Ta snabbt och smidigt fram underlag inför evenemanget och se arbetet löna sig när det blir lyckat.
Vem har nytta av den här artikeln?
Planerar du en teambuildingaktivitet, föreläsning, konferens eller social aktivitet för dina kollegor? Använd en enkät för evenemangsplanering som vägledning för att i förväg ta reda på vad deltagarna uppskattar. Använd enkäten till så många ändamål som du behöver – som anmälningsformulär, frågeformulär för publiken eller utvärdering efter evenemanget. Samla in feedback som hjälper dig att skapa en upplevelse som alla blir nöjda med.
Svaren i enkäten för evenemangsplanering ger dig information om vad deltagarna förväntar sig av evenemanget och vad du behöver göra för att uppfylla förväntningarna.
Tips: Gör enkäten till ett anmälningsformulär där deltagarna fyller i nödvändiga personuppgifter och anger sina önskemål (till exempel önskemål om konferensämnen, ankomsttid, parkeringsplats, boende eller vegetarisk mat).
Tips: Skapa en enkät där publiken kan ställa anonyma frågor under en presentation eller föreläsning. Dela enkätlänken i början. Visa en översikt över frågorna på en delningssida och välj ut de mest intressanta frågorna. Svaren kan hjälpa dig att förklara helheten eller särskilda delar av ämnet du presenterar.
Syftet med varje enkät är att ge meningsfulla och användbara data. Se därför till att frågorna är begripliga och kortfattade för dem som svarar. Skapa en tydlig struktur och ha alltid enkätens huvudsyfte i åtanke.
Tiden du lägger på förberedelser lönar sig mångfalt senare, på flera sätt:
I Survio kan du välja bland 19 frågetyper och använda dem som du vill. Målet är att göra det så enkelt som möjligt för deltagarna att svara och samtidigt få information som du lätt kan tolka.
Du behöver ingen tidigare erfarenhet av undersökningar eller undersökningsmetodik för att skapa enkäter som fungerar och engagerar i Survio. Här går vi igenom några av de vanligaste frågetyperna och visar exempel som hjälper dig att komma igång.
Tips: Var inte rädd för att kombinera slutna frågor med öppna frågor. Öppna frågor ger dig personliga åsikter som kan inspirera dig till förbättringar inför nästa upplaga, ett roligare program eller nya ämnen och gäster som kan locka fler deltagare.
Läs mer om olika frågetyper som hjälper dig att få tillförlitliga och relevanta svar från deltagarna.
Survio fungerar lika bra på dator som på mobil. Dessutom kan du samla in svar via många olika kanaler. Välj de kanaler som passar dig och din målgrupp för att få användbar feedback och öka svarsfrekvensen. Här är några sätt att dela dina enkäter.
E-postinbjudningar till enkäten – skicka en inbjudan att svara på enkäten när du planerar och utvärderar företags- eller utbildningsevenemang. En e-postinbjudan passar också bra om du vill använda enkäten som anmälningsformulär för gäster.
URL eller QR-kod med en länk till enkäten – skicka URL-länkar och QR-koder i e-postmeddelanden till din målgrupp. QR-koden är enkel att använda, oavsett om du delar den digitalt eller skriver ut den och sätter upp den i ett mötesrum. Deltagarna kan svara och skicka in enkäten direkt från sina mobiler.
Enkät inbäddad på webbplatsen. Du kan välja mellan tre sätt att visa enkäten för deltagarna.
Alla svar på en enkät behandlas automatiskt och i realtid. I svarsanalysen visas data både som sammanställda resultat och som enskilda svar, så du behöver ingen annan programvara. Välj bland flera olika vyer med professionella diagram och lättbegripliga tabeller, så att alla enkelt kan förstå sammanställningen.
Beroende på hur du vill använda resultaten kan du filtrera och visa data precis som du behöver. Med ett par klick kan du exportera resultatet till moderna rapporter och dashboards. Det sparar tid och gör dig snabbt redo för en presentation. Oavsett om du vill redigera resultatet eller använda det som det är kan du välja bland de vanligaste formaten: PDF, .docx, .pptx, .xlsx, .csv eller Google Sheets.
