- Zijn periodieke beoordelingen en evaluaties een vast onderdeel van de organisatie?

- Zijn er voldoende mogelijkheden voor persoonlijke groei en ontwikkeling?

- Ontvangen medewerkers die goed presteren passende waardering en ondersteuning?

- Is er een effectieve onboarding die de organisatiecultuur weerspiegelt?

Projectstructuren

Binnen de Projectstructuren kijken we naar de projecten buiten de normale workflow. Vaak gaat het hier om samenwerkingen tussen verschillende afdelingen. Interessant is hoe 'soepel' deze projecten gaan en waar de bottlenecks zitten. Een aantal vragen die wij graag stellen binnen deze structuur zijn: 

- Maken jullie projecten af?

- Blijven jullie lang in de plan/idee fase?

- Zijn taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden binnen het project duidelijk?

- Hoe gaat besluitvorming binnen een project?

- Is er een eindverantwoordelijke?

- Zijn de prioriteiten duidelijk?

- Zijn de projecten te koppelen aan een doel?

- Worden de belangrijke stakeholders betrokken?

- Veranderen jullie radicaal of in kleine stappen?

- Werken jullie wel eens met een pilot?

- Evalueren jullie de projecten?

- Lopen projecten vaak volgens planning?

- Wat gebeurt er wanneer een deadline/afspraak niet wordt gehaald/nagekomen?

Koppelstructuren

Binnen de Koppelstructuren kijken we naar de samenwerking tussen verschillende teams en/of afdelingen. Je kan een organisatie zien als een estafetteploeg, waarin iedereen zijn eigen taak heeft. Binnen de Koppel structuren kijken we naar hoe het stokje wordt overgegeven. Een aantal vragen die wij graag stellen binnen deze structuur zijn: 

- Wordt er soepel samengewerkt tussen afdelingen(teams)?

- Hoe gaat uitwisseling van informatie?

- Hoe vindt er overleg plaats tussen afdelingen?

- Betrekken jullie elkaar genoeg/te veel?

- Weet je waarvoor je elkaar kan vinden?

- Worden er zaken dubbel gedaan?

- Is er een gemeenschappelijk doel, of zijn er tegenstrijdige belangen?

- Sluit de sturing tussen afdelingen op elkaar aan?

- Gebruiken jullie dezelfde tools/systemen?

Evaluatiestructuren

Binnen de Evaluatiestructuren kijken we naar in welke mate er "aan" de organisatie gewerkt wordt. Belangrijk hierin is of er aandacht is voor de manier van werken en of hier verbetering in mogelijk is. Ook is het relevant of de geïmplementeerde veranderingen worden geëvalueerd. Een aantal vragen die wij graag stellen binnen deze structuur zijn: 

- Wordt er voldoende aan de organisatie gewerkt?

- Hoe leren jullie van fouten en successen?

- Hoe borgen we de verbeteringen?

- Spreken we elkaar onderling aan op prestaties?