Ana içeriğe geç

Büyüme – Her potansiyel müşteri anında CRM’inize ulaşsın: Survio demo taleplerini tabloya veya HubSpot’a aktarın

Bir Survio anket formunu potansiyel müşteri kazanım kanalına dönüştürün: Her demo talebi, Google Sheets’te yeni bir satır olarak kaydedilir ve size bir e-posta iletilir veya HubSpot’ta yeni bir kişi olarak eklenir.

Yazar: Success Team Survio

Hangi senaryo sizin için uygun?

Senaryo A – pratik ve herkes için: Her demo talebi, CRM olarak kullandığınız bir Google Sheets tablosuna eklenir ve size e-posta bildirimi gelir.

Senaryo B – CRM kullanan ekipler için: Her demo talebi, doğrudan HubSpot’ta potansiyel müşteri olarak kaydedilir ve satış ekibiniz için hazır olur.

Bir ziyaretçi demo talep anket formunuzu doldurduğunda, birkaç saniye içinde potansiyel müşteri verisi CRM’inize ulaşır. Küçük işletmeler için bir talep, tabloda yeni bir satır ve yanıt verebileceğiniz bir e-posta oluşturur; satış ekipleri için ise HubSpot’ta doğrudan yeni bir kişi kaydı sağlanır. Hangi yöntemi kullanırsanız kullanın, potansiyel müşteriniz hâlâ web sitenizdeyken iletişime geçmiş olursunuz.
​

Senaryo A için örnek e-posta bildirimi aşağıda:
​

New demo request e-mail in Gmail


​

Senaryo B’de ise HubSpot’ta oluşan yeni kişi kaydı:
​

HubSpot contact created from a demo request: lifecycle stage Lead and the request in Message

Sistem nasıl çalışır. Survio, tamamlanan her yanıtı belirttiğiniz webhook URL’sine iletir. Bir otomasyon aracı (bu rehberde n8n kullanıyoruz), yanıtı alıp potansiyel müşteriyi çalıştığınız platforma yazar. Gönderimi Survio başlatır, devamını n8n yönetir.

Survio'da webhooks özelliğini ilk kez mi kullanıyorsunuz? Önce Webhooks: yanıtları diğer araçlarınıza gerçek zamanlı gönderin makalesini inceleyin, ardından buraya dönebilirsiniz.
​

Ne oluşturacaksınız

Her iki senaryo da aynı başlar: web sitenizde kısa bir demo talep formu, bir webhook ile n8n'ye iletilir.

Kısa özet

Senaryo A: CRM olarak tablo

Senaryo B: HubSpot

Sonuç

Her talep, Google Sheets’te durum sütunlu bir satır olur ve size e-posta gelir

Her talep, HubSpot CRM’de satış ekibiniz için hazır bir yeni kişi olarak eklenir

Kullanılan araçlar

Survio, n8n, Google Sheets, Gmail

Survio, n8n, HubSpot

En uygun kullanım

Potansiyel müşterileri kendisi takip eden küçük işletmeler

Halihazırda HubSpot kullanan satış ekipleri için

Başlamadan önce

  • Survio’da ücretli bir plan sahibi olunmalı. Webhooks Free planda mevcut değildir ve her plan, anket başına belirli sayıda webhook sağlar (ayrıntılar için webhooks makalesine bakın).

  • Bir n8n hesabı, n8n Cloud veya kendi sunucunuzda n8n gereklidir.

  • Senaryo A için: Google Sheets ve Gmail’e erişimi olan bir Google hesabı. Senaryo B için: bir HubSpot hesabı gerekir.

Bu rehberde, örnek demo talep anket formunda şu alanlar vardır: ad, iş e-posta adresi (bir e-posta sorusu), şirket, ekip büyüklüğü (bir tek seçenekli soru) ve isteğe bağlı olarak “Demoda ne görmek istersiniz?”. Formunuz farklı olabilir; kendi sorularınızı Senaryo A veya Senaryo B’ye göre eşleyebilirsiniz.
​

1. adım – Formu web sitenize ekleyin

  1. Anketinizi açın, Yanıtları al bölümüne gidin ve Web’de seçeneğini seçin.

  2. Açılır pencereyi seçin ve ne zaman görüneceğini belirleyin. Kısa anket formları için, Karşılama sayfasını gizle seçeneğini etkinleştirirseniz, ziyaretçiler doğrudan ilk Soruya başlar.

