Prozessanalyse Digitale Lehre

In dieser Umfrage werden Ihnen mehrere Use Cases vorgestellt. Diese beschreiben Abläufe in Bezug auf das LMS vom Zeitpunkt der Immatrikulation bis zur Exmatrikulation der Studierenden. 

Bitte bewerten Sie die Use Cases und geben Sie Feedback in Bezug auf die Schnittstellen sowie die Nutzung bestimmter Tools.

USE CASE #1: IMMATRIKULATION

Studierende werden immatrikuliert und erhalten ihren Zugang zum LMS

Der/die Studierende hat sich beworben und eine Zulassung zum Studiengang erhalten.

ABLAUF

1. Zulassung

> Schnittstelle zur Aufnahmekommission

2. Erstellung der Studierenden-ID

> Schnittstelle zum LMS

3. Zahlung der Studiengebühren

> Schnittstelle zum Online-Zahlungsdienst

4. Automatische Bestätigung der Immatrikulation nach Zahlungseingang

> Schnittstelle zum Workflow-System inkl. Statusanzeige

5. Erstellung der Matrikelnummer und E-Mail-Adresse

> Schnittstelle zum Workflow-System sowie zum LMS

6. Anlage eines LMS-Accounts

> Synchronisation zwischen Workflow-System und LMS

7. Automatische Benachrichtigung an Studierende mit Zugangsdaten im LMS

> Login-Link, Einmalpasswort, Hinweis auf Tutorials

8. Freischaltung der Kurse im LMS

> Automatische Kurszuordnung nach Studienplan über das LMS

USE CASE #2: KOORDINATION VON DOZIERENDEN

Dozierende werden ausgewählt und unter Vertrag genommen.

Die Studiengangsleitung initiiert den Prozess zur Einstellung und Einbindung einer Lehrperson.

ABLAUF

1. Auswahl der Dozierenden

> Schnittstelle zur Studiengangsleitung / HR

2. Digitale Vertragsabwicklung

> Schnittstelle zu Studiengangsleitung / HR > Vertragsmanagementsystem mit elektronischer Signatur

3. Erfassung persönlicher Daten (Bank, Steuer, Kontakt)

> Online-Formular, automatisierte Validierung

4. Freigabe durch HR-Abteilung

> Schnittstelle zum Workflow-System inkl. Statusanzeige

5. Anlage im HR-System & LMS-Account

> Synchronisation zwischen Workflow-System und LMS

6. Automatische Benachrichtigung an Dozierende mit Zugangsdaten im LMS

> Login-Link, Einmalpasswort, Hinweis auf Tutorials

7. Schulung der Dozierenden

> Tutorials und andere Schulungen für das LMS

8. Freischaltung der Kurse im LMS

> Automatische Kurszuordnung basierend auf Vertrag

9. Upload von Lehrmaterialien & Kursgestaltung

> Schnittstelle zum Lerncontent-Management

10. Lehre & Kommunikation mit Studierenden

> Schnittstelle zu Studierenden, Prüfungsmanagement, Studiengangsleitung

USE CASE #3: LEHRPLANUNG

Die Termine werden geplant und Kurse im LMS angelegt.

Die Studiengangsleitung startet die Lehrplanung für das kommende Semester.

ABLAUF

1. Festlegung der Module und Lehrveranstaltungen

> LMS mit Modulüberischt

2. Zuweisung von Dozierenden zu Kursen

> Schnittstelle zu Studiengangsleitung / HR und LMS

3. Erstellung des Semesterplans (Termine, Prüfungen, Abgabefristen)

> Kalender- und Planungstools, Export ins LMS.

4. Einrichtung der Kurse im LMS

> Automatische Kursanlage mit Basisstruktur (Themen, Wochen, Materialien)

5. Upload von Lehrmaterialien (Skripte, Videos, Literatur)

> LMS

6. Integration digitaler Tools (z. B. Online-Tests, virtuelle Labore, Foren)

> Plugins in LMS

7. Freigabe der Kurse durch Studiengangsleitung

> Workflow mit Freigabeschritt

8. Benachrichtigung der Studierenden über verfügbare Kurse

> Automatisierte E-Mail/Push-Nachricht

9. Laufende Anpassung während des Semesters (z. B. Terminänderungen, Material-Updates)

> Versionierung und Änderungsprotokoll im LMS

USE CASE #4: DIGITALE LEHRE

Lerncontent wird in Absprache mit den Dozierenden erstellt und ins LMS eingepflegt.

Beginn der Semester- oder Modulvorbereitung: Erstellung von Lernmaterialien.

