Utvärdering av webbinariet "Skapa action av förvaltningsplanen!"

1. Skapa action av förvaltningsplanen!

När förvaltningsplanen väl är godkänd är det dags att kavla upp ärmarna – det är nu det ska hända på riktigt! Planera aktiviteter i närtid och över året, och säkra en ständigt aktuell plan.

· Hur gör ni en detaljplanering på aktivitetsnivå, dvs att titta på vilka aktiviteter som är lämpliga, vilka resurser som krävs och vilka risker som behöver hanteras? Vilka behöver ni stämma av med för att få en träffsäker planering?

· Omvärlden förändras i en rasande takt och det dyker upp nya saker längs vägen, t.ex. nya lagkrav, politiska beslut och ny teknik. Hur ska ni jobba med förvaltningsplanen under året och säkerställa att den är aktuell genom omplanering, prioritering mm?

· Arbetar du löpande med aktivitetslistan för att hålla den levande?

· Hur förbereder ni styrgruppsmöten och underlättar för styrgruppen att fatta välgrundade beslut?

· Hur kan du visualisera och ha en dialog om resurserna som krävs för att uppnå målen i förvaltningsplanen?

2. Hur blir du framgångsrik som FL? Hitta energi i ditt förvaltningsarbete!

I rollen som förvaltningsledare har du viktiga uppgifter så som uppföljning, rapportering, boka möten, att skriva förvaltningsplan och aktivitetslistor. Men glöm inte att allt det är verktyg på vägen! Ditt främsta fokus är på samverkan och verksamhetsnytta, och att ge inspiration och energi till det arbete som ni alla är en så viktig del av!

· Hur ska jag se på mig själv och min roll – nu och i framtiden?

· Hur får ni en tät och god dialog med verksamheten för att skapa engagemang och delaktighet? Vad innebär det att som FL agera med ett tydligt kundperspektiv gentemot verksamhet och användare?

· Hur förmedlar jag på ett enkelt sätt vad som är syftet med det som görs inom ramen för förvaltningsorganisationen?

· Hur når jag ut i mina interna kontaktytor, kommunikationskanaler och hur anpassar jag mig när jag pratar med olika individer som kanske har behov av att få information förmedlad på olika sätt?

· Hur samverkar och kommunicerar ni på bästa sätt för att hitta teamkänsla och glädje i arbetet? Hur får ni till en nära och god samverkan på alla nivåer inom objektet?

· Är du medveten om dina egna och ditt FL-pars styrkor så att ni på bästa sätt kan komplettera varandra för att skapa aktivitet och realisera förvaltningsplanen?

3. Lyckas med digitalisering

Förväntningarna på digitalisering och mobilitet är höga. För att lyckas behöver verksamhetsutvecklingen vara snabbfotad, flexibel, använda den bästa tekniken och det till lägre kostnader och med begränsade resurser. Är det – kan man fråga sig – överhuvudtaget möjligt? Ja, det är det! Att få till en samlad styrning och ledning av såväl utveckling som förvaltning är en förutsättning för att i förlängningen lyckas med digitalisering.

· Hur kan ni i förvaltningen förbereda er för ytterligare digitaliseringskrav – vad behöver vara på plats, hur skapas goda förutsättningar?

· Vilka frågor kring digitalisering ligger hos objekten resp. andra parter, som t.ex. informationssäkerhet, arkitektur och verksamhetutvecklare? Hur säkerställer ni ett nära och gott samarbete?

· Hur kan ni jobba med användar-/patientinvolvering, inte bara inom projekt och utan även i förvaltningen?

4. Samspelet mellan förvaltningsstyrning och det operativa arbetet – hur kan man få det fungera i praktiken?

Kan vardagen kännas trasslig och svår att få ihop? Slipp uppfinna hjulen om och om igen genom att ta tillvara på de arbetssätt som finns tillgängliga för er.

· Hur hänger ITIL-processerna ihop med förvaltningsarbetet? Hur får ni t.ex. ihop ändrings- och releasehantering med förvaltningsstyrning? Hur får ni in verksamhetsperspektivet i ITIL-processerna?

· Hur får ni förvaltningsstyrningen att samspela med agila arbetsätt?

· Hur kan ni få objekt och it-tjänster att hänga ihop?

5. Säkra ett nära och gott samarbete i överlämningen från projekt till förvaltning

Det är inte ovanligt att det läggs mycket tid och pengar på införandeprojekt, men att samarbete med den eller de förvaltningsorganisationer som ska ta emot resultaten glöms bort. För att lyckas hela vägen från införande till att t.ex. nya funktioner verkligen används och tas om hand behöver ni säkerställa bra överlämningar.

· Hur kan ni bidra till att projektresultat är klara att mottagas i ett förvaltningsobjekt vid projektavslut?

· Hur sätter ni upp en bra överlämningsarena?

· Hur hanterar ni situationen när projekt spänner över flera objekt?

6. Landar du på fötterna i planeringen?

Kicka igång planeringen med nästa års förvaltningsuppdrag i synk med verksamhetsplaneringen. Ditt viktigaste styrdokument är din förvaltningsplan. Om förvaltningsplanen landar – dvs. om det är tydligt hur planens mål och aktiviteter hänger ihop med organisationens mål i stort, och om det är tydligt vem som ska göra vad och när – blir det ofta roligare att arbeta.

· Har ni följt upp och utvärderat förra årets plan och aktivt använt denna information?

· Hur säkerställer ni spårbarhet till relevant verksamhetsplan och fokusområden, och hur samplanerar ni med berörda?

· Hur kan ni jobba med nyttorealisering?

· Har ni flyttat fokus ifrån systemen till vilken verksamhetsnytta de ska bidra till att realisera?

· Förvaltning eller nyutveckling – tidsperspektiv och lämpligt genomförande. Hur får ni balans och rätt prioriteringar i vidmakthållande och vidareutveckling?

· Har ni säkerställt att målen är just mål och inte aktiviteter?