Mognadsgradsbedömning -Orginisation & struktur

Hej,

Följande enkät berör orginisationsstruktur, medarbetare, kompetens, och hållbarhet i relation till sourcingförmåga inom er verksamhet.

Varje fråga har 5 svarsalternativ, här ber vi dig välja det alternativ som ligger närmst din uppfattning av nuläget. Är frågan otydlig/om inget av de 5 alternativen stämmer ber vi dig kommentera det i kommentarsfältet längst ner på varje fråga. Berör frågan ett område som ni inte kan svara på så kommentera det och gå vidare till nästa fråga.

Viktigt:

Efter varje fråga ber vi dig bedöma/vikta i en 1-5 gradig skala hur viktig du anser ovanstående fråga/område är för just er sourcingförmåga.

Säkrad

Survio

Sourcingförmåga -Organisation & struktur

Inköp - Position och roll inom organisationen

Finns det etablerade inköpsroller som CPO/inköpschef eller motsvarande samt etablerade roller på lägre nivåer? Hur involverat är inköp i högsta ledningen?

Inga definierade inköpsroller finns/roller är begränsade till reaktiva aktiviteter såsom transaktioner.

Inköpsroller finns, huvudsakligen ansvariga för transaktioner, orderhantering och andra operativa aktiviteter. Strategiska eller taktiska roller är inte etablerade.

Inköpsroller är etablerade med definierade ansvarsområden. Begränsade centrala roller för sourcing. Strategiska roller finns men är bristfälliga. Ingår inte i högsta ledningen och begränsat mandat i övergripande affärsstrategi och beslut relaterade till sourcing.

Centraliserade inköpssroller inom inköpsfunktionen. Roller finns med tydliga ansvarsområden inom hela inköpsfunktionen. Strategiska och taktiska roller är etablerade. Inköpsansvarig eller motsvarande ingår i högsta ledningen med mandat gällande övergripande affärsstrategi och beslut relaterade till sourcing.

CPO/inköpsansvarig är etablerad med ansvarsposition i hierarkin som speglar vikten av inköp i organisationen. inköp är en central del, CPO/inköpsansvarig ingår i högsta ledningen och övergripande affärsmässig strategisk planering.

Kommentera/svara här om frågan är otydlig och/eller inget av ovanstående svarsalternativ stämmer över huvud taget.

Hur viktig anser du ovanstående fråga/område är för er verksamhets inköpsförmåga?

Struktur och kontroll av inköp inom organisationen

Hur är inköpsfunktionen strukturerad inom organisationen och hur stor del av inköp kontrolleras av en central inköpsfunktion?

Antingen existerar det ingen definierad inköpsfunktion, alternativ så är inköp är inte erkänt som en central affärsenhet utan inköp är snarare fragmenterad inom verksamheten. Inköpsfunktionen agerar främst som en stödjande funktion.

Inköpet är något mer centralstyrt men är fortfarande till stor del uppdelat inom verksamheten. Begränsningar kring ledning och riktlinjer känns igen kopplat till inköp.

centralstyrd inköpsfunktion men kontrollerar bara en minoritet av spend. Tydlig separation mellan strategiska och operativa roller inom inköp.

Etablerad som en strategisk funktion där inköpsfunktion ansvarar och kontrollerar en stor del av inköp.

Strukturerad som en centraliserad affärsfunktion med fokus på affärsbehov. Exceptionell förståelse kring inköp och behov inom verksamheten. Central och flexible inköpsfunktion är etablerad med mandat över vad som anses relevant att kontrollera. En kombination av centralstyrt och decentraliserat inköp för att maximera värdeskapanade. Nära arbete sker med supplier relationship management.

Kommentera/svara här om frågan är otydlig och/eller inget av ovanstående svarsalternativ stämmer över huvud taget.

Hur viktig anser du ovanstående fråga/område är för er verksamhets inköpsförmåga?

Tvärfunktionella team och arbete

I vilken utsträckning sker tvätfunktionellt arbete inom relevanta inköpsaktiviteter och hur effektivt arbetas det med etablerade tvärfunktionella team?

Ingen plan för att arbeta tvärfunktionellt.

Det tvärfunktionella arbetet är bristfälligt. Informellt tvärfunktionellt arbete/teams existerar med möten när så behövs.

Det tvärfunktionella arbetet fungerar relativt bra. Tvärfunktionella team på plats, regelbunden kommunikation och möten om aktiviteter kopplade över funktioner.

