Katra aptaujas atbilde ir kā neliels darbiņš. Kādam tas ir jāsaglabā, jāizlasa un jāizlemj, vai nepieciešama kāda rīcība. Sākumā to var paveikt ar rokām, bet ilgtermiņā tas nav praktiski – pietiek ar vienu atvaļinājumu, un sistēma sabrūk.
Šajā rakstā parādīsim, kā šos uzdevumus uzticēt automatizācijas platformai: tikko pienāk jauna atbilde, tā uzreiz tiek apstrādāta automātiski. Jums jāpieslēdz tikai vienreiz – pēc tam viss notiek pats no sevis.
👋 Programmēt nav jāprot. Šeit aprakstītie rīki ir veidoti cilvēkiem bez tehniskām zināšanām: vienkārši savienojiet jau sagatavotus blokus kā LEGO. Ja vēlaties, lai visu paveic mūsu speciālists, spiediet Iegūt ekspertu iestatīšanu savas aptaujas Webhooks lapā vai rakstiet uz techsupport@survio.com.
Kā tas darbojas: divi savienoti posmi
Automatizācija sastāv no divām daļām:
Webhook – Survio piegādes serviss. Tiklīdz kāds iesniedz jūsu aptauju, Survio nosūta pilnu atbildi uz jūsu izvēlēto adresi. Kā pievienot Webhook aprakstīts rakstā Webhooks: atbilžu sūtīšana uz jūsu citiem rīkiem reāllaikā.
Automatizācijas platforma – tā nosaka, kas notiek tālāk. Tādos rīkos kā n8n, Make un Zapier varat veidot savu darbplūsmu, piemēram: kad pienāk atbilde, saglabā šeit, pārbauda vērtējumu, nosūta ziņu. Programmēšana nav vajadzīga.
Šo elementu sadarbība nozīmē – katra atbilde iedarbina automatizētu, jums pielāgotu procesu, un nekas vairs nepaliek novārtā.
💡 Pietiek ar vienu Webhook. Nav jātaisa atsevišķs Webhook katram rīkam. Sūtiet atbildes uz automatizācijas platformu vienreiz – tālāk sistēma pati nodod datus jūsu izklājlapai, CRM vai komandas čatam. Īpaši ērti, ja plāns atļauj ierobežotu Webhook skaitu uz aptauju.
Kāpēc tas ir vērtīgi: uzstādi, un viss notiek automātiski
Lielākā daļa darbu ar atsauksmēm nav sarežģīti – tie vienkārši atkārtojas un ikdienas steigā šie uzdevumi bieži aizmirstas. Lūk, kā notiek abos variantos:
Kas uzlabojas, izmantojot automatizāciju
Nekas nepazūd. Katra atbilde tiek apstrādāta – arī tās, kas ienāk piektdienas vakarā vai brīvdienās.
Reaģējat ātrāk. Neapmierināts klients var saņemt atbildi jau tajā pašā dienā, kad vēl iespējams atrisināt situāciju.
Atbildes nonāk tur, kur komanda jau strādā. CRM, izklājlapās vai komandas čatā – nevis vēl vienā informācijas panelī, kas kādam jāatceras apskatīt.
Viss aug kopā ar jums. 20 atbilžu nedēļā vai 2000 – darbplūsma darīs to pašu bez papildu pūlēm.
1. darbplūsma: saglabājiet katru atbildi un saņemiet nedēļas AI kopsavilkumu
Vienkāršākā darbplūsma un lielisks pirmais projekts. Katra atbilde tiek saglabāta Google Sheets. Reizi nedēļā AI izskata visu, kas saņemts, un jums uz e-pastu atsūta īsu kopsavilkumu.
Kā tas strādā
Saglabāt. Katra atbilde kļūst par jaunu rindu Google Sheet jūsu diskā: viena rinda par katru atbildi ar datumu, vērtējumu un atbildēm.
Gaidīt pirmdienu. Otrā darbplūsma tiek uzstādīta palaisties pēc grafika, piemēram, katru pirmdienu 8:00. (Automatizācijas platformas var sākt darbplūsmu pēc taimera, ne tikai, kad ienāk jauni dati.)
Pārskatīt. Izvēlas iepriekšējās nedēļas rindas un nodod tās AI posmam, piemēram, ChatGPT, Claude vai Gemini, kas savienots ar jums. Jūs izvēlaties, kas jānoskaidro.
