Mετάβαση στο κύριο περιεχόμενο

Ανάπτυξη – κάθε lead φτάνει άμεσα στο CRM σας: στείλτε αιτήσεις επίδειξης Survio σε φύλλο ή στο HubSpot

Μετατρέψτε μια φόρμα Survio σε σωλήνα leads: κάθε αίτηση επίδειξης γίνεται γραμμή σε Google Sheet με e-mail προς εσάς ή νέα επαφή στο HubSpot. Οδηγός με n8n και έτοιμες ροές εργασίας.

Συντάχθηκε από: Success Team Survio

Ποια περίπτωση είναι κατάλληλη για εσάς;

Περίπτωση Α – απλή, για όλους: κάθε αίτηση επίδειξης καταχωρείται σε Google Sheet που χρησιμοποιείτε ως CRM και σας αποστέλλεται e-mail.

Περίπτωση Β – για ομάδες που χρησιμοποιούν CRM: κάθε αίτηση επίδειξης καταχωρείται ως lead στο HubSpot, έτοιμο για την ομάδα πωλήσεών σας.

Ένας επισκέπτης συμπληρώνει τη φόρμα αίτησης επίδειξης και μέσα σε λίγα δευτερόλεπτα το lead καταχωρείται στο CRM σας. Μια μικρή επιχείρηση λαμβάνει νέα γραμμή στο φύλλο leads και σχετικό e-mail· μια ομάδα πωλήσεων λαμβάνει νέα επαφή στο HubSpot. Σε κάθε περίπτωση, επικοινωνείτε με το lead ενώ βρίσκεται ακόμη στον ιστότοπό σας.
​

Αυτό είναι το e-mail που θα λάβετε για κάθε νέα αίτηση επίδειξης στην Περίπτωση Α:
​

New demo request e-mail in Gmail


​

Και αυτή είναι η νέα επαφή στο HubSpot στη Περίπτωση Β:
​

HubSpot contact created from a demo request: lifecycle stage Lead and the request in Message

Πώς λειτουργεί. Η Survio στέλνει κάθε ολοκληρωμένη απάντηση σε URL webhook. Ένα εργαλείο αυτοματοποίησης (εδώ το n8n) τη λαμβάνει και καταχωρεί το lead εκεί όπου εργάζεστε. Η Survio εκτελεί την αποστολή, το n8n αναλαμβάνει τα υπόλοιπα.

Νέοι στα webhooks στη Survio; Ξεκινήστε με το Webhooks: στείλτε απαντήσεις στα άλλα εργαλεία σας σε πραγματικό χρόνο, έπειτα επιστρέψτε εδώ.
​

Τι θα φτιάξετε

Και οι δύο περιπτώσεις ξεκινούν ως εξής: μια σύντομη φόρμα αίτησης επίδειξης στον ιστότοπό σας, που στέλνεται στο n8n μέσω webhook.

Συνοπτικά

Περίπτωση Α: φύλλο ως CRM

Περίπτωση Β: HubSpot

Αποτέλεσμα

Κάθε αίτηση καταγράφεται ως γραμμή σε Google Sheet με στήλη Κατάστασης και λαμβάνετε e-mail

Κάθε αίτηση είναι νέα επαφή σε HubSpot CRM, έτοιμη για την ομάδα πωλήσεών σας

Εργαλεία

Survio, n8n, Google Sheets, Gmail

Survio, n8n, HubSpot

Ιδανικό για

Μικρή επιχείρηση που διαχειρίζεται leads μόνη της

Ομάδα πωλήσεων που ήδη χρησιμοποιεί το HubSpot

Πριν ξεκινήσετε

  • Έρευνα Survio σε επί πληρωμή πλάνο. Τα Webhooks δεν διατίθενται στο Free πλάνο και κάθε πλάνο ορίζει συγκεκριμένο αριθμό webhooks ανά έρευνα (δείτε το άρθρο για webhooks).