Att arbeta i tvärfunktionella team är inte till 100% integrerat. Dock, tvärfunktionell struktur erkänns och existerar med rätt roller, kompetens och ansvar.

Processer med tvärfunktionella team helt på plats som en strategisk funktion för inköp. Agil struktur med återkopplingsslingor för ständiga förbättringar. Team och kompetens ses över och förbättras regelbundet för att fungera korrekt.

Kommentera/svara här om frågan är otydlig och/eller inget av ovanstående svarsalternativ stämmer över huvud taget.

Hur viktig anser du ovanstående fråga/område är för er verksamhets inköpsförmåga?

Sourcingförmåga -Organisation & struktur

Inköpsfunktionens status inom organisationen

Vilket av dessa alternativ bäst beskriver synen på inköpsfunktionen inom organisationen och ledning?

Inköpsfunktionen ses främst som en stödande funktion/verktyg för transaktioner och orderhantering.

Inköp ses främst som en kostnadsbesparande funktion med några få viktiga ansvarsområden.

Inköp ses främst som en relativt viktig strategisk funktion för den övergripande verksamheten.

Inköp ses som en viktig och central enhet i inom verksamheten. Ses som en tvärfunktionell funktion och central del av affärsstrategin. Ses inte bara som en kostnadsbesparande funktion.

Inköpsfunktionen ses som en central del av organisationen med fokus på affärsbehov, övriga verksamhetsfunktioner inkluderar inköp på beslutsbasis. Ses som en värdeskapande funktion att inkludera i det strategiska planeringen av verksamheten.

Kommentera/svara här om frågan är otydlig och/eller inget av ovanstående svarsalternativ stämmer över huvud taget.

Hur viktig anser du ovanstående fråga/område är för er verksamhets inköpsförmåga?

Allmän kunskap om sourcing inom organisationen

Vilket av dessa påståenden beskriver bäst den allmänna kunskapen kring strategisk sourcing inom organisationen?

Ingen eller liten kunskap utanför inköpsroller.

Viss allmän kunskap om inköpsfunktionen inklusive processer och det strategiskt arbete som bedrivs.

Ganska goda generella kunskaper kring strategisk sourcing.

Goda kunskaper om strategisk sourcing samt koppling och inverkan på andra verksamhetsfunktioner.

Strategisk sourcing kommuniceras regelbundet till den övergripande organisationen genom ledningen. Andra funktioner/enheter är medvetna om vikten av inköpsfunktionen och dess nytta.

Kommentera/svara här om frågan är otydlig och/eller inget av ovanstående svarsalternativ stämmer över huvud taget...

Hur viktig anser du ovanstående fråga/område är för er verksamhets inköpsförmåga?

Kommunikation och förståelse

Till vilken utsträckning är inköpsfunktionens nytta och strategiska inverkan kommunicerad och förstådd inom verksamheten?

Bristande kommunikation av inköpsfunktionens nytta inom verksamheten. Detta resulterar i låg förståelse och medvetenhet hos medarbetare.

Inköpsfunktionens nytta och strategisk inverkan är kommunicerade i viss utsträckning men främst begränsad till högre roller inom verksamheten.

God kommunikation av strategisk inverkan och inköpsfunktionens roll inom organisationen. På lägre nivåer är förståelsen fortfarande bristfällig.

Det råder en gemensam och god förståelse på senoir nivå medan medarbetare på lägre nivåer är familjära med inköpsfunktionens roll, nytta och strategisk inverkan.

Det råder regelbunden kommunikation och en gemensam förståelse kring inköpsfunktionens roll, nytta, och strategisk inverkan inom organisationen.

Kommentera/svara här om frågan är otydlig och/eller inget av ovanstående svarsalternativ stämmer över huvud taget...

Hur viktig anser du ovanstående fråga/område är för er verksamhets inköpsförmåga?

Inköpspolicy

Vilken definition bäst beskriver etablerade policyer samt förståelse och tillämpning i relation till inköp?

Få etablerade policyer är etablerade och det råder begränsad medvetenhet och förståelse.

Begränsad medvetenhet, kommunikation och tillämpning. Policyer ses främst formel nödvändighet men.

Etablerade policyer finns. Ganska god förståelse och de kommuniceras inom inköpsfunktionen.

God förståelse och tillämpning av de etablerade policyer som inte enbart är begränsad till inköpsfunktionen.

Kunskapen kring policy och inköp är omfattande i hela organisationen.

