Kennismanagement scan

Beste collega,

Een organisatie kan niet leren. Dat kan alleen alles wat leeft. Maar als we een organisatie beschouwen als een verzameling mensen die hetzelfde doel nastreeft, dan kan er in een organisatie wel geleerd worden: individueel en collectief. Kennismanagement is een middel om deze processen goed te laten verlopen. Dit zorgt niet alleen voor een hoger rendement, maar hopelijk ook voor een toename van werkplezier voor de professional.

Deze enquete is bedoeld om te meten hoe DT&V er bij staat als het gaat om kennismanagement. Waar staan we als het gaat over het kennis-vriendelijk inrichten van de DT&V. Hebben we juiste kennis in huis, hoe delen we kennis met elkaar en zijn onze systemen en protocollen up-to-date om kennis binnen de DT&V te verspreiden?

Het is fijn als jij een bijdrage kan leveren aan deze nulmeting. Je bijdrage is volledig anoniem.

Beveiligd

Survio

Maak een enquête

Kennismanagement scan

De strategie van onze organisatie is zo duidelijk dat we daaruit af kunnen leiden welke kennis nodig is om die strategie te realiseren.

Het vaststellen van de kennis die we nodig hebben om onze strategie te realiseren is bij DT&V een gesystematiseerd routineproces.

Als je 3 of meer sterren hebt gegeven: hoe verloopt dat proces en door wie wordt het uitgevoerd?

Wij weten welke kennis wij nodig hebben om onze strategie te realiseren.

Bij een score van 3 sterren of meer: hoe weet je dat?

Wij volgen soms de omgekeerde weg: het niveau van beschikbare kennis bepaalt onze koers/strategie.

Ik weet welke collega's in mijn werkomgeving beschikken over waardevolle, maar schaarse kennis.

Wat wordt gedaan om de dragers van waardevolle en schaarse kennis voor de organisatie te behouden?

Als een bepaalde vraag (in- of extern) bij mij binnenkomt of als ik betrokken raak bij een gesprek tussen collega's over zo'n vraag, dan kan ik zeggen wie in mijn werkomgeving over de meeste kennis beschikt om die vraag te beantwoorden.

Als een bepaalde vraag (in- of extern) bij mij binnenkomt of als ik betrokken raak bij een gesprek tussen collega's over zo'n vraag, dan kan ik zeggen waar in onze organisatie zich de meeste kennis bevindt om die vraag te beantwoorden.

Wij beschikken over een formele database/index waarin opgezocht kan worden welke kennis waar in de organisatie aanwezig is.

Hoe ziet die database/index eruit en wie is verantwoordelijk voor het bijhouden daarvan?

De kennis die wij hebben over de uitvoering van ons werk (het realiseren van terugkeer), is van hetzelfde niveau als de kennis die wij hebben van de wetgeving en protocollen hierover.

De kennis die wij hebben over onze processen en protocollen (wetgeving), zijn van een kwalitatief vergelijkbaar niveau als de kennis die we hebben over onze doelgroep.

Omdat wij weten welke kennis we nodig hebben voor het realiseren van onze strategie en ook weten welke kennis wij in huis hebben, weten we ook welke kennis we nog moeten ontwikkelen of verkrijgen. Kortom: de kennisleemtes zijn bekend.

Beslissingen over het maken of inkopen van nieuwe benodigde kennis worden expliciet en op rationale gronden genomen.

Hoe is dat besluitvormingsproces ingericht en welke criteria worden gebruikt?

We beschikken bij de DT&V over formele kennisontwikkelingprocedures zoals kennisontwikkelingspilot studies, - projecten, - programma, ed.

Meer dan 3 sterren: Kun je hier wat voorbeelden van noemen?

Bij de DT&V wordt ook spontaan nieuwe kennis ontwikkeld die niet direct voor de realisatie van de strategie nodig is (bijvoorbeeld uit hobbyisme of nieuwsgierigheid).