Du behöver inte logga in på Survio hela tiden för att hålla koll på svaren. Aktivera automatiska e-postaviseringar om svar. Då får du ett e-postmeddelande varje gång någon skickar in en besvarad enkät. Tänk dock på hur många personer du skickar enkäten till och hur många aviseringar som kan hamna i inkorgen.
När du har samlat in svaren och sammanställt dem till resultat som går att jämföra och utvärdera är det viktigt att dra slutsatser och planera nästa steg.
Enkäter för evenemangsplanering eller utvärdering ger framför allt en helhetsbild av deltagarnas önskemål, behov och förväntningar. Därför är det oftast de sammanställda resultaten som är mest intressanta.
Komplettera resultaten från enkäten för evenemangsplanering med en beräkning av de uppskattade kostnaderna och andra frågor att diskutera med arrangörsteamet. Då kan ni godkänna evenemangets upplägg och budget. När du utvärderar evenemanget kan du lyfta fram positiva reaktioner och använda dem i planeringen inför nästa år. Negativ feedback ger möjlighet att förändra och förbättra. Använd Survios data för att föreslå hur ni kan bli bättre på att arrangera evenemang, lägg till en sammanställning av de faktiska kostnaderna och avsluta arbetet med evenemanget.
Tips: Om några av deltagarna är särskilt viktiga och deras svar väger extra tungt, vill du troligen granska svaren var för sig. Skapa en rapport i .xlsx-format eller Google Sheets, filtrera fram deltagarna med hjälp av deras e-postadresser och leta upp svaren från dem du vill ta hänsyn till. Lägg till kommentarer om vad som behöver ordnas.
Tips: När du delar enkäten via en e-postinbjudan kopplas svaren till deltagarnas e-postadresser när de kommer in. Om du bäddar in enkäten på webben, delar en URL eller QR-kod eller använder sociala medier får du anonyma svar. Om du vill sortera eller filtrera svar från sådana källor efter e-postadress behöver du be deltagarna att ange sin e-postadress i en av enkätfrågorna.
Enkäter som används för att anmäla deltagare behöver hanteras separat. Då är det de enskilda svaren du är intresserad av. I tabellen som Survio skapar motsvarar raderna inskickade enkäter – anmälningsformulär – och kolumnerna innehåller deltagarnas svar på de olika frågorna.
Enkäter som du ”bara” använder för att samla in frågor handlar inte i första hand om att utvärdera eller analysera resultat. Syftet är att uppmuntra deltagarna att skicka in frågor. Dela en URL eller QR-kod som leder till enkäten, där du har lagt till en fråga med fritextsvar.
Deltagarnas fritextsvar blir frågor till dig. Du kan se dem i en lista på delningssidan. Sedan väljer du om du vill besvara alla frågor eller bara några av dem. Låt frågorna inspirera dig till andra ämnen som kan göra presentationen mer intressant och locka en ny publik.
Tips: Om enkäten ska fungera som anmälningsformulär behöver du inte göra varje punkt till en separat öppen fråga. Använd bara en matris med ett svarsalternativ och en fritextfråga. Då samlar du in alla uppgifter om deltagaren i en och samma fråga.
Lär dig från våra kunders erfarenheter hur du och din organisation kan växa med Survio.
Enkäten för evenemangsplanering är till stor hjälp när du ska arrangera alla typer av evenemang. Den kan användas på flera sätt, och varje användningsområde ger dig en rad fördelar.
När du ska arrangera en workshop, yrkesföreläsning, konferens eller ett annat utbildningsevenemang får du:
Efter evenemanget rekommenderar vi att du ber deltagarna om feedback. Använd enkäten för utvärdering efter evenemanget för att ta reda på vad som fungerade bra förra året och vad du kan förbättra inför framtiden.
Förutom enkäter för evenemangsplanering och utvärdering erbjuder Survio också färdiga och helt redigerbara enkätmallar för många olika områden.
Vi har också skrivit en guide om hur du skapar en enkät. Den hjälper dig genom hela processen, går igenom grunderna och ger dig en översikt över de viktigaste funktionerna i Survio. Gör enkäter till en del av ditt arbetssätt och börja samla in feedback som hjälper dig att utvecklas.