  • Λογαριασμό n8n, n8n Cloud ή self-hosted.

  • Περίπτωση Α: λογαριασμό Google για Google Sheets και Gmail. Περίπτωση Β: λογαριασμό HubSpot.

Σε αυτόν τον οδηγό χρησιμοποιείται σύντομη φόρμα αίτησης επίδειξης: όνομα, επαγγελματικό email (ως ερώτηση email), εταιρεία, μέγεθος ομάδας (ως ερώτηση επιλογής) και προαιρετικά "Τι θα θέλατε να δείτε στην επίδειξη;". Η φόρμα σας μπορεί να διαφέρει· χαρτογραφήστε τις δικές σας ερωτήσεις στην Περίπτωση Α ή Β.
​

Βήμα 1 — Προσθέστε τη φόρμα στον ιστότοπό σας

  1. Ανοίξτε την έρευνα και μεταβείτε στο Λάβετε απαντήσεις, επιλέξτε Στο διαδίκτυο.

  2. Επιλέξτε Αναδυόμενο παράθυρο και ρυθμίστε πότε θα εμφανίζεται. Για σύντομη φόρμα, ενεργοποιήστε το Απόκρυψη της σελίδας καλωσορίσματος ώστε οι επισκέπτες να ξεκινούν από την πρώτη ερώτηση.

  3. Πατήστε Ενσωμάτωση σε ιστότοπο και επικολλήστε τον κώδικα στον ιστότοπό σας.

Pop-up window settings for the survey in Survio
Embed code for the pop-up window

Περισσότερες επιλογές, όπως κουμπί ή widget στο πλάι, δείτε στο Ενσωμάτωση έρευνας στον ιστότοπό σας.
​

Βήμα 2 — Μόνο για Περίπτωση Α: προετοιμασία φύλλου leads

  1. Δημιουργήστε νέο Google Sheet και μετονομάστε το πρώτο tab σε leads.

  2. Στη γραμμή 1 γράψτε τις επικεφαλίδες: Response ID, Received, Name, E-mail, Company, Team size, What they want to see, Status και Language.

  3. Επιλέξτε τα κελιά της στήλης Status, επιλέξτε Εισαγωγή → Αναπτυσσόμενο μενού, προσθέστε τιμές New, Contacted και Done (με Προσθήκη άλλου στοιχείου) και πατήστε Τέλος.

Το φύλλο σας είναι τώρα απλό CRM. Τα νέα leads καταγράφονται ως New. Όταν καλέσετε ή απαντήσετε, μετακινήστε στο Contacted και σε Done όταν κλείσει ή χαθεί. Φιλτράρετε τη στήλη Status για να δείτε ποια χρειάζονται απάντηση.

Βήμα 3 — Δημιουργία webhook στο n8n

  1. Στο n8n δημιουργήστε νέο workflow και προσθέστε κόμβο Webhook ως trigger.

  2. Ορίστε HTTP Method σε POST.

  3. Μεταβείτε στο tab Production URL και αντιγράψτε τη διεύθυνση.

  4. Πατήστε Δημοσίευση. Το Production URL δέχεται αποστολές μόνο όταν το workflow είναι published.

n8n Webhook node with HTTP Method POST and the Production URL tab
Published button in the n8n editor

Να χρησιμοποιείτε το Production URL, όχι το Test URL. Το Test URL ακούει μόνο όσο είστε στον editor, έπειτα οι αποστολές της Survio αποτυγχάνουν. Η Survio ξαναπροσπαθεί περίπου για μία μέρα, και μετά από 5 μέρες αποτυχιών το webhook απενεργοποιείται.

Βήμα 4 — Συνδέστε την έρευνα στη Survio

  1. Ανοίξτε την έρευνα και μεταβείτε στο Λάβετε απαντήσεις.

  2. Στην αριστερή πλαϊνή στήλη κάτω από Αυτοματισμοί & ενσωματώσεις, επιλέξτε Webhooks και πατήστε + Προσθήκη webhook.

