Към основното съдържание

Ръст – Всеки потенциален клиент се записва мигновено във Вашата CRM: изпращайте заявки за демо от Survio към sheet или HubSpot

Превърнете формуляр на Survio във канал за нови клиенти: всяка заявка за демо веднага се добавя като ред в Google Sheet с имейл до Вас или като нов контакт в HubSpot. Направлява се с n8n и готови работни потоци.

Написано от Success Team Survio

Кой случай е за Вас?

Случай А – прост, за всеки: всяка заявка за демо се записва в Google Sheet, който използвате като Вашата CRM, и получавате имейл.

Случай B – за екипи, които използват CRM: всяка заявка за демо става lead в HubSpot, готов за Вашия търговски екип.

Посетител попълва Вашия формуляр за заявка за демо и само след секунди потенциалният клиент е във Вашата CRM. Малък бизнес получава нов ред във файла си с lead-и и имейл, на който може да отговори; търговски екип получава нов контакт в HubSpot. И в двата случая говорите с клиента докато той все още е на Вашия уебсайт.
​

Това е имейлът, който получавате при всяка нова заявка за демо в случай А:
​

New demo request e-mail in Gmail


​

А това е новият контакт в HubSpot в случай B:
​

HubSpot contact created from a demo request: lifecycle stage Lead and the request in Message

Как работи това. Survio изпраща всяка попълнена отговор към webhook URL. Инструментът за автоматизация (тук ползваме n8n) го получава и записва lead-а там, където работите. Survio изпраща, n8n върши останалото.

Нови сте с webhooks в Survio? Започнете от Webhooks: изпращайте отговори до другите си инструменти в реално време, после се върнете тук.
​

Какво ще изградите

И двата случая започват еднакво: кратък формуляр за заявка за демо на Вашия уебсайт, изпращан към n8n чрез webhook.

Накратко

Случай А: sheet като Вашата CRM

Случай B: HubSpot

Резултат

Всяка заявка е ред в Google Sheets с колона Status и получавате имейл

Всяка заявка е нов контакт в HubSpot CRM, готов за Вашия търговски екип

Инструменти

Survio, n8n, Google Sheets, Gmail

Survio, n8n, HubSpot

Най-добро за

Малък бизнес, който сам проследява lead-ите си

Търговски екип, който работи в HubSpot

Преди да започнете

  • Анкета в Survio с платен план. Webhooks не са достъпни в плана Free и всеки план позволява определен брой webhooks на анкета (вижте статия за webhooks).

  • Акаунт в n8n – n8n Cloud или самостоятелно хостван.

  • Случай А: Google акаунт за Google Sheets и Gmail. Случай B: HubSpot акаунт.

В това ръководство ние използваме кратък формуляр за заявка за демо: име, служебен имейл (въпрос за имейл), компания, големина на екипа (въпрос с избор) и по желание „Какво бихте искали да видите в демото?“. Вашият формуляр може да се различава; задайте свои въпроси в случай А или B.
​

Стъпка 1 — Поставете формуляра на Вашия уебсайт

  1. Отворете Вашата анкета, отидете на Получете отговори и изберете В мрежата.

  2. Изберете Изскачащ прозорец и настройте кога да се показва. За кратък формуляр, включете Скрийте страницата за приветствие, за да започват посетителите с първия въпрос.

  3. Кликнете Вградете на уебсайт и поставете кода във Вашия сайт.

Pop-up window settings for the survey in Survio
Embed code for the pop-up window

Още опции, като бутон или widget в странична лента, има в Вграждане на анкета във Вашия уебсайт.
​

Стъпка 2 — Само за случай А: подгответе файла с lead-ите

  1. Създайте нов Google Sheet и преименувайте първия таб на leads.

  2. На първия ред въведете имената на колоните: Response ID, Received, Name, E-mail, Company, Team size, What they want to see, Status и Language.

  3. Изберете клетките в колоната Status под заглавието, изберете Insert → Dropdown, добавете опциите New, Contacted и Done (използвайте Add another item), и кликнете Done.

Вашият файл сега е опростена CRM система. Новите lead-ове пристигат като New. Когато се свържете с някого, сменете на Contacted, а когато затворите или изгубите сделката — на Done. Филтрирайте колоната Status, за да видите кой още чака отговор.