Sūtīt. Kopsavilkums tiek izsūtīts jums un komandai uz e-pastu.
Šādi var izskatīties šāds atskaites ziņojums:
Norādiet AI tikpat skaidri, kā kolēģim. Jo konkrētāka instrukcija, jo noderīgāks pārskats. Piemēram:
“Apkopojiet pagājušās nedēļas aptaujas atbildes piecos punktos. Norādiet trīs biežākās sūdzības un cik bieži tās parādās. Citējiet katru atbildi ar vērtējumu 2 vai zemāk un respondentā vārdu.”
2. darbplūsma: sūtiet atbildes uz CRM un sekojiet zemi novērtētiem klientiem
Jūsu CRM ir sistēma, kur glabājat klientu datus, piemēram, HubSpot, Pipedrive vai Salesforce. Šī darbplūsma pievieno katru atbildi pareizajam klienta profilam un pārliecinās, ka neapmierināts klients netiek aizmirsts.
Kā tas notiek
Pārbauda. Automatizācija nolasa vērtējumu un komentāru.
Saglabā CRM. Atrod klientu, parasti pēc e-pasta, un pievieno vērtējumu profilam. Visi, kas atver šo profilu, redz, kā klients jūtas.
Zems vērtējums? Izveidot uzdevumu. Ja vērtējums ir 0–6 (no 0 līdz 10), tiek izveidots uzdevums ar komentāru – uzticēts atbildīgajam par šo klientu.
Sazināties. Šī persona zvana vai raksta klientam, ideālā gadījumā 24 stundu laikā.
Augstus vērtējumus vienkārši pievieno – pārdošanas komanda redz apmierinātu klientu pirms nākamās sarunas.
Lai tas darbotos, nepieciešams zināt, kas ir klients. Jautājiet e-pastu aptaujā, sūtiet aptauju ar e-pasta uzaicinājumiem vai pievienojiet klienta ID aptaujas saites parametrā (skat. padomu 3 zemāk).
💡 Pārbaudiet pirms uzdevuma izveides. Ja klientam jau ir aktīvs uzdevums vai atbalsta saruna, pievienojiet jauno vērtējumu turpat, nevis veidojiet jaunu. Neviens nevēlas būt uzrunāts divreiz par to pašu jautājumu.
Vēl vairāk ideju, ko darīt ar katru vērtējumu, lasiet Ieslēdziet atgriezenisko saiti: automatizācija, CRM integrācija un brīdinājumi.
3. darbplūsma: atgriezeniskā saite pēc katra atbalsta zvana, piesaistīta pareizajam aģentam
Atbalsta komandai svarīgi zināt, kā katra saruna noritēja, un katram aģentam būt informētam par savu darbu. Pielietots triks: aģenta vārdu iekļauj aptaujas saites parametru galā.
Kā tas notiek
Zvans beidzas. Jūsu palīdzības vai telefona sistēma atzīmē sarunu kā pabeigtu – tas sāk darbplūsmu automatizācijas platformā.
Izsūta aptauju. Automatizācija nosūta klientam īsu atgriezeniskās saites aptauju uz e-pastu. Saites beigās ir aģenta vārds (
…?agent=petra), tas ir URL parametrs: papildu informācija, kas ceļo kopā ar saiti.Klients atbild. Pietiek ar diviem jautājumiem: “Cik apmierināts esat ar sniegto palīdzību?” un “Vai bija kas tāds, ko varam uzlabot?”
Atbilde tiek saņemta. Webhook piegādā atbildi, ieskaitot
agent=petra.Piesaista un kopīgo. Automatizācija pievieno rindu Petras rezultātu tabulai un paziņo par rezultātu komandai Slack vai Microsoft Teams čatā. Zemi vērtējumi var tikt pārsūtīti arī komandas vadītājam.
Pēc dažām nedēļām katrs aģents saņem taisnīgu priekšstatu par savu darbu – balstītu reālās klientu atbildēs, nevis tikai atsevišķos gadījumos, ko kāds atceras.
URL parametri pieejami Pro Business plānos.
Kā uzstādīt
Webhooks ir premium iespēja, pieejama no Mini un augstākiem plāniem. Webhook skaits uz aptauju atkarīgs no jūsu plāna.
Uzstādīšanas soļi teju visās platformās līdzīgi:
Izveidojiet darbplūsmu un sāciet ar Webhook trigeri. n8n gadījumā tas ir Webhook mezgls, Make – Custom webhook modulis, Zapier – Catch Hook trigeris no Webhooks by Zapier. Trigeris dos URL. Nokopējiet to.
