Få värdefulla insikter om företagskulturen med en avgångsenkät för medarbetare. Ställ rätt frågor och vidta lämpliga åtgärder. Förebygg personalomsättning och få fler medarbetare att stanna.
Vem har nytta av den här artikeln?
Framgångsrika företag försöker behålla erfarna och seniora medarbetare genom att regelbundet undersöka deras nöjdhet, självskattning och motivation. Om en medarbetare bestämmer sig för att sluta använder HR-specialister en avgångsenkät för medarbetare för att ta reda på varför och hitta lösningar. På så sätt kan de minska personalomsättningen och förebygga att fler slutar i framtiden.
Den här typen av enkät ger medarbetaren som slutar utrymme att lämna ärlig feedback och utan risk för påföljder berätta vad som inte fungerar på företaget eller vilka specifika problem hen ser. En erfaren chef eller HR-specialist får dessutom en värdefull möjlighet att förbättra verksamheten och hitta lösningar som förebygger oönskade situationer, så att andra medarbetare inte känner att de behöver lämna företaget.
Det blir allt svårare och dyrare att hitta pålitliga och kvalificerade medarbetare – och kostnaden är inte bara ekonomisk. När en medarbetare slutar förlorar företaget alltså en investering. Om du inte försöker förebygga det kommer problemen att finnas kvar, rekryterings- och urvalsprocessen kommer att upprepas, liksom introduktionen av nya medarbetare, och kostnaderna kommer att öka.
Om du ansvarar för personalfrågor är medarbetarundersökningar ett användbart verktyg för att mäta medarbetarnas nöjdhet, lojalitet och motivation. Använd deras idéer och kommentarer för att skapa en hälsosam arbetsmiljö och bra arbetsvillkor på företaget. Prova även andra enkätundersökningar inom området:
Vi har också tagit fram flera användningsfall inom de här och andra områden. Hämta gärna inspiration och använd våra praktiska tips när du gör undersökningar med Survio som enkätverktyg.
Börja med att skriva ner vilken information du behöver från medarbetaren och vilka delar av arbetsmiljön du vill att hen ska utvärdera. Utifrån det kan du börja formulera frågor till avgångsenkäten och planera enkätens upplägg.
Bestäm vilka områden du vill ta upp i enkäten, till exempel:
Det är viktigt att ha en tydlig bild av enkätens upplägg av flera skäl:
Läs artikeln Så skapar du en enkät, ställ rätt frågor, välj lämpliga inställningar för effektiv datainsamling eller använd en enkätmall för avgångsenkät – tillsammans gör de det enkelt för dig att genomföra en enkät.
Tips: Uppmärksamma enkätens titelsida. Säg tydligt vad syftet med medarbetarens exit-enkät är och varför du vill att de ska fylla i den. Glöm inte att tacka dem för att de delar sina åsikter och spenderar tid på din enkät.
För att få tydliga svar från medarbetaren behöver du ställa rätt frågor och välja lämpliga frågetyper bland de 19 frågetyper som finns i Survio. Utforska slutna och öppna frågor eller rangordningsfrågor. Ta reda på hur du kan använda stjärnbetyg, Net Promoter Score, matrisfrågor och andra frågetyper för att få genuin feedback.
Använd svaren som grund för vidare undersökningar och ta reda på om andra medarbetare brottas med liknande problem. Det gör du enkelt med en medarbetarundersökning om nöjdhet. Du kanske upptäcker att du behöver titta närmare på följande områden:
3 stjärnor visar att det finns tveksamheter. Det är en signal om att du behöver följa upp frågan framöver. 2 stjärnor eller färre kräver att du agerar direkt. Pengarna du lägger på de här utbildningarna ger inte önskat resultat. Fortsätt ställa frågor för att hitta den verkliga orsaken.
Tips: Variera frågetyperna med eftertanke. Våga använda öppna frågor där medarbetaren kan ge ett svar som inte finns bland alternativen i en sluten fråga.
Survio erbjuder många olika sätt att distribuera dina enkäter. När en medarbetare ska sluta kan du använda en direktlänk som du skickar till hens inkorg. Om ni kommer överens om att skicka avgångsenkäten till medarbetarens privata e-postadress kan hen enkelt fylla i den hemma på en dator, surfplatta eller mobiltelefon.