  3. Web sitesine yerleştire tıklayın ve verilen kodu sitenize yapıştırın.

Pop-up window settings for the survey in Survio
Embed code for the pop-up window

Bir düğme veya kenar çubuğu gibi daha fazla seçenek için Bir anketi web sitenize yerleştirin makalesine göz atabilirsiniz.
​

2. adım – Yalnızca Senaryo A: potansiyel müşteri tablosunu hazırlayın

  1. Yeni bir Google Sheets dosyası oluşturun ve ilk sekmenin adını leads olarak değiştirin.

  2. Satır 1’e şu sütun başlıklarını yazın: Response ID, Received, Name, E-mail, Company, Team size, What they want to see, Status ve Language.

  3. Status sütununun başlığı altındaki hücreleri seçin, Ekle → Açılır menü seçin, Yeni, İletişime geçildi, Bitti seçeneklerini ekleyin (ek bir öğe için Başka bir öğe ekle kullanın) ve Bittiye tıklayın.

Tablonuz artık sade bir CRM işlevi görür. Yeni talepler otomatik olarak “Yeni” olarak eklenir. Bir müşteriyle görüştüğünüzde “İletişime geçildi” olarak işaretleyin, işlem bittiğinde ise “Bitti” seçin. Cevapsız talepleri görmek için durum sütununda filtre uygulayabilirsiniz.

3. adım – n8n’de webhook oluşturun

  1. n8n’de yeni bir iş akışı oluşturup bir Webhook düğümü tetikleyici olarak ekleyin.

  2. HTTP Method olarak POSTu seçin.

  3. Production URL sekmesine geçip adresi kopyalayın.

  4. Yayınlaya tıklayın. Üretim adresi yalnızca akış yayımlandıktan sonra teslimat alır.

n8n Webhook node with HTTP Method POST and the Production URL tab
Published button in the n8n editor

Test URL yerine mutlaka Production URL kullanın. Test URL’si, editör test eventi beklerken aktiftir; sonrasında Survio’nun teslimatı başarısız olur. Survio başarısız denemeleri yaklaşık bir gün tekrar eder ve 5 gün boyunca teslim olmazsa webhook'u devre dışı bırakır.

4. adım – Anketi Survio’da bağlayın

  1. Anketinizi açıp Yanıtları al bölümüne gidin.

  2. Sol menüde Otomasyonlar & Entegrasyonlar altından Webhooks'u seçin ve + Webhook ekleye tıklayın.

  3. n8n Production URL adresini Webhook URL alanına yapıştırıp Webhook’u kaydete tıklayın. Webhook hemen aktif olur.

Add a webhook dialog in Survio with the n8n Production URL filled in
Saved webhook in Survio, switched on


​

5. adım – Deneme talebini gönderin ve soru kimliklerinizi bulun

  1. Formunuzu normal bağlantısından doldurun ve gönderin. Survio sadece tamamlanan yanıtları gönderir, bu yüzden sona kadar ilerleyin.

  2. n8n’de Yürütmeler sekmesine girin. Yanıt birkaç saniye içinde gelir.

  3. Yürütmeyi açıp Webhook adımına tıklayın. body, ardından data ve answers kısımlarını genişletin. Her cevabın question.id, label ve answer içerdiğini göreceksiniz.

  4. Her sorunun id’sini not alın. Pin seçeneğiyle aynı yanıtı tekrar kullanabilirsiniz.

Webhook node output in n8n with a demo request

Yanıtları her zaman soru id’siyle eşleştirin. Yanıtlar liste olarak gelir, ancak yeni bir soru ekleyince sıradaki pozisyonlar kayar. Soru id’si değişmez.

Potansiyel müşterinin e-posta adresi yanıtlarda yer alır. data.email kullanmayın; e-posta bir e-posta sorusundan geliyorsa bu alan boş kalır. Doğru adres, ilgili sorunun cevabında bulunur.