  3. Επικολλήστε τη διεύθυνση Production URL του n8n στο Webhook URL και πατήστε Αποθήκευση webhook. Το webhook ενεργοποιείται αμέσως.

Add a webhook dialog in Survio with the n8n Production URL filled in
Saved webhook in Survio, switched on


​

Βήμα 5 — Στείλτε δοκιμαστική αίτηση και βρείτε τα ids των ερωτήσεων

  1. Συμπληρώστε τη φόρμα από τον κανονικό της σύνδεσμο και υποβάλετέ τη. Η Survio στέλνει μόνο ολοκληρωμένες απαντήσεις. Πατήστε μέχρι το τέλος.

  2. Στο n8n, ανοίξτε το tab Εκτελέσεις. Η αποστολή φτάνει μέσα σε λίγα δευτερόλεπτα.

  3. Ανοίξτε το execution και πατήστε τον κόμβο Webhook. Ανοίξτε body, μετά data, μετά answers. Κάθε απάντηση δείχνει το question.id, το label και το answer.

  4. Σημειώστε τα ids κάθε ερώτησης. Μπορείτε να πατήσετε Pin για να συνεχίσετε δοκιμές χωρίς να συμπληρώσετε ξανά τη φόρμα.

Webhook node output in n8n with a demo request

Επιλέγετε απαντήσεις με id ερώτησης. Οι απαντήσεις έρχονται ως λίστα. Αν προσθέσετε ερώτηση αργότερα, οι θέσεις αλλάζουν. Τα ids δεν αλλάζουν.

Το e-mail του lead είναι στις απαντήσεις. Μην χρησιμοποιείτε το data.email: παραμένει κενό όταν το e-mail προέρχεται από ερώτηση e-mail. Διαβάστε το από την απάντηση στην ερώτηση e-mail.

Περίπτωση Α — Φύλλο ως CRM και e-mail

Η ροή έχει τρία στάδια μετά το webhook: Prepare lead που παίρνει τις απαντήσεις, Save lead to sheet προσθέτει τη γραμμή και E-mail the new lead σας ενημερώνει.
​

Prepare lead

  1. Προσθέστε κόμβο Edit Fields (Set) μετά το Webhook node και μετονομάστε τον Prepare lead.

  2. Στο Fields to Set, βάλτε ένα πεδίο ανά στήλη του φύλλου σας, κρατώντας το type String. Τα ονόματα να ταιριάζουν ακριβώς με τα headers της στήλης, και η τιμή να είναι η παρακάτω έκφραση.

  3. Αντικαταστήστε τα ids (πχ 90403243) με τα δικά σας και Europe/Prague με τη ζώνη ώρας σας.

Όνομα πεδίου

Τιμή

Response ID

{{ $json.body.data.responseId }}

Received

{{ DateTime.fromISO($json.body.data.submitted).setZone('Europe/Prague').toFormat('yyyy-MM-dd HH:mm') }}

Name

{{ $json.body.data.answers.find(a => a.question.id === 90403243)?.answer ?? "" }}

E-mail

{{ $json.body.data.answers.find(a => a.question.id === 90403263)?.answer ?? "" }}

Company

{{ $json.body.data.answers.find(a => a.question.id === 90403245)?.answer ?? "" }}

Team size

{{ $json.body.data.answers.find(a => a.question.id === 90403247)?.answer?.labels?.[0] ?? "" }}

What they want to see

{{ $json.body.data.answers.find(a => a.question.id === 90403244)?.answer ?? "" }}

Status

New (απλό κείμενο, όχι έκφραση)

Language

{{ $json.body.data.langCode }}

Prepare lead node in n8n with Fields to Set

Save lead to sheet

  1. Προσθέστε κόμβο Google Sheets μετά το Prepare lead, μετονομάστε τον Save lead to sheet και επιλέξτε Append or Update Row.