Стъпка 3 — Създайте webhook в n8n

  1. В n8n създайте нов работен процес и добавете Webhook node като тригер.

  2. Задайте HTTP Method на POST.

  3. Преминете към таб Production URL и копирайте адреса.

  4. Кликнете Публикувай. Production URL приема изпращания само когато процесът е публикуван.

n8n Webhook node with HTTP Method POST and the Production URL tab
Published button in the n8n editor

Използвайте Production URL, не Test URL. Test URL слуша само докато редакторът е в режим на изчакване за тестово събитие. Ако го затворите, заявките от Survio няма да пристигнат. Survio опитва доставки около ден; след 5 дни неуспех webhook-ът се спира.

Стъпка 4 — Свържете анкетата в Survio

  1. Отворете анкетата и отидете на Получете отговори.

  2. В лявата лента под Автоматизации и интеграции изберете Webhooks и натиснете + Add a webhook.

  3. Поставете Production URL от n8n в Webhook URL и кликнете Запази webhook. Webhook-ът се активира веднага.

Add a webhook dialog in Survio with the n8n Production URL filled in
Saved webhook in Survio, switched on


​

Стъпка 5 — Изпратете тестова заявка и открийте ID на въпросите си

  1. Попълнете формуляра през нормалния му линк и го изпратете. Survio изпраща само завършени отговори, така че кликнете до края.

  2. В n8n отворете таб Executions. Доставката ще се появи за секунди.

  3. Отворете изпълнението и кликнете върху node-а Webhook. Разгънете body, после data, после answers. Всеки отговор показва question.id, label и answer.

  4. Запишете ID-то на всеки въпрос. Може да кликнете Pin, за да изграждате процеса без да подавате отново формуляра.

Webhook node output in n8n with a demo request

Винаги избирайте отговорите по question id. Отговорите идват като списък. Ако по-късно добавите въпрос, позициите се разместват, но id не се мени.

Имейлът на lead-а е сред отговорите. Не използвайте data.email: то е празно, ако имейлът идва от въпрос за имейл. Вземете го от самия отговор на този въпрос.

Случай А — sheet като CRM, плюс имейл

Работният процес има три стъпки след webhook: Prepare lead избира нужните отговори, Save lead to sheet добавя ред, а E-mail the new lead Ви уведомява.
​

Prepare lead

  1. Добавете node Редактиране на полета (Set) след Webhook-а и го преименувайте на Prepare lead.

  2. В Fields to Set добавете по едно поле за всяка колона на Вашия sheet, тип String. Името трябва да съвпада с името на колоната; стойностите са дадени по-долу.

  3. Заменете id на въпросите с Вашите (Стъпка 5), а Europe/Prague с Вашата часова зона.

Field name

Value

Response ID

{{ $json.body.data.responseId }}

Received

{{ DateTime.fromISO($json.body.data.submitted).setZone('Europe/Prague').toFormat('yyyy-MM-dd HH:mm') }}

Name

{{ $json.body.data.answers.find(a => a.question.id === 90403243)?.answer ?? "" }}

E-mail

{{ $json.body.data.answers.find(a => a.question.id === 90403263)?.answer ?? "" }}

Company

{{ $json.body.data.answers.find(a => a.question.id === 90403245)?.answer ?? "" }}

Team size

{{ $json.body.data.answers.find(a => a.question.id === 90403247)?.answer?.labels?.[0] ?? "" }}

What they want to see

{{ $json.body.data.answers.find(a => a.question.id === 90403244)?.answer ?? "" }}

Status

New (plain text, not an expression)

Language

{{ $json.body.data.langCode }}

Prepare lead node in n8n with Fields to Set

Save lead to sheet

  1. Добавете node Google Sheets след Prepare lead, наименувайте го Save lead to sheet и изберете операция Append or Update Row.

  2. Свържете Google акаунта си, след това посочете файла под Document и таба leads под Sheet.

  3. Задайте Mapping Column Mode на Map Automatically, а Column to match on на Response ID.

  4. В Options добавете Cell Format и изберете Let n8n format, за да избегнете грешно разпознаване като дати.

