.

Felmérés a szövetkezeti hitelintézeti szektor egységes iratkezelési és irattározási koncepciójának kialakítása érdekében

A Benchmark Capital Advisors Kft. az SZHISZ felkérésére felmérést végez a szövetkezeti hitelintézeti szektorra vonatkozó egységes iratkezelési és irattározási koncepció kidolgozása érdekében.

Kérjük, hogy a kérdőív kitöltésével segítse munkánkat. Amennyiben a kitöltéssel kapcsolatosan kérdése van, kérjük jelezze a benchmarkcapitaladvisors@outlook.com címen.

Jó tudni!

A kérdőív kitöltése körülbelül két órát vesz igénybe (a kitöltés sebességét természetesen nem mérjük). A kérdőív nem menthető, azonban az egyes kérdésekre a kérdőív elküldése előtt visszatérhet. Amennyiben az online kitöltés akadályokba ütközik, kérjük a mellékelt pdf fáljt küldje meg kitöltve e-mailben. Javasoljuk, hogy a kérdőívet online kitöltése előtt pdf-ben tanulmányozza, a megadandó információkat előzetesen gyűjtse össze.

Előre is nagyon köszönjük szíves közreműködésüket!

a Benchmark Capital Advisors Kft. csapata

Biztosított

ADATKEZELÉSI TÁJÉKOZTATÓ

A jelen kérdőív kitöltésért felelős személy (érintett) személyes adatait (név, beosztás, e-mail és telefonos elérhetőség) a Benchmark Capital Advisors Kft. (1092 Budapest, Ferenc krt. 44. I/1.) a GDPR 6. cikk (1) (f) pontja szerint a Szövetkezeti Hitelintézetek Integrációs Szervezete (1125 Budapest, Fogaskerekű utca 4-6.) jogos érdekében veszi át és kezeli. A jelen kérdőív kitöltésért felelős személy személyes adatait a Benchmark Capital Advisors Kft. a Szövetkezeti Hitelintézetek Integrációs Szervezetével kötött szerződéssel összefüggésben, annak érvényességi ideje alatt, az abban megjelölt feladat teljesítése érdekében kezeli.

Az érintett tájékoztatást kérhet személyes adatai kezeléséről, valamint kérheti személyes adatainak helyesbítését, illetve – a kötelező adatkezelések kivételével – törlését, visszavonását, az adatkezelés korlátozását, valamint élhet adathordozási-, és tiltakozási jogával az adatkezelőnél.

Az érintett jogosult arra, hogy az adatkezelőtől visszajelzést kapjon arra vonatkozóan, hogy személyes adatainak kezelése folyamatban van-e, és ha ilyen adatkezelés folyamatban van, jogosult arra, hogy a személyes adatokhoz és az adatkezelésre vonatkozó információkhoz hozzáférést kapjon.

Az érintett a GDPR által felsorolt indokok valamelyikének fennállása esetén jogosult arra, hogy kérésére az adatkezelő indokolatlan késedelem nélkül törölje a rá vonatkozó személyes adatokat, vagy korlátozza az adatkezelést.

Az érintett tiltakozhat személyes adatainak kezelése, illetve az azok felhasználásával készített profilalkotás ellen. Az érintett jogosult arra, hogy ne terjedjen ki rá az olyan, kizárólag automatizált adatkezelésen – ideértve a profilalkotást is – alapuló döntés hatálya, amely rá nézve joghatással járna vagy őt hasonlóképpen jelentős mértékben érintené.

Az adatkezelő a kérelem beérkezésétől számított egy hónapon belül tájékoztatja az érintettet az annak nyomán hozott intézkedésekről.

Az érintett észrevételével az adatkezelőhöz fordulhat, továbbá az érintett tartózkodási helye vagy az adatkezelő székhelye szerinti illetékes bíróság előtt érvényesítheti jogait, illetve a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóságnál élhet panasszal. (1125 Budapest, Szilágyi Erzsébet fasor 22/C.)

Adatfeldolgozó (kérdőív-szolgáltatás nyújtása):

cleverbridge AG (Gereonstr. 43-65 - 50670 Köln - Németország)

https://store.survio.com/1530/?scope=opprivacy&id=XQj99FBxb

Könnyű kérdőívet létrehozni ingyen ✓ A Survio segít Önnek.