  2. Συνδέστε τον Google λογαριασμό σας, επιλέξτε το spreadsheet στο Document και το tab leads στο Sheet.

  3. Ορίστε Mapping Column Mode σε Map Automatically και Column to match on σε Response ID.

  4. Στις Options προσθέστε Cell Format και επιλέξτε Let n8n format. Αλλιώς το Google Sheets μετατρέπει τιμές όπως 2-10 σε ημερομηνίες.

Save lead to sheet node: Append or Update Row, Map Automatically, Column to match on Response ID

Γιατί ξεχωριστό Prepare lead; Αν αλλάξετε spreadsheet ή tab στον κόμβο Google Sheets, το n8n διαγράφει τη χαρτογράφηση στηλών που έχετε στο node. Με τα expressions στο Prepare lead, δεν χάνετε δεδομένα.

E-mail the new lead

  1. Προσθέστε κόμβο Gmail μετά το Save lead to sheet, μετονομάστε τον E-mail the new lead, και επιλέξτε Message και Send.

  2. Συνδέστε τον Gmail λογαριασμό σας και βάλτε τη διεύθυνσή σας στο To.

  3. Ορίστε Subject ως New demo request: {{ $('Prepare lead').item.json.Name }} ({{ $('Prepare lead').item.json.Company }}).

  4. Ορίστε Email Type σε HTML και γράψτε το Message με τα στοιχεία του lead, π.χ. {{ $('Prepare lead').item.json['E-mail'] }} για το e-mail.

  5. Στις Options, προσθέστε Send Replies To με {{ $('Prepare lead').item.json['E-mail'] }}, ώστε το Reply να πηγαίνει απευθείας στον lead, και απενεργοποιήστε το Append n8n Attribution.

Gmail node E-mail the new lead with To, Subject, Message and Send Replies To

Πατήστε ξανά Δημοσίευση. Οι αλλαγές ισχύουν μόνο όταν το επαναδημοσιεύσετε.

n8n workflow: Survio Webhook, Prepare lead, Save lead to sheet, E-mail the new lead

Στείλτε και άλλη αίτηση. Θα δείτε νέα γραμμή με status New στο φύλλο, και θα φτάσει το e-mail.

The leads tab in Google Sheets with a Status dropdown


​

Περίπτωση Β — Αποστολή αιτήσεων επίδειξης στο HubSpot

Εδώ το lead καταχωρείται στο HubSpot CRM ως επαφή με στάδιο Lead, ώστε η ομάδα πωλήσεών σας να το παραλάβει εκεί όπου εργάζεται. Η ροή έχει τα βήματα Prepare lead και Create or update contact.

Prepare lead

Προσθέστε κόμβο Edit Fields (Set) μετά το Webhook node, μετονομάστε τον σε Prepare lead και προσθέστε τα εξής String fields. Αντικαταστήστε τα question ids με τα δικά σας.

Όνομα πεδίου

Τιμή

E-mail

{{ $json.body.data.answers.find(a => a.question.id === 90403263)?.answer ?? "" }}

First name

{{ ($json.body.data.answers.find(a => a.question.id === 90403243)?.answer ?? "").trim().split(" ")[0] }}

Last name

{{ ($json.body.data.answers.find(a => a.question.id === 90403243)?.answer ?? "").trim().split(" ").slice(1).join(" ") }}

Company

{{ $json.body.data.answers.find(a => a.question.id === 90403245)?.answer ?? "" }}

Message

Demo request from Survio. Team size: {{ $json.body.data.answers.find(a => a.question.id === 90403247)?.answer?.labels?.[0] }}. Wants to see: {{ $json.body.data.answers.find(a => a.question.id === 90403244)?.answer }}

Τα First name και Last name χωρίζονται από το ίδιο πεδίο ονόματος. Αν έχετε χωριστά πεδία, διαλέξτε την κάθε απάντηση με τα δικά της ids.
​

Create or update contact

  1. Προσθέστε κόμβο HubSpot μετά το Prepare lead, μετονομάστε τον Create or update contact και επιλέξτε Contact και Create or Update.