Wij hebben goede contacten met onderzoeksinstituten die een reputatie hebben op kennisgebieden die voor ons van strategisch belang zijn.

Het komt wel eens voor dat men op 2 verschillende plaatsen in de organisatie tegelijkertijd bezig is dezelfde nieuwe kennis te ontwikkelen.

Bij meer dan 3 sterren: Hoe komt dat? Waar ligt dat aan?

Het komt wel eens voor dat bij een bepaalde directie of afdeling een kennisachterstand is ontstaan die alleen tegen relatief hoge kosten ingelopen kan worden.

Bij DT&V wordt periodiek en gestructureerd nagedacht over de vraag welke kennis de organisatie over 5-10 jaar in huis zou moeten hebben.

Bij meer dan 3 sterren: wie houden zich daarmee bezig en hoe doen zij dat?

Wij besteden expliciet en formeel aandacht aan het delen van beschikbare kennis met medewerkers waarvan verwacht wordt dat zij die kennis voor het uitvoeren van hun taken nodig hebben.

Bij meer dan 3 sterren: hoe verloopt het formele kennisdelingsproces? Wie heeft daarin welke verantwoordelijkheden?

De cultuur, de sfeer, het samenwerkingsklimaat in onze organisatie is van dien aard dat medewerkers zich vrij voelen om hun kennis spontaan en informeel met anderen te delen.

Welke elementen in de cultuur belemmeren het spontaan delen van kennis?

Het delen van kennis kan de positie van de betreffende medewerker in de organisatie verzwakken; kennis is immers macht.

Voor een medewerker DT&V loont het niet om zijn/haar kennis met anderen te delen omdat hij/zij er in het algemeen weinig tot niets voor terugkrijgt.

Waardoor worden medewerkers gemotiveerd om hun kennis met anderen te delen?

Iemand die voor zijn werk op zoek gaat naar bepaalde kennis, komt in de meeste gevallen ook terecht bij diegene bij de DT&V die over dat onderwerp het meeste weet.

Voor het verkrijgen en verspreiden van kennis geldt in onze organisatie dat iedere medewerker zowel een haal- als brengplicht heeft.

Hoe staat het met de praktische naleving van die haal- en brengplicht?

Het komt wel eens voor dat kostbare fouten worden gemaakt, omdat kennis niet op tijd op de juiste plaats beschikbaar was.

Wij leren van elkaars fouten en ervaringen.

Het delen van kennis wordt bij de DT&V op de volgende wijze gefaciliteerd:

Zijn er nog andere methoden binnen de DT&V om het delen van kennis te faciliteren?

Nieuwe kennis wordt, nadat deze is gedeeld, over het algemeen snel toegepast door de medewerkers (wanneer dat zo nu en dan van hogerhand is opgedragen).

Als er weerstand is binnen de DT&V om nieuwe kennis toe te passen, dan is dat het gevolg van de volgende oorzaken:

Zijn er nog andere oorzaken te noemen waardoor het komt dat binnen de DT&V weerstand bestaat tegen het toepassen van nieuwe kennis?

Omdat wij weten welke kennis we nodig hebben voor het realiseren van onze strategie en ook weten welke kennis we in huis hebben, kunnen we vaststellen welke beschikbare kennis niet langer van belang is voor de uitvoering van onze strategie.

Hoe ontdoet de DT&V zich van informatie/kennis die niet meer nodig is?

Als medewerkers over kennis beschikken die niet langer actueel/relevant is, worden die door middel van leerprogramma's weer op een aanvaardbaar niveau gebracht.

Er wordt in onze organisatie nauwelijks collectieve archief- of geheugencapaciteit (digitaal) in beslag genomen door kennis die we zelden of niet meer gebruiken.

Er zijn in het primaire proces van onze organisatie geen medewerkers te vinden waarvoor geldt dat meer dan 50% van hun kennis niet (meer) van belang is voor de uitvoering van onze taken/strategie.