Save lead to sheet node: Append or Update Row, Map Automatically, Column to match on Response ID

Защо отделна стъпка Prepare lead? Ако изберете друг файл или таб във възела Google Sheets, n8n ще изчисти мапинга за колоните вътре в node-а. Използвайки изразите в Prepare lead, нищо не се губи.

E-mail the new lead

  1. Добавете node Gmail след Save lead to sheet, наименувайте го E-mail the new lead, изберете Message и Send.

  2. Свържете своя Gmail акаунт и въведете Вашия адрес в To.

  3. Задайте Subject на New demo request: {{ $('Prepare lead').item.json.Name }} ({{ $('Prepare lead').item.json.Company }}).

  4. Задайте Email Type на HTML и напишете Message с детайлите на lead-а, напр. {{ $('Prepare lead').item.json['E-mail'] }} за имейл адреса.

  5. В Options добавете Send Replies To с {{ $('Prepare lead').item.json['E-mail'] }}, така че отговорите да отиват към lead-а, и изключете Append n8n Attribution.

Gmail node E-mail the new lead with To, Subject, Message and Send Replies To

Кликнете Публикувай отново. Промените се прилагат след повторно публикуване.

n8n workflow: Survio Webhook, Prepare lead, Save lead to sheet, E-mail the new lead

Изпратете нова заявка. Нов ред със статус New ще се появи във Вашия файл, а имейлът ще бъде доставен.

The leads tab in Google Sheets with a Status dropdown


​

Случай B — всяка заявка за демо отива в HubSpot

Тук lead-ът отива директно в HubSpot CRM като контакт с етап Lead, така че Вашият търговски екип може веднага да го поеме. Процесът има две стъпки след webhook: Prepare lead и Create or update contact.

Prepare lead

Добавете node Редактиране на полета (Set) след Webhook, наименувайте го Prepare lead и въведете следните полета String. Заменете id на въпросите със своите.

Field name

Value

E-mail

{{ $json.body.data.answers.find(a => a.question.id === 90403263)?.answer ?? "" }}

First name

{{ ($json.body.data.answers.find(a => a.question.id === 90403243)?.answer ?? "").trim().split(" ")[0] }}

Last name

{{ ($json.body.data.answers.find(a => a.question.id === 90403243)?.answer ?? "").trim().split(" ").slice(1).join(" ") }}

Company

{{ $json.body.data.answers.find(a => a.question.id === 90403245)?.answer ?? "" }}

Message

Demo request from Survio. Team size: {{ $json.body.data.answers.find(a => a.question.id === 90403247)?.answer?.labels?.[0] }}. Wants to see: {{ $json.body.data.answers.find(a => a.question.id === 90403244)?.answer }}

Полета First name и Last name разделят името от един въпрос "Вашето име". Ако формулярът Ви пита отделно за име и фамилия, ползвайте техните id-та.
​

Create or update contact

  1. Добавете node HubSpot след Prepare lead, наречете го Create or update contact и изберете ресурс Contact и операция Create or Update.

  2. Свържете HubSpot акаунта си.

  3. Посочете Email като {{ $json['E-mail'] }}. HubSpot търси контакт с този имейл; при повторен lead той се обновява, а не се дублира.

  4. В Contact Properties добавете First Name, Last Name, Company Name и Message с полетата от Prepare lead, а Lifecycle Stage Name or ID посочете като Lead.

HubSpot node Create or update contact with Email, contact properties and Lifecycle Stage Lead

Кликнете Публикувай отново.

n8n workflow: Survio Webhook, Prepare lead, Create or update contact

Контактът може да се свърже с компания автоматично. Ако HubSpot открие компания със същия имейл домейн, я свързва автоматично и контактът може да получи собственик от фирмата. Обикновено това е желано; направете пробен тест.

Вземете готовия работен процес

Вместо да изграждате Стъпка 3 и съответния случай сами, започнете с нашия работен файл. Изтеглете файла за Вашия случай от приложенията най-долу в тази статия: survio-demo-requests-to-sheet-and-gmail.json за случай А или survio-demo-requests-to-hubspot.json за случай B. После:

  1. В n8n създайте празен работен процес. Меню (трите точки) до името → Import, после From file. Изберете файла, който сте свалили.