  2. Συνδέστε το HubSpot account σας.

  3. Στο Email βάλτε {{ $json['E-mail'] }}. Το HubSpot χρησιμοποιεί το e-mail για να βρει υπάρχουσα επαφή, για να μην κάνετε διπλοεγγραφή.

  4. Στο Contact Properties, προσθέστε First Name, Last Name, Company Name και Message από το Prepare lead, και ορίστε Lifecycle Stage Name or ID σε Lead.

HubSpot node Create or update contact with Email, contact properties and Lifecycle Stage Lead

Πατήστε ξανά Δημοσίευση.

n8n workflow: Survio Webhook, Prepare lead, Create or update contact

Η επαφή μπορεί να συνδεθεί με εταιρεία αυτόματα. Αν το HubSpot βρει εταιρεία με ίδιο domain e-mail, συνδέει αυτόματα την επαφή και ο ιδιοκτήτης μπορεί να περάσει από την εταιρεία στην επαφή. Ελέγξτε το με μια δοκιμή.

Λάβετε την έτοιμη ροή

Αν δεν θέλετε να στήσετε μόνοι σας τα βήματα 3 και το case σας, ξεκινήστε από έτοιμη ροή. Κατεβάστε το αρχείο για την περίπτωσή σας στα attachments στο τέλος του άρθρου: survio-demo-requests-to-sheet-and-gmail.json για Περίπτωση Α ή survio-demo-requests-to-hubspot.json για Περίπτωση Β. Έπειτα:

  1. Στο n8n δημιουργήστε άδεια ροή, ανοίξτε το μενού (τρεις τελείες) δίπλα στο όνομα και πατήστε Εισαγωγή, μετά Από αρχείο. Επιλέξτε το κατεβασμένο αρχείο.

  2. Ανοίξτε το Prepare lead και αλλάξτε τα ids ερωτήσεων στα δικά σας. Στην Περίπτωση Α αλλάξτε και τη ζώνη ώρας.

  3. Περίπτωση Α: ανοίξτε το Save lead to sheet. Θα δείτε κόκκινη ένδειξη έως ότου ρυθμιστεί. Συνδέστε Google, επιλέξτε spreadsheet και tab leads. Το n8n αλλάζει μενού Mapping Column Mode σε Map Each Column Manually: βάλτε πάλι Map Automatically και στο Column to match on το Response ID. Τέλος ανοίξτε το E-mail the new lead, συνδέστε Gmail και ορίστε τη διεύθυνσή σας στο To.

  4. Περίπτωση Β: ανοίξτε το Create or update contact και συνδέστε τον λογαριασμό HubSpot.

  5. Ανοίξτε το Survio Webhook, αντιγράψτε το Production URL στη Survio (Βήμα 4) και πατήστε Δημοσίευση.

n8n workflow menu with Import and From file

Δοκιμάστε από άκρη σε άκρη

  1. Ανοίξτε τον ιστότοπό σας, συμπληρώστε και υποβάλετε τη φόρμα.

  2. Περίπτωση Α: δείτε ότι μια γραμμή με status New εμφανίζεται στο tab leads και έρχεται το e-mail. Απαντήστε και ελέγξτε αν το reply φτάνει στο lead.

  3. Περίπτωση Β: ελέγξτε στο HubSpot να εμφανιστεί επαφή με stage Lead και το μήνυμα σας.

  4. Ανοίξτε το tab Εκτελέσεις στο n8n. Όλες οι παραδόσεις και τα δεδομένα υπάρχουν εκεί.