Szövetkezeti hitelintézetre vonatkozó adatok

(Itt kérjük megadni, hogy a kitöltö szervezeti egység/fiók,

- mely szövetkezeti hitelintézeti központhoz tartozik, és

- melyik fiókról/szervezeti egységről van szó!)

1

kitöltéssel érintett fiók/szervezeti egység megnevezése

2

szövetkezeti hitelintézeti központ megjelölése, amelyhez a kitöltéssel érintett szervezeti egység/fiók tartozik

Könnyű kérdőívet létrehozni ingyen ✓ A Survio segít Önnek.

A kitöltésért felelős személyre vonatkozó adatok

(Itt kérjük megadni a kitöltésért felelős személyre vonatkozó adatokat!)

3

a kitöltésért felelős személy neve

4

a kitöltésért felelős személy beosztása

5

a kitöltésért felelős személy e-mail elérhetősége

6

a kitöltésért felelős személy telefonos elérhetősége

Könnyű kérdőívet létrehozni ingyen ✓ A Survio segít Önnek.

Iratkezelésért/irattárolásért felelős személy vonatkozó adatok

(Itt kérjük megadni, hogy van-e a szervezeti egységnél iratkezelésért/irattárolásért felelős, kinevezett személy!)

7

iratkezelésért felelős személy a kitöltő szervezeti egységnél

Válasszon egy választ
8

Amenyiben van az adott szervezeti egységnél iratkezelésért felelős személy, úgy kérjük, adja meg annak pozícióját!

9

irattárolásért felelős személy a kitöltő szervezeti egységnél

Válasszon egy választ
10

Amenyiben van az adott szervezeti egységnél irattárolásért felelős személy, úgy kérjük, adja meg annak pozícióját!

Könnyű kérdőívet létrehozni ingyen ✓ A Survio segít Önnek.

Belső ellenőrzésre, illetve külső személy által esetlegesen elvégzett vizsgálatra vonatkozó adatok

11

Belső ellenőrzés vizsgálta-e az iratkezelést/irattárolást az elmúlt 3 évben?

Válasszon egy választ
12

Amennyiben a belső ellenőrzés vizsgálta az iratkezelést/irattárolást az elmúlt 3 évben, úgy kérjük, adja meg annak megállapításait!

13

az előző pont folytatása, amennyiben szükséges

14

Külső vizsgálat vizsgálta-e az iratkezelést/irattárolást az elmúlt 3 évben?

Válasszon egy választ
15

Amennyiben külső vizsgálat vizsgálta az iratkezelést/irattárolást az elmúlt 3 évben, úgy kérjük adja meg annak megállapításait!

16

az előző pont folytatása, amennyiben szükséges

Könnyű kérdőívet létrehozni ingyen ✓ A Survio segít Önnek.

A következő néhány kérdés kifejezetten az iratkezelésre (az irat készítését, nyilvántartását, rendszerezését, segédletekkel való ellátását, szakszerű és biztonságos megőrzését, használatra bocsátását, selejtezhetőség szempontjából történő válogatását, selejtezését, illetve levéltárba adását együttesen magába foglaló tevékenység) vonatkozik, amelyet kifejezetten az irattárolásra vonatkozó kérdések követnek.

17

iratkezelés helye (Kérjük, azt a földrajzi helye(ke)t jelölje meg, ahol iratkezlés történik ide nem értve a végleges iratárolást/raktározást! pl. 1111 Budapest, Úri utca 1. szövetkezeti fiók)

18

iratkezelésben résztvevők száma (Kérjük, jelölje meg azon munkatársak számát, akik az adatkezelésben érintettek! pl.: 3 fő)

19

iratkezelésben érintett iratok megjelölése (Kérjük, sorolja fel, hogy milyen iratok keletkeznek a tevékenységük során! pl. kölcsönszerződés)

20

az előző pont folytatása, amennyiben szükséges

21

az előző pont folytatása, amennyiben szükséges

Az iratkezelés folyamatának leírása.

