Atributii, sarcini, responsabilitati specifice functiei de secretar

interfață a șefului unei instituții cu personalul angajat și cu persoanele din afara instituției

o dublare a direcțiilor auxiliare, prin preluarea la nivelul compartimentului a atribuțiilor specifice

auxiliar privind personalul sau activităţi administrative sau activităţi de relaţii cu publicul.

auxiliar direct şi indispensabil al conducerii, având ca sarcină degrevarea acesteia de unele sarcini auxiliare

executarea lucrărilor de registratură generală

lucrări de corespondenţă primită şi emisă de unitate;

atribuţii de documentare:

scrierea rapidă,

multiplicarea materialelor:

probleme de protocol şi relaţii cu publicul

evidenţa necesarului de consumabile şi evidenţa de personal

cunoaşterea şi folosirea aparaturii moderne de birou

întocmirea contabilităţii primare a firmei

primirea şi transmiterea comunicărilor telefonice

organizarea şedinţelor şi a materialelor necesare.

difuzarea în unitate a deciziilor şi instrucţiunilor cu caracter de circulată

preluarea de la şefi (prin delegare de autoritate) a unor sarcini

perfecţionarea permanentă din punct de vedere profesional.

supravegherea personalului secretarial din subordine

respectarea disciplinei muncii.

întocmește și clasează dosare

redactează corespondența

redactează contracte

filtrează apeluri telefonice

primește și transmite documente diverse ( fax, e-mail)

păstrează legătura cu toate compartimentele firmei

responsabilitate

conștiinciozitate

flexibilitate

talent organizatoric

cursivitate în exprimarea scrisă și verbală

să fie bine informată

să fie rapidă în decizii și cu spirit de inițiativă

fidelitate față de companie

punctualitate

rezistență la stres și la program prelungit

distincție personală

sociabilitate

toleranta la stres

performanţă

capacitatea de a evita conflictele.

Activităţi cu caracter specific de secretariat (preluare, transmitere mesaje telefon, stenografierea, multiplicarea, redactarea înscrisurilor dictate de şefi, clasarea documentelor, înregistrarea corespondenţei).

Activităţi prin care se duc la îndeplinire sarcinile şi atribuţiile prevăzute în fişa postului (documentare, corespondenţă, protocol, organizarea manifestărilor etc.).

Activităţi pe care le decid, le iniţiază singure (cursuri de perfecţionare, instruire a secretarelor din subordine),

Activităţi de reprezentare a şefilor lor (primiri oficiale, participare la discuţii cu parteneri de afaceri, etc.)

de tratare a informaţiilor;

de documentare;

de „filtru” şi legătură în contactele conducerii;

de asistare directă a managerului;

de reprezentare

de îndrumare şi decizie

Dotarea biroului de lucru cu materiale utile necesare bunei desfasurari a activitatii

Mentinerea ordinii si curateniei la locul de munca

Intocmirea si evidenta dosarelor personale ale fiecarui angajat

Intocmirea statului de plata, cu respectarea intocmai a tuturor drepturilor salariale, a fiecarui salariat

Cunoasterea si respectarea prevederilor tuturor actelor normative cu referire la aceasta functie

Grija constanta de a pastra proportiile dictate de bun simt si de respectul pentru ceilalti

Prezenta fizica agreabila

Acordarea unei atentii deosebite problemelor legate de corespondenta: intrare-inregistrare, evidenta – redactare- iesire

regulile de conduit

regulile de comportare

reguli de scriere

corectă

îngrijită

conformă stării de spirit