Kommentera/svara här om frågan är otydlig och/eller inget av ovanstående svarsalternativ stämmer över huvud taget.

Hur viktig anser du ovanstående fråga/område är för er verksamhets inköpsförmåga?

Sourcingförmåga -Organisation & struktur

Roller och ansvar för strategisk inköp"

I vilken grad finns etablerade roller och ansvar för strategisk inköp?

Inga formella roller för strategisk inköp på plats. Separerade operativa roller finns.

Formella roller finns i begränsad omfattning. Roller erkänns främst på högre nivå.

Strategiskt inköpsansvar erkänns i viss utsträckning inom inköpsfunktioner på medelhög nivå. Begränsat tänk kring strategiskt inköp och roller.

Roller och ansvar är etablerat efter det kategoristyrda arbetet. Inköp ses som strategiska funktion i försörjningskedjan. Roller och ansvar hänger samman tvärfunktionellt.

Mycket skicklig och utbildad personal i tydliga roller med ansvar för strategisk inköp. Systemtänk och kategoristyrning är etablerat som en del av den strategiska rollfördelningen och ansvar.

Kommentera/svara här om frågan är otydlig och/eller inget av ovanstående svarsalternativ stämmer över huvud taget.

Hur viktig anser du ovanstående fråga/område är för er verksamhets inköpsförmåga?

Kompetensnivå och utbildning

I vilken utsträckning bedrivs inköp med rätt personal, kompetens, och utbildning?

Begränsad kompetens gällande inköp/upphandling. Ingen plan för att skaffa rätt kompetens. Inget till begränsat kompetensutvecklingstänk på plats. Inga utvecklingsprogram är etablerat.

De viktigaste kompetenserna erkänns inom inköpsfunktionen men förvaltas bristfälligt. Ingen tydlig utveckling/utbildningsplan.

Kompetensutveckling är en del av strategisk sourcing. Kompetens kopplat till inköpsfunktionen och andra relevanta/inkluderade funktioner så väl som juridiska åtaganden, säkerhet, ekonomi, kostnadshantering, drift, kontrakt, och strategi tas i beaktande.

Nyckelkompetenser inom strategisk sourcing erkänns. Kompetensbehov är kopplad till kategorihantering och styrning. Organisationen besitter förmåga att skaffa sig diversifierad kompetens samt avgöra vilken kompetens som behövs internt och vilken som kan förbi externt och tas in vid behov.

Är en del av verksamhetens strategiska planering. Behov av kompetens ses över regelbundet, specifik utbildning och kompetensutveckling är anpassad och konsekvent för olika behov över inköpsfunktioner med etablerad koppling till kategoristyrning och segmentering. Kompetensnivån inom inköpsfunktionen anses varken vara för hög eller låg.

Kommentera/svara här om frågan är otydlig och/eller inget av ovanstående svarsalternativ stämmer över huvud taget.

Hur viktig anser du ovanstående fråga/område är för er verksamhets inköpsförmåga?

Resurser - Medarbetare & kompetens

Hur proaktiv är planering och resursallokering vad gäller medarbetare och kompetens inom inköpsfunktionen?

Ingen eller begränsad plan/processer för att förse inköpsfunktionen med personal och med rätt kompetens över tid. Kopplar inte till rekrytering, befordran eller utvecklingspotential. Fokuserar mer på kostnadsreduktion snarare än verksamhetens långsiktiga behov.

Inköpsfunktioner är reaktiva när nya projekt kräver ny kompetens och utökad personalstyrka.

En strukturerad plan för att behålla resurser är kopplad till rekrytering, befordran och utvecklingspotential. Fokusera mer på strategiskt långsiktiga behov, inte begränsad till kostnader.

Inköpsfunktionen ses över regelbundet utifrån medarbetar och kompetensperspektiv. Behov av kompetens ses regelbundet över med kommunikation på viktiga nivåer.

Resursplanering för inköpsfunktionen är integrerad i den övergripande affärsstrategin, mål och tillväxtplanerna. Kopplad till rekrytering, befordran och utvecklingspotential. Inköpsbehov integreras i affärsstrategin och ses över och uppdateras regelbundet för att proaktivt förse funktionen med tillräcklig personal och kompetens.

Kommentera/svara här om frågan är otydlig och/eller inget av ovanstående svarsalternativ stämmer över huvud taget.

Hur viktig anser du ovanstående fråga/område är för er verksamhets inköpsförmåga?