(Kérjük, térjen ki az iratkezelés folyamatának fő lépéseire!)

22

A beérkező küldemények átvétele, a küldemények felbontása, a küldemények érkeztetése, az iktatás hogyan történik? (rövid folyamatleírás [különösen: ki végzi, hogyan, milyen eszközzel, vonalkód alkalmazása])

23

az előző pont folytatása, amennyiben szükséges

24

papír alapú iktatási rendszer

Válasszon egy választ
25

elektronikus iktatási rendszer

Válasszon egy választ
26

Amennyiben elektronikus iktatási rendszert használnak, jelölje meg a rendszert (név, saját fejlesztés/nem saját fejlesztés)!

27

Az iratok továbbítása, iktatása, az iratok elkészítése, az iratok postázása, hogyan történik?(rövid folyamatleírás [különösen: ki végzi, hogyan, milyen eszközzel])

28

az előző pont folytatása, amennyiben szükséges

29

Az iratok tárolása, az iratok selejtezése, az iratok megsemmisítése, hogyan történik? (rövid folyamatleírás [különösen: ki végzi, hogyan, milyen eszközzel])

30

az előző pont folytatása, amennyiben szükséges

Könnyű kérdőívet létrehozni ingyen ✓ A Survio segít Önnek.

A következő kérdések kifejezetten az irattárolásra (az iratkezelés része, az a tevékenység, amelynek során a szerv a működése során keletkező és hozzá kerülő, rendeltetésszerűen hozzá tartozó és nála maradó iratok irattári rendezését, kezelését és őrzését végzi) vonatkoznak.

I. Papír alapú irattárolás

31

Van-e külön irattár (megfelelően kialakított és felszerelt, az irattári anyag szakszerű és biztonságos őrzésére alkalmas helyiség)?

Válasszon egy választ
32

irattárolás helye (Kérjük, felsorolni az érintett ingatlanokat címmel együtt!, pl. 1111 Budapest, Úri utca 1. szövetkezeti fiók )

33

az előző pont folytatása, amennyiben szükséges

34

Az irattárolás milyen ingatlanban történik?

Válasszon egy választ
35

Idegen tulajdon esetén kérjük, jelölje meg az ingatlan(ok) tulajdonosát!

36

az irattárolással érintett ingatlan/ingatlanok címe és hasznos alapterülete (cím, méret[nm])

37

az előző pont folytatása, amennyiben szükséges

38

az irattárolással érintett ingatlan/ingatlanok közvetlenül irattárolásra használt részének mérete (Kérjük négyzetméterben megadni!)

39

az előző pont folytatása, amennyiben szükséges

40

az irattárolás érintett helyiségek belső kialakítására vonatkozó jellemzők/adatok (polcrendszer, szekrények, szellőzés…stb.)

41

az előző pont folytatása, amennyiben szükséges

42

az irattárolással érintett helyiségek állapota

Válasszon egy választ
43

Az irattárolással érintett helyiségek zárhatóak?

Válasszon egy választ
44

az irattárolásra használt helyiségben a közlekedési utak szélessége (cm)

45

az irattárolásra használt helyiségben az állványok/szekrények közötti távolság (cm)

46

az irattárolásra használt állványok, szekrények teherbírása (kg/állvány)

47

Az irattárolásra használt helyiségekbe kik léphetnek be (Kérjük, sorolja fel a pozíciókat! Kérjük, külön jelezze, ha minden munkatárs beléphet!)?

48

Az irattárolásra használt helyiségekbe való belépés engedélyhez kötött-e, ha igen, a belépésre ki ad(hat) engedélyt?

49

az irattárolásra használt helyiségek takarításának, portalanításának rendje (Kérjük, röviden foglalja össze ki, mikor, milyen gyakorisággal végzi!)

50

Az iratárolásra használt helyiség(ek)ben van-e működőképes, karbantartott automatikus tűzoltó berendezés?

Válasszon egy választ
51

Az iratárolásra használt helyiség(ek)ben van-e működőképes, karbantartott kézi tűzoltó berendezés?

