Přeskočit na hlavní obsah

Růst – Každý lead ihned v CRM: posílejte žádosti o demo Survio do tabulky nebo do HubSpotu

Přeměňte formulář Survio na zdroj nových kontaktů: každá žádost o demo se automaticky ukládá jako nový řádek v Google tabulce s e-mailovým upozorněním pro vás, nebo jako nový kontakt v HubSpotu. Stačí využít n8n a připravené workflow.

Autor: Success Team Survio

Který scénář je pro vás vhodný?

Případ A – snadné řešení pro každého: každá nová žádost o demo se zobrazí v Google tabulce, kterou používáte místo CRM, a současně dostanete e-mail.

Případ B – pro týmy s CRM: každá nová žádost o demo se automaticky přenese do HubSpotu jako nový lead, připravený pro váš obchodní tým.

Návštěvník vyplní váš formulář na žádost o demo a během pár vteřin už je nový lead ve vašem CRM. Malá firma dostane nový řádek do tabulky a e-mail, na který může rychle reagovat; obchodní tým okamžitě získá nový kontakt v HubSpotu. V obou případech tak můžete kontaktovat lead ještě v době, kdy je stále na vašich stránkách.
​

Vzorový e-mail, který vám přijde při každé nové žádosti o demo v případě A:
​

New demo request e-mail in Gmail


​

A takto vypadá nový kontakt v HubSpotu v případě B:
​

HubSpot contact created from a demo request: lifecycle stage Lead and the request in Message

Jak to funguje. Survio pošle každou vyplněnou odpověď na vámi zadanou adresu webhooku. Automatizační nástroj (v tomto návodu doporučujeme n8n) odpověď přijme a uloží lead do místa, kde běžně pracujete. Survio zajistí odeslání, n8n vše ostatní zařídí za vás.

S webhooky v Survio teprve začínáte? Doporučujeme začít článkem Webhooks: odesílání odpovědí do dalších nástrojů v reálném čase, pak se sem vraťte.
​

Co budete nastavovat

Oba scénáře začínají stejně: krátkým formulářem žádosti o demo na vašem webu, který se odesílá pomocí webhooku do n8n.

Na první pohled

Případ A: tabulka jako CRM

Případ B: HubSpot

Výsledek

Každá žádost bude nový řádek v Google tabulce se sloupcem Status, a přijde vám e-mail

Každá žádost bude nový kontakt v HubSpot CRM, připravený pro obchodní tým

Nástroje

Survio, n8n, Google tabulky, Gmail

Survio, n8n, HubSpot

Ideální pro

Menší firmu, která si spravuje ledy sama

Obchodní tým, který už HubSpot využívá

Než začnete

  • Dotazník vytvořený v Survio na placeném tarifu. Webhooky nejsou dostupné ve verzi Free, a každý tarif má limit webhooků na dotazník (více v článku o webhookech).

  • Vlastní účet v n8n, n8n Cloud nebo vlastní instance n8n.

  • Případ A: Google účet pro Google tabulky a Gmail. Případ B: firemní HubSpot účet.

V tomto návodu používáme krátký formulář na demo: jméno, pracovní e-mail (speciální e-mailová otázka), firma, velikost týmu (výběrová otázka) a volitelné pole "Co chcete vidět v demu?". Váš formulář může být odlišný; v případě A i B si otázky jednoduše namapujete podle potřeby.
​

Krok 1 — Vložení formuláře na web

  1. Otevřete dotazník, pokračujte do Sběr odpovědí a zvolte Na webu.

  2. Zvolte Vyskakovací okno a určete, kdy se má zobrazit. Pro krátký formulář doporučujeme zapnout Skrýt úvodní stránku, aby uživatel začínal hned první