ABLAUF 

1. Themen- und Lernzieldefinition auf Basis des Modulhandbuchs

> Lehrplanungssoftware, Modulübersicht

2. Erstellung von Lernmaterialien (Skripte, Präsentationen, Videos, Podcasts, interaktive Übungen)

> Autorentools (z. B. Articulate, H5P, Camtasia)

3. Didaktische Aufbereitung (Chunking, Lernziele, Selbsttests)

> Unterstützung durch E-Learning-Team

4. Qualitätssicherung (fachlich & didaktisch)

> Peer-Review, Freigabeprozess

5.  Upload ins LMS

> Upload-Funktion, Drag & Drop, SCORM-/xAPI-Integration

6. Strukturierung im Kursraum (Themenwochen, Kapitel, Module)

> Kurseditor im LMS

7. Integration von Prüfungs- und Übungselementen (Quiz, Fallstudien, Foren)

> LMS-Test- und Interaktionstools

8. Freigabe für Studierende

> Sichtbarkeitssteuerung im LMS

9. Kommunikation an Studierende (E-Mail, Push-Nachricht, Ankündigung im LMS)

> Automatisierte Benachrichtigungsfunktion

10. Laufende Aktualisierung während des Semesters

> Versionierung, Änderungsprotokoll im LMS

USE CASE #5: LAUFENDER BETRIEB

Prüfung von Anwesenheiten und Support

Semesterbetrieb läuft: Lehrveranstaltungen finden regelmäßig online statt.

ABLAUF

1. Start der Lehrveranstaltung (synchron via Videokonferenz oder hybrid)

> Videokonferenzsystem (z. B. MS Teams, Zoom)

2. Automatische Erfassung der Anwesenheit (Login-Zeit, Dauer, Interaktion)

> LMS-Integration mit Attendance-Tracking

3. Manuelle Ergänzung durch Dozierende (z. B. bei Gruppenarbeiten)

> Anwesenheitsliste im LMS

4. Speicherung der Anwesenheitsdaten

> Datenbank im Campus-Management-System

5. Monitoring durch Studiengangsleitung

> Dashboard mit Anwesenheitsstatistiken

6. Technische Probleme bei Studierenden oder Dozierenden (z. B. kein Login, Audio/Video-Ausfall)

> Ticket-System oder Live-Chat mit IT-Support

7. Erste Hilfe durch Self-Service (FAQ, Tutorials, Chatbot)

> Wissensdatenbank im LMS

8. Eskalation an IT-Support bei ungelösten Problemen

> Helpdesk-System mit Priorisierung

9. Fortlaufende Kommunikation (z. B. Ausfallmeldungen, Wartungsfenster)

> E-Mail, Push-Nachrichten im LMS

10. Regelmäßige Evaluation (Feedback zu Technik & Organisation)

> Online-Umfragen im LMS

USE CASE #6: PRÜFUNGSMANAGEMENT

Planung, Durchführung und Bewertung von Prüfungen

Semesterende oder Modulabschluss → Prüfungen müssen geplant, durchgeführt und bewertet werden.

ABLAUF

1. Prüfungsplanung: Festlegung von Prüfungsformaten (Klausur, Hausarbeit, Online-Test, mündliche Prüfung)

> Prüfungsverwaltungssystem, Modulhandbuch

2. Termin- und Raumplanung (virtuelle Prüfungsräume, Zeitfenster)

> Kalender- und Buchungssystem, LMS-Integration

3. Anmeldung der Studierenden

> Online-Anmeldeportal im LMS oder Campus-System

4. Technische Vorbereitung (Einrichtung von Prüfungsräumen im LMS, Upload von Aufgaben, Konfiguration von Zeitlimits

> LMS-Prüfungstools, Proctoring-Software

5. Durchführung der Prüfung (synchron oder asynchron)

> Online-Klausur im LMS, Videokonferenz für mündliche Prüfungen

6. Überwachung / Proctoring (z. B. Kameraaufsicht, Plagiatsprüfung, Logfiles

> Proctoring-Tool, Plagiatssoftware

7. Abgabe und automatische Sicherung

> LMS-Datenbank, Backup-System

8. Bewertung durch Dozierende (manuell oder teilautomatisiert)

> Bewertungs- und Feedback-Tools im LMS

9. Freigabe der Ergebnisse durch Prüfungsamt

> Workflow mit Freigabeschritt

10. Kommunikation an Studierende (Noten, Feedback, Einsichtstermine)

> Automatisierte Benachrichtigung im LMS

11. Archivierung (rechtssichere Speicherung der Prüfungsleistungen)

> Prüfungsarchiv, Campus-System

USE CASE #7: EXMATRIKULATION

Scheine, Zeugnisse usw. werden ausgestellt.

Studierende haben alle LV/Module bestandenund können ihr Studium abschließen.

DANKE VIELMALS FÜR IHRE TEILNAHME!