Válasszon egy választ
52

A megjelölt - irattárolásra használt - helyiségekben a jelenlegi átlagos ügyforgalommal számolva meddig biztosítható az irattárolás? (Kérjük adja meg! pl: 2 év)

53

Potenciálisan irattárolásra alkalmas - legalább 150 nm alapterületű - ingatlanok megjelölése (Kérjük, cím és hasznos alapterület megjelölésével, adja meg az érdekkörükbe tartozó irattárolásra alkalmas ingatlanokat (beleértve a jelenlegiket is, amennyiben azok álláspontja szerint alkalmasak iratok biztonságos tárolására), amelyek potenciálisan alkalmasak iratok tárolására.

Különösen az alábbi szempontokat vegye figyelembe: statikai állapot, általános állapot, védelmi, őrzési lehetőségek, méret, kitettségek (különösen hő, fény, por, korom, ezek fizikai és kémiai hatása, biológiai és mikrobiológiai károkozók).
54

az előző pont folytatása, amennyiben szükséges

55

örzőtt iratok mennyisége irat-folyóméterben (egy iratfolyóméter mennyiségű az az iratanyag, amely lapjával egymásra vagy egymás mellé téve egy méter hosszú) Kérjük, adja meg a számot!pl. 15

56

Az iratok elhelyezése során alkalmaznak-e bármilyen csoportosítást (időrend…stb.)?

Válasszon egy választ
57

az iratok elhelyezése során alkalmazott csoportosítás leírása

58

az iratszállításhoz raktárkocsi biztosított

Válasszon egy választ
59

az iratok elhelyezésének módja (különösen pólyás dosszié, kétlapos dosszié, iratborító lap az iratok elkülönítésére, mappa vagy iratmappa, gyorsfűző, iratrendező, szallagos irományfedelek alkalmazása, irrattartó tasak irattári papírdobozok)

60

Az elmúlt egy évben sor került-e az őrzött iratok felülvizsgálatára?

Válasszon egy választ

alkalmazott biztonsági intézkedések

61

fizikai védelem

Válasszon egy választ
62

fizikai védelmi rendszer alkalmazása esetén a módszer leírása (Kérjük, röviden részletezze! pl. riasztó, rács, biztonsági őr)

63

adminisztratív (ügyviteli) védelem

Válasszon egy választ
64

adminisztratív védelmi rendszer alkalmazása esetén a módszer leírása (Kérjük, röviden részletezze! pl. szabályzat tiltja a belépést meghatározott munkavállalói körnek)

65

az irattárba való betekintés, az onnan való iratkikérés/másolatkészítés rövid leírása a jogosulti kör megjelölésével

66

az előző pont folytatása, amennyiben szükséges

67

Kérjük, jelölje meg, hogy milyen típusú iratok kerülnek papír alapon tárolásra/megőrzésre, a megőrzés/tárolás idejével, és a selejtezés/megsemmisítés módjával! pl. feljegyzés (megőrzési idő: 6 hónap, megsemmisítés módja: darálás)

68

az előző pont folytatása, amennyiben szükséges

69

az előző pont folytatása, amennyiben szükséges

70

az előző pont folytatása, amennyiben szükséges

II. elektronikus irattárolás

71

Kérjük, jelölje meg, hogy milyen típusú iratok kerülnek elektronikusan tárolásra/megőrzésre, a megőrzés/tárolás idejével, és a selejtezés/megsemmisítés módjával! pl. feljegyzés (megőrzési idő: 6 hónap, megsemmisítés módja: visszavonhatatlan törlés)

72

az előző pont folytatása, amennyiben szükséges

73

az előző pont folytatása, amennyiben szükséges

74

az előző pont folytatása, amennyiben szükséges

75

tárolt adatok mennyisége (Kérjük, adja meg a számot! pl. 250 GB)

76

dokumentumok archiválására használt informatikai megoldások leírása (Kérjük, adja meg röviden! pl. a szerződések X programmal scannelésre kerülnek, a tárolás egy külön adatszerveren történik)

77

Kérjük, adja meg, mely papír alapú iratok kerülnek elektronikusan archiválásra!