Sourcingförmåga -Organisation & struktur

Hållbart inköp

Hur väl anpassar sig organisationen till hållbart inköp och efterlevnad av miljömässiga och sociala rekommendationer och mål?

Organisationen saknar anpassning till hållbara rekommendationer och mål.

Det finns en hållbar medvetenhet bland personalen men det finns ingen tydlig visuell struktur för att följa rekommendationer eller mål.

Vissa integrerade system finns på plats för att övervaka hållbara åtaganden. Organisationen har visuellt presenterat hållbarhetsmål men inga åtgärder vidtas för att nå dessa.

Hållbarhetsmålen ses som en viktig och central del i företagsverksamheten. Ses som en central del av affärsstrategin. Mål kommuniceras till personalen och ett internt fokus riktas mot hållbarhet.

God dokumentation av hållbarhetsmål och rekommendationer med uppföljning för att säkerställa och fullt anpassa till miljörekommendationer och miljömål. Personalen är utbildad och medveten om det kollektiva hållbarhetsmålet i hela organisationen.

Kommentera/svara här om frågan är otydlig och/eller inget av ovanstående svarsalternativ stämmer över huvud taget.

Hur viktig anser du ovanstående fråga/område är för er verksamhets inköpsförmåga?

Medvetenhet om hållbarhet/ansvarsfulla inköp

Hur skulle du bäst beskriva medvetenheten om hållbart och ansvarsfullt inköp inom organisationen?

Ingen medvetenhet om ansvarsfullt inköp eller hållbarhet.

Begränsad medvetenhet, främst erkänd på högre nivåer.

Medvetenhet om ansvarsfulla inköp och hållbarhet är erkänd inom hela inköpsfunktionen.

Medvetenhet om ansvarsfulla inköp och hållbarhet erkänns inom hela inköpsfunktionen och kommuniceras regelbundet från högre nivå. Begränsad kunskap utanför inköpsfunktionen.

Ansvarsfulla inköp är ett etablerat och praktiserat koncept inom organisationen. Omfattande kunskap om hållbarhet i samband med inköp är erkänd i hela organisationen och kommuniceras regelbundet.

Kommentera/svara här om frågan är otydlig och/eller inget av ovanstående svarsalternativ stämmer över huvud taget.

Hur viktig anser du ovanstående fråga/område är för er verksamhets inköpsförmåga?

Hållbarhetsutbildning av anställda

I vilken grad utbildas och tränas anställda inom hållbarhet när det gäller inköp och värdekedja? Finns det till exempel något program för ansvarsfullt inköp?

Ingen eller begränsad plan/processer för utbildning av medarbetare inom hållbarhet.

Inköpsfunktionen är reaktiv i förhållande till hållbarhetsutbildning.

Organisationen är ganska bra på att utbilda och träna sin personal inom hållbarhet kopplat till inköp och värdekedja.

Inköpsfunktionen är regelbundet granskad utifrån medarbetares hållbarhetskompetens. Hållbarhetskompetens och krav ses regelbundet över med kommunikation på viktiga nivåer. Program är etablerade för att utbilda personalen.

Hållbarhetsplanering är integrerad i den övergripande affärsstrategin, målen och tillväxtplanerna. Hållbarhetsbehov integreras i affärsstrategin och ses över och uppdateras regelbundet.

Kommentera/svara här om frågan är otydlig och/eller inget av ovanstående svarsalternativ stämmer över huvud taget.

Hur viktig anser du ovanstående fråga/område är för er verksamhets inköpsförmåga?

hållbarhetspolicy och engagemang

I vilken utsträckning existerar det etablerad hållbarhetspolicyer och hur är engagemanget bland medarbetare kring hållbarhet och inköp?

Det finns ingen hållbarhetspolicy, låg grad av engagemang.

Policyer finns men kommuniceras inte och förstås inte av personalen.

Policyer förstås och kommuniceras inom inköpsfunktionen. Kontrolleras eller uppdateras sällan. Medelnivå av engagemang.

Policyer förstås av alla och uppdateras ofta för att säkerställa dess relevans. Engagemang på många nivåer inkluderande inom andra funktioner kopplat till inköp.

Hållbara policyer är anpassade till politiska standarder i hela organisationen. Åtgärder vidtas regelbundet för att säkerställa fullständiga åtaganden. God engagemang på alla nivåer.

Kommentera/svara här om frågan är otydlig och/eller inget av ovanstående svarsalternativ stämmer över huvud taget.