Senaryo A – CRM olarak tablo ve e-posta bildirimi

Akış üç adımdan oluşur: Potansiyel müşteri hazırla yanıtları ayıklar, Potansiyel müşteriyi tabloya kaydet satırı ekler ve Yeni potansiyeli e-posta ile bildir sizi haberdar eder.
​

Potansiyel müşteri hazırla

  1. Webhook adımından hemen sonra bir Alanları düzenle (Set) düğümü ekleyip adına Potansiyel müşteri hazırla yazın.

  2. Ayarlanacak Alanlar altına listenizdeki her sütuna karşılık bir alan ekleyin ve türünü String bırakın. Alan adıyla başlık birebir aynı olmalı; değer kısmı karşıdaki ifadeyi içermeli.

  3. Adım 5’te bulduğunuz soru id’lerini ve Europe/Prague yerine kullandığınız saat dilimini düzenleyin.

Alan adı

Değer

Response ID

{{ $json.body.data.responseId }}

Received

{{ DateTime.fromISO($json.body.data.submitted).setZone('Europe/Prague').toFormat('yyyy-MM-dd HH:mm') }}

Name

{{ $json.body.data.answers.find(a => a.question.id === 90403243)?.answer ?? "" }}

E-mail

{{ $json.body.data.answers.find(a => a.question.id === 90403263)?.answer ?? "" }}

Company

{{ $json.body.data.answers.find(a => a.question.id === 90403245)?.answer ?? "" }}

Team size

{{ $json.body.data.answers.find(a => a.question.id === 90403247)?.answer?.labels?.[0] ?? "" }}

What they want to see

{{ $json.body.data.answers.find(a => a.question.id === 90403244)?.answer ?? "" }}

Status

New (düz metin, kod değil)

Language

{{ $json.body.data.langCode }}

Prepare lead node in n8n with Fields to Set

Potansiyel müşteriyi tabloya kaydedin

  1. Bir Google Sheets düğümü ekleyin, adını Potansiyel müşteriyi tabloya kaydet olarak belirleyin ve işlem olarak Satır ekle veya güncelle seçin.

  2. Google hesabınızı bağlayın, üzerinde çalışmak istediğiniz tablonuzu Belge altında ve leads sekmenizi Sayfa altında seçin.

  3. Sütun eşleme modunu Otomatik eşle ve Eşleşecek sütun olarak Response ID seçin.

  4. Seçeneklerde Hücre biçimini n8n biçimlendirsin olarak seçin. Aksi halde Google Sheets, 2-10 gibi yanıtları tarih olarak kaydedebilir.

Save lead to sheet node: Append or Update Row, Map Automatically, Column to match on Response ID

Neden ayrı bir Potansiyel müşteri hazırla adımı var? Farklı bir tablo veya sekme seçtiğinizde n8n, sütun eşlemelerini sıfırlar. Bu adımda verilerin ayrı toplanmasıyla hiçbir veri kaybınız olmaz.

Yeni potansiyeli e-posta ile bildirin

  1. Potansiyel müşteriyi tabloya kaydet adımından sonra bir Gmail düğümü ekleyin; adını Yeni potansiyeli e-posta ile bildir yapın, Mesaj ve Gönder seçin.

  2. Gmail hesabınızı bağlayın; Alıcı kısmına kendi adresinizi yazın.

  3. Konuya Yeni demo talebi: {{ $('Prepare lead').item.json.Name }} ({{ $('Prepare lead').item.json.Company }}) yazın.

  4. E-posta türü olarak HTML seçin ve Mesaj kısmına, örneğin e-posta adresi için {{ $('Prepare lead').item.json['E-mail'] }} olmak üzere, talep ayrıntılarını ekleyin.

  5. Seçeneklerde Cevaplar buraya gitsin alanına {{ $('Prepare lead').item.json['E-mail'] }} girin ki yanıt doğrudan müşteriyle iletilsin, n8n Atfını ekleyi kapatın.

Gmail node E-mail the new lead with To, Subject, Message and Send Replies To

Her değişiklik sonrası Yayınlaya tıklamayı unutmayın. Değişiklikler ancak yeniden yayımlandıktan sonra aktif olur.

n8n workflow: Survio Webhook, Prepare lead, Save lead to sheet, E-mail the new lead

Yeni bir talep gönderebilirsiniz – tablonuzda “Yeni” durumu ile bir satır oluşur ve makalenin başında gösterilen e-posta size ulaşır.