78

az előző pont folytatása, amennyiben szükséges

79

az előző pont folytatása, amennyiben szükséges

80

A jelenlegi archiválási gyakorlat mellett, a jelenlegi eszközparkkal meddig biztosított az archiválás? (pl. 2 év)

81

elektronikusan archivált dokumentumok tárolásának helye (pl. szerver a 1111 Budapest, Úri utca 1. szám alatti szövetkezeti fiókban)

82

nagy teljesítményű másolatkészítő rendszer alkalmazása

Válasszon egy választ
83

nagy teljesítményű másolatkészítő rendszer alkalmazása esetén a rendszer neve, rövid leírása

84

Másolatkészítő rendszer alkalmazása esetén a rendszerbe történő belépésre kik jogosultak? (pl. a szerződések scannelését külön személyzet végzi, a belépésre ők jogosultak)

85

Kérjük, adja meg a digitalizálás folyamatának rövid leírását, amennyiben az iratok digitalizálásra kerülnek! (pl. A szerződéseket a szerződésgazda a minden fél általi aláírását követően scanneli, és elmenti a kizárólag az elektronikus irattárolásra használt szerverre.)

86

az előző pont folytatása, amennyiben szükséges

87

Vonalkód alkalmazása történik a digitalizálás során?

Válasszon egy választ
88

A dokumentum üres oldalai is digitalizálásra kerülnek?

Válasszon egy választ
89

A szkennelt képek a másolatkészítő rendszer adatbázisában kerülnek átmeneti tárolásra?

Válasszon egy választ
90

A szkennelt iratok milyen formátumba kerülnek alakításra? (pl. pdf)

91

Az alkalmazott formátumba történő konverziót követően sor kerül hitelesítésre?

Válasszon egy választ
92

A másolatkészítési folyamat utolsó lépéseként zárt archívumaba kerülnek-e az iratok?

Válasszon egy választ
93

Sikeres továbbítást követően a dokumentumok törlésre kerülnek az esetlegesen alkalmazott másolatkészítő rendszerből?

Válasszon egy választ
94

A másolatkészítés után az eredeti papír alapú dokumentumok megsemmisítésre kerülnek?

Válasszon egy választ
95

Mely papír alapú dokumentumok kerülnek megsemmisítésre figyelemmel az előző kérdésre?

96

az előző pont folytatása, amennyiben szükséges

97

Az elektronikus adattárolás...

Válasszon egy választ
98

Kiszervezett elektronikus adattárolás esetén az ok megjelölésével a bevont entitás megjelölése. (pl. Adattár Kft., 1111 Budapest, Úri utca 2.)

alkalmazott biztonsági intézkedések az elektronikus adattárolás során

99

fizikai védelem

Válasszon egy választ
100

alkalmazott fizikai védelmi módszer leírása (pl. rács a szerverszoba ajtaján)

101

adminisztratív (ügyviteli) védelem

Válasszon egy választ
102

alkalmazott adminisztratív védelmi módszer leírása (pl. szabályzat csak a rendszergazdának teszi lehetővé a szerverszobába való belépést)

103

logikai (algoritmikus) védelem

Válasszon egy választ
104

alkalmazott logikai védelmi módszer leírása (pl. a fájlok titkosítással vannak ellátva)

Könnyű kérdőívet létrehozni ingyen ✓ A Survio segít Önnek.

Szabályzatok

105

iratkezelési szabályzat

Válasszon egy választ
106

irattárolási szabályzat

Válasszon egy választ
107

(elektronikus) másolatkészítési szabályzat

Válasszon egy választ
108

adatkezelési szabályzat

Válasszon egy választ
109

adatbiztonsági szabályzat

Válasszon egy választ
110

iratkezelési intézkedési terv

Válasszon egy választ
111

irattárolási intézkedési terv

Válasszon egy választ
112

egyéb szabályzat (kérjük felsorolni amennyiben releváns)

A kitöltő kitöltéssel kapcsolatos esetleges megjegyzései/észrevételei

113

Kérjük, itt jelezze, amennyiben a kérdőívvel kapcsolatosan észrevétele merült fel!

Köszönjük, hogy részt vett a kitöltésben!

Könnyű kérdőívet létrehozni ingyen ✓ A Survio segít Önnek.