Ievietojiet URL Survio. Atveriet mūsu aptauju, dodieties uz Saņemt atbildes → Webhooks, spiediet Pievienot Webhook, ievietojiet URL un saglabājiet. Pilnu instrukciju ar attēliem skatiet Webhooks rakstā.
Nosūtiet testa atbildi. Aizpildiet savu aptauju. Automatizācijas platforma tagad redz, kā izskatās reāla atbilde, un turpmākajos soļos varat izvēlēties vajadzīgās daļas (vērtējums, e-pasts, atbildes).
Pievienojiet soļus un aktivizējiet. Pievienojiet visu nepieciešamo (izklājlapu, CRM, Slack…), pārbaudiet visu darbplūsmu, pēc tam aktivizējiet.
Lietojat n8n? Webhook mezglam ir Testa URL un Produkcijas URL. Testa URL der tikai, kamēr rediģējat. Lai viss darbotos «dzīvajā», ievietojiet Produkcijas URL Survio un aktivizējiet darbplūsmu.
Padomi un triki
1. Sāciet ar vienu darbplūsmu
1. darbplūsma ir labs sākums: neko nevar sabojāt, un pirmdienās jau būs noderīgs rezultāts. Ja viss darbojas, nākamos darbplūsmu variantus varēsiet pievienot pēc dažām nedēļām.
2. Vienmēr testējiet ar savu atbildi
Iesniedziet atbildi paši un pārbaudiet, vai visa ķēde darbojas, kā paredzēts. To dariet katru reizi, kad tiek mainīta aptauja, jo jauns vai pārdēvēts jautājums maina arī atnākšos datus.
3. Pievienojiet noderīgus datus aptaujas saitei
Ar URL parametriem saitei var pievienot klienta ID, pasūtījuma numuru vai aģenta vārdu, piemēram, …?customer=4521&agent=petra. Tie nonāk pie katras atbildes, tāpēc automatizācija zina, kas atbildēja un par ko, neprasot respondentam.
4. Saglabājiet katras atbildes kopiju uzreiz
Pirmā soļa uzdevums – saglabājiet atbildi izklājlapā. Ja kas vēlāk noiet greizi, nekas nav pazaudēts.
Atbildes, kas pienāk, kamēr Webhook ir izslēgts vai dzēsts, nevar nosūtīt vēlreiz. Neizslēdziet Webhook tikai “uz brīdi”, kamēr darbplūsma nav pabeigta.
5. Uzstādiet paziņojumus par kļūdām
Automatizācijas platformas ļauj paziņot, ja darbplūsma pārtrūkst: n8n izmantojiet Error Trigger, Make ir kļūdu apstrādātāji, Zapier paziņo ar e-pasta palīdzību. Tā neveiksmīgas darbības nepazudīs nemanītas.
6. Cilvēcīgums jūtīgās situācijās
Lieciet automatizācijai saglabāt, kārtot, apkopot un brīdināt. Klientu sūdzības labāk risināt cilvēkam – automātiskas atvainošanās reti izdodas pārliecinošas.
7. Atcerieties atbilžu kvotu
Webhook piegādes skaitās jūsu plāna atbilžu kvotā. Ja tā ir izsmelta, piegādes tiek apturētas līdz nākamajam norēķinu periodam. Jūsu atbildes tik un tā saglabājas Survio.
8. Sūtiet tikai vajadzīgo katram rīkam
Ja atbildes sasaista ar personu (ar e-pasta vai klienta ID palīdzību), uzdodiet to aptaujā. Katram rīkam sūtiet tikai to, kas tiešām vajadzīgs.
Kur sākt
Izvēlieties aptauju, kas regulāri saņem atbildes.
Izvēlieties darbplūsmu, kas jūsu komandai ietaupīs visvairāk laika.
Izveidojiet Webhook trigeri automatizācijas platformā un pievienojiet Webhook Survio.
Nosūtiet testa atbildi un pārbaudiet katru soli.
Ieslēdziet un pēc nedēļas skatiet rezultātus.
🙌 Vēlaties, lai visu izveidojam mēs? Spiediet Iegūt ekspertu iestatīšanu Webhooks lapā, pastāstiet, ko vēlaties, un mūsu komanda visu izveidos un notestēs kopā ar jums. Vai arī rakstiet uz techsupport@survio.com.