Ett annat alternativ är att skriva ut enkäten och lämna den till medarbetaren som slutar. Då får du möjlighet att förklara varför svaren är viktiga för dig och lägga till eller förtydliga detaljer. Om du vill att Survio ska bearbeta svaren från den utskrivna avgångsenkäten behöver du skriva in dem manuellt när medarbetaren har lämnat tillbaka den ifyllda enkäten.
Survio analyserar de insamlade svaren automatiskt och i realtid. Informationen sammanställs i översiktsresultat och enskilda svar. Vid behov kan du med ett klick omvandla hela resultatet med analyserade svar till tydliga och väl utformade rapporter. Översikten innehåller diagram och tabeller som visar värdena på det sätt du vill – sorterade, filtrerade eller grupperade. Allt gör du i Survio, utan att behöva någon annan programvara. Du kan också skapa rapporter i flera vanliga format: PDF, DOCX, PPTX, XLSX, CSV eller Google Sheets.
Vill du veta mer om hur du kan dela enkäter och upptäcka fler funktioner och smarta lösningar? Läs gärna mer på vår blogg.
Tips: Slipp kontrollera hela tiden om medarbetaren har skickat in sin ifyllda avgångsenkät genom att aktivera funktionen för e-postaviseringar om svar i Survio. När medarbetaren skickar in sina svar får du ett meddelande via e-post.
Svaren har bearbetats och presentationen är klar. Nu kommer det viktigaste – att utvärdera informationen och föreslå lösningar som åtgärdar bristerna.
Här är ett exempel på ett konkret problem som medarbetaren tog upp i avgångsenkäten och som du sammanfattade så här:
Medarbetaren saknade ofta information om tilldelade arbetsuppgifter.
Det kan finnas flera orsaker, men de har en gemensam nämnare. Utifrån uttalandet ovan kan du dra följande slutsatser:
Vidare undersökningar kan till exempel visa att medarbetarna inte använder portalen med intern information, trots att den kostade mycket att ta fram, eftersom de inte känner till den eller inte vet hur den fungerar. En lösning är en gemensam genomgång, där du kan visa och förklara allt, berätta varför portalen skapades och beskriva dess syfte.
Har du sett många kommentarer om introduktionsprocessen? Då kan det vara dags att se över utbildningen för olika roller, ge chefer bättre vägledning, uppdatera utbildningsmaterialet och sätta upp mål som varje medarbetare ska nå efter utbildningen.
Du behöver göra fler undersökningar eller hålla ett personligt samtal och gå djupare in på frågan. För att stärka förtroendet och skapa en hälsosam arbetsmiljö kan du engagera medarbetarna i företagets verksamhet, ordna gemensamma aktiviteter, uppmuntra öppen kommunikation och påminna om att det enda problem som inte går att lösa är det som ingen pratar om.
En enskild enkät kan ge dig en uppfattning om vad som kan förbättras på företaget. Men du kan bara börja förändra saker genom att ställa frågor regelbundet och systematiskt under en längre tid och utvärdera svaren löpande.
Lär dig från våra kunders erfarenheter hur du och din organisation kan växa med Survio.
Avgångsenkäter används av både små och medelstora företag med upp till ett par tiotal medarbetare och stora företag. Företagen vill förstå vilka brister som kan bidra till personalomsättningen. Enkäten berättar inte hur bristerna ska åtgärdas, men den hjälper dig att upptäcka problemen. Ta vara på åsikterna från medarbetare som slutar och spara in på kostnader för att rekrytera nya. Tillgodose behoven hos dem som stannar kvar. Skapa förutsättningar för att de ska vilja stanna och visa dem att ditt företag, arbetet och människorna omkring dem passar just dem.
Om du inte behöver intervjua någon medarbetare som sagt upp sig just nu kan du i stället prova en enkät för arbetssökande och låta personer som söker en tjänst på företaget fylla i den. Hämta inspiration från enkäten och läs även vårt användningsfall om Så skapar du en enkät för arbetssökande.