The leads tab in Google Sheets with a Status dropdown


​

Senaryo B – Her demo talebini HubSpot’a gönderin

Bu senaryoda potansiyel müşteri doğrudan HubSpot CRM’e Lead yaşam döngü aşamasında yeni bir kişi olarak eklenir; satış ekibiniz talepleri kendi sistemi üzerinden takip eder. Akışta iki adım vardır: Potansiyel müşteri hazırla ve Kişi oluştur veya güncelle.

Potansiyel müşteri hazırla

Webhook sonrasına bir Alanları düzenle (Set) düğümü ekleyip Potansiyel müşteri hazırla olarak yeniden adlandırın. Kendi soru id’lerinizle doldurun.

Alan adı

Değer

E-mail

{{ $json.body.data.answers.find(a => a.question.id === 90403263)?.answer ?? "" }}

İlk ad

{{ ($json.body.data.answers.find(a => a.question.id === 90403243)?.answer ?? "").trim().split(" ")[0] }}

Soyad

{{ ($json.body.data.answers.find(a => a.question.id === 90403243)?.answer ?? "").trim().split(" ").slice(1).join(" ") }}

Şirket

{{ $json.body.data.answers.find(a => a.question.id === 90403245)?.answer ?? "" }}

Mesaj

Survio’dan demo talebi. Ekip büyüklüğü: {{ $json.body.data.answers.find(a => a.question.id === 90403247)?.answer?.labels?.[0] }}. Görmek istediği: {{ $json.body.data.answers.find(a => a.question.id === 90403244)?.answer }}

İlk ad ve soyadı tek bir sorudan ayrıştırılır. Formunuz ayrı sorular soruyorsa, her biri için ilgili soru id’siyle eşleştirin.
​

Kişi oluştur veya güncelle

  1. Bir HubSpot düğümü ekleyip Kişi oluştur veya güncelle olarak adlandırın, Kişi kaynağı ve Oluştur veya Güncelle işlemini seçin.

  2. HubSpot hesabınızı bağlayın.

  3. E-posta alanını {{ $json['E-mail'] }} olarak belirleyin. HubSpot aynı adrese sahip bir mevcut kişi bulursa bilgileri günceller, yoksa yeni biri olarak kayıt eder.

  4. Kişi Özellikleri altında Özellik ekle ile İlk ad, Soyad, Şirket adı ve Mesaj sahalarını ekleyin ve Yaşam döngüsü aşaması adı veya kimliği için Lead yazın.

HubSpot node Create or update contact with Email, contact properties and Lifecycle Stage Lead

Devreye almak için yine Yayınlaya tıklayın.

n8n workflow: Survio Webhook, Prepare lead, Create or update contact

Kişiler şirketlerle otomatik eşleşebilir. HubSpot, aynı e-posta alan adını kullanan bir şirket bulursa kişiyi buna bağlar ve şirket sorumlusu olarak atayabilir. İstenilen durumda budur; bir deneme ile kontrol edebilirsiniz.

Hazır iş akışını indirin

Adım 3 ve sonraki işlemler için elle kurulum yerine, hazır iş akışından başlayabilirsiniz. Makale eklerinden Senaryo A için survio-demo-requests-to-sheet-and-gmail.json, Senaryo B için survio-demo-requests-to-hubspot.json dosyasını indirin. Ardından:

  1. n8n’de boş bir iş akışı açın, üç noktadan İçe aktar ve ardından Dosyadan yükleyin.

  2. Potansiyel müşteri hazırla adımında kendi soru id’lerinizi ve (Senaryo A için) zaman diliminizi düzenleyin.

  3. Senaryo A için: Potansiyel müşteriyi tabloya kaydet adımına girin, Google hesabınızı bağlayıp tablo ve leads sekmesini seçin. n8n, Sütun eşleme modunu elle eşleştirmeye döndürürse tekrar Otomatik eşle seçin ve Eşleşecek sütun olarak Response ID ayarlayın. Yeni potansiyeli e-posta ile bildir adımında Gmail hesabınızı bağlayıp kendi e-posta adresinizi girin.

