Geachte Heer / Mevrouw, neem alstublieft een paar minuten tijd om de volgende enquête in te vullen.
Voorzitter leidt de vergadering!
Start op het afgesproken tijdstip. Wacht niet op mensen die te laat binnenkomen.
Als mensen later binnenkomen sluiten deze geruisloos aan, zonder de vergadering te verstoren. Er worden geen agendapunten of discussies herhaald die al aan de orde geweest zijn.
In principe is iedereen de gehele vergadering aanwezig, anders wordt dit vooraf aan de voorzitter door gegeven.
Zorg dat je ook op tijd afrondt. Geef bij aanvang aan dat iedereen genoeg belangrijke dingen te doen heeft vandaag en dat de zaken echt wel binnen die dertig minuten besproken moeten kunnen zijn.
Kijk niet naar je telefoon en/of je mail tijdens de vergadering. Deze tijd is gereserveerd voor de vergadering, daarna kun je weer voor jezelf gaan doen wat je wilt.
Let op je eigen mondelinge bijdrage en blijf bij het onderwerp. Spreek collega’s aan als deze uitweiden. Iedereen is verantwoordelijk voor goed verloop van de vergadering!
Agenda = agenda: punten die spontaan opkomen worden wel benoemd en NIET besproken. Wordt meegenomen agenda voor de volgende keer.
Wel/niet agenderen? Is agendering van het betreffende onderwerp wel nodig? Is de kwestie die je wilt bespreken niet in tien minuten aan de telefoon of via e-mail op te lossen?
Onderwerp: werk dit uit en kom met concreet voorstel.
Stel doel van je agendapunt vast. Einde bespreking gaat in principe altijd gepaard met een actie of beslissing. Zorg dat je vooraf weet waar je naar op zoek bent, zodat je weer wanneer je je doel hebt gehaald.
Kort en zakelijk houden, discussies die uitweiden afkappen.