Αντιμετώπιση προβλημάτων

Σύμπτωμα

Αιτία

Λύση

Δεν φτάνει τίποτα στο n8n

Έχετε βάλει το Test URL στη Survio ή το workflow δεν έχει δημοσιευτεί

Βάλτε το Production URL στη Survio και πατήστε Δημοσίευση

Η Survio δεν αποθηκεύει το webhook URL από self-hosted n8n

Το n8n εμφανίζει εσωτερικό url αντί για δημόσιο

Ορίστε το WEBHOOK_URL στο n8n στη δημόσια https διεύθυνση και αντιγράψτε το ξανά

"Listen for test event" δεν δείχνει τίποτα αν και η φόρμα υποβλήθηκε

Η Survio στέλνει στο Production URL, το listen ακούει δοκιμές στο Test URL

Δείτε το tab Εκτελέσεις

Η τελευταία αλλαγή δεν εφαρμόζεται

Το workflow έχει δημοσιευθεί αλλά δεν άλλαξε (κουμπί με ένδειξη)

Πατήστε ξανά Δημοσίευση

Μια στήλη μένει κενή και εμφανίζεται νέα στο τέλος του φύλλου

Το όνομα στο Prepare lead δεν ταιριάζει με το header της στήλης

Μετονομάστε το field ώστε να ταιριάζει και διαγράψτε την επιπλέον στήλη

Το lead φαίνεται δύο φορές

Είναι επιλεγμένο Append Row ή δεν υπάρχει στήλη ταύτισης

Επιλέξτε Append or Update Row και ταύτιση στο Response ID

Το Reply πηγαίνει σε εσάς αντί στον lead

Δεν ορίστηκε το Send Replies To στον Gmail node

Προσθέστε Send Replies To με το e-mail του lead

Team size φαίνεται ως ημερομηνία

Το Google Sheets μετατρέπει 2-10 σε ημερομηνία

Στο Save lead to sheet, ορίστε Cell Format σε Let n8n format

Το e-mail λείπει

Διαβάσατε από data.email

Πάρτε το από την απάντηση στην ερώτηση e-mail

Create or update contact αποτυγχάνει

Το e-mail είναι κενό/άκυρο ή η σύνδεση HubSpot έχει λήξει

Κάντε το πεδίο e-mail υποχρεωτικό και συνδέστε ξανά το HubSpot

Η Survio απενεργοποίησε το webhook

Το webhook URL απέτυχε για 5 μέρες

Διορθώστε την αιτία και ενεργοποιήστε ξανά το webhook στη Survio

Χρήσιμα

  • Η Survio στέλνει μόνο ολοκληρωμένες απαντήσεις, μία ανά αίτηση, μέσα σε δευτερόλεπτα. Αν ο επισκέπτης κλείσει ενδιάμεσα, δεν στέλνεται τίποτα.

  • Δεν στέλνονται παλιές απαντήσεις – μόνο από τη δημιουργία του webhook και μετά.

  • Σε αποτυχημένη παράδοση γίνεται retry ως 8 φορές για περίπου 27 ώρες. Με ταύτιση σε Response ID δεν υπάρχουν διπλά leads από επανάληψη.

  • Αν αποτύχει για 5 μέρες στη σειρά, η Survio απενεργοποιεί το webhook – ξαναενεργοποιείτε χειροκίνητα.

  • Το πάγωμα webhook κρατάει τη θέση του· η διαγραφή είναι οριστική.

  • Η Survio δεν κρατά ιστορικό παραδόσεων. Το tab Εκτελέσεις στο n8n είναι το λογιστικό σας αρχείο.

  • Η αποστολή απαντήσεων σε webhooks δεν καταναλώνει επιπλέον απαντήσεις από το πλάνο σας.

Θέλετε να το στήσουμε για εσάς; Στη σελίδα Webhooks στη Survio, πατήστε Λήψη επαγγελματικής ρύθμισης, πείτε μας τι χρειάζεστε και η ομάδα μας θα σας το παραδώσει έτοιμο, δοκιμασμένο, λειτουργικό.

Σχετικά άρθρα
Απαντήθηκε η ερώτησή σας;