  4. Senaryo B için: Kişi oluştur veya güncelle adımı için HubSpot hesabınızı bağlayın.

  5. Survio Webhook adımından Production URL’yi kopyalayıp Survio’da ilgili alana yapıştırıp Yayınlaya tıklayın.

n8n workflow menu with Import and From file

Süreci baştan sona test edin

  1. Web sitenizi açıp açılır formu doldurun ve gönderin.

  2. Senaryo A: leads sekmesinde “Yeni” satır var mı, e-posta ulaşmış mı kontrol edin. Yanıtlayıp potansiyel müşteriye gittiğinden emin olun.

  3. Senaryo B: HubSpot’ta yeni kişi Lead aşamasında ve demo talebiniz Mesaj kısmında mı, bakın.

  4. n8n’de Yürütmeler sekmesinde her teslimat ve verisini görebilirsiniz.

Sorun giderme

Belirti

Olası neden

Çözüm

n8n’ye hiçbir şey gelmiyor

Survio’da Test URL kullanılmış ya da iş akışı yayımlanmamış

Production URL’yi Survio’ya yapıştırıp Yayınlaya tıklayın

Survio, self-hosted n8n’in webhook URL’sini kabul etmiyor

n8n dahili adres gösteriyor, herkese açık olanı değil

n8n’nin WEBHOOK_URL ayarına kamusal https adresi girin ve tekrar kopyalayın

"Test olayı dinle" sonrası sonuç yok

Survio Production URL’ye gönderiyor, n8n Test URL’yi dinliyor

Yürütmeler sekmesini kontrol edin

En son değişiklikler uygulanmadı

İş akışı yayımlanmadı (Yayınla butonunda nokta)

Yayınlaya yeniden tıklayın

Bir sütun boş kalıyor veya sonunda yeni sütun oluşuyor

Potansiyel müşteri hazırla adımındaki alan adı başlıkla tam eşleşmiyor

Alan adını başlıkla aynı yapın, fazla sütunu silin

Aynı potansiyel müşteri iki kere görüntüleniyor

İşlem “Satır ekle” ya da eşleşme sütunu yok

“Satır ekle veya güncelle”yi seçip ve Response ID ile eşleştirin

Yanıt size gidiyor, müşteriye değil

“Cevaplar buraya gitsin” ayarlanmamış

Alanı ekleyin ve müşterinin e-posta adresini belirtin

Ekip büyüklüğü tarih gibi görünüyor

Google Sheets 2-10’u tarih olarak algılıyor

Potansiyel müşteriyi tabloya kaydet adımında hücre biçimini n8n olarak ayarlayın

E-posta adresi eksik

data.email kullanılmış

Kendi e-posta sorunuzun yanıtından alın

Kişi oluştur/güncelle başarısız

E-posta eksik/hatalı veya HubSpot bağlantısı süresi dolmuş

E-posta sorusunu zorunlu yapın; HubSpot bağlantısını yenileyin

Survio’da webhook devre dışı

Webhook 5 gün boyunca başarısız

Sebebi giderin ve Survio’dan webhook'u tekrar açın

Bilinmesi gerekenler

  • Survio yalnızca tamamlanan yanıtları tek tek gönderir, yarıda bırakılan formlar aktarılmaz.

  • Geriye dönük hiçbir cevap gönderilmez: webhook kurulmadan önceki veya pasifken gelen yanıtlar aktarılmaz.

  • Başarısız teslimatlar yaklaşık 27 saat süresinde 8 kez tekrar edilir; her biri 30 saniye yanıt bekler. Response ID ile eşleştirme tekrar eden satır oluşmasını önler.

  • Teslimatlar 5 gün boyunca başarısız olursa, Survio webhook'u devre dışı bırakır; manuel olarak tekrar etkinleştirmeniz gerekir.

  • Bir webhook'u duraklatmak yuvasını korur; silmek kalıcıdır.

  • Survio uygulamada gönderim/geçmiş kaydı tutmaz. n8n’deki Yürütmeler sekmeniz kayıttır.

  • Webhooks ile yanıt aktarmak, planınızdaki ek yanıt kotasını azaltmaz.

Kurulumu bizim gerçekleştirmemizi ister misiniz? Survio’daki Webhooks sayfasından Uzman kurulum alın butonuna tıklayın, senaryonuzu yazın. Ekibimiz kurulumu test edip çalışan webhook'u size teslim eder.

İlgili Makaleler
Bu cevap sorunuzu yanıtladı mı?