  2. Отворете Prepare lead и сменете id на въпросите, а за случай А и часовата зона.

  3. Случай А: отворете Save lead to sheet. Ще виждате червен предупредителен знак, докато не се конфигурира. Свържете своя Google акаунт, изберете файла и таба leads. n8n ще смени режима на Mapping Column Mode на Map Each Column Manually: настройте на Map Automatically и съвпадайте по Response ID. После отворете E-mail the new lead, свържете Gmail акаунта и въведете адреса си в To.

  4. Случай B: отворете Create or update contact и свържете HubSpot акаунта си.

  5. Отворете Survio Webhook, копирайте Production URL в Survio (стъпка 4) и натиснете Публикувай.

n8n workflow menu with Import and From file

Тествайте край до край

  1. Отворете уебсайта си, попълнете pop-up формата и я изпратете.

  2. Случай А: проверете дали на таб leads се е появил нов ред със статус New и дали сте получили имейл. Отговорете и вижте дали адресът на отговор е този на lead-а.

  3. Случай B: отворете HubSpot и вижте дали контактът е там с етап Lead и Вашата заявка в Message.

  4. Прегледайте таб Executions в n8n; всички доставки с данни са видими там.

Отстраняване на проблеми

Симптом

Причина

Решение

Нищо не пристига в n8n

Въведен е Test URL в Survio или процесът не е публикуван

Копирайте Production URL в Survio и кликнете Публикувай

Survio не приема webhook URL от самостоятелно хостван n8n

n8n показва вътрешен адрес вместо публичен

Настройте WEBHOOK_URL на публичния https адрес и копирайте URL отново

"Listen for test event" не показва нищо въпреки изпратена форма

Survio изпраща на Production URL, слушането е на Test URL

Прегледайте таб Executions вместо това

Промяната Ви няма ефект

Процесът е публикуван, но промяната не е (бутон Публикувай показва точка)

Кликнете Публикувай отново

Колона остава празна и се появява нова колона в края на sheet-а

Името на полето в Prepare lead не съвпада точно с името на колоната

Преименувайте полето да съвпада, после изтрийте допълнителната колона

Lead-ът се появява два пъти

Зададена е операция Append Row или няма избрана клавиша на съвпадение

Използвайте Append or Update Row и съвпадайте по Response ID

Reply отива към Вас, не към lead-a

Send Replies To не е зададен в Gmail node

Добавете Send Replies To с имейла на lead-а

Team size се показва като дата

Google Sheets чете 2-10 като дата

В Save lead to sheet настройте Cell Format на Let n8n format

Липсва имейлът

Чете се от data.email

Вземете имейла от отговора на въпроса за имейл

Create or update contact не работи

Имейлът липсва, е невалиден или e изтекла връзката към HubSpot

Направете въпроса за имейл задължителен и свържете отново HubSpot във node-а

Survio изключи webhook

Webhook URL не е работил 5 поредни дни

Поправете причината и активирайте webhook отново в Survio

Полезно да знаете

  • Survio изпраща само попълнени отговори, по едно съобщение на отговор за секунди. Формуляр, който е затворен по средата, не се изпраща.

  • Не се изпращат отговори от преди съществуващия webhook или когато той е бил на пауза.

  • Неуспешна доставка се повтаря до 8 пъти за 27 часа, като всеки опит чака до 30 секунди за отговор. Съвпадайки по Response ID, дубликатите се избягват.

  • Ако доставките се провалят 5 дни подред, Survio изключва webhook и трябва отново да го активирате.

  • Поставянето на пауза пази мястото на webhook; изтриването е окончателно.

  • Survio не пази история на доставките в приложението. Tab-ът Executions в n8n е Вашият журнал.

  • Изпращането на отговори към webhooks не изразходва допълнителни отговори от Вашия план.

Предпочитате ние да го настроим? На страницата Webhooks в Survio кликнете Get expert setup, опишете случая си и нашият екип ще го изгради, тества и ще Ви даде работещ webhook.

Свързани статии
Това отговори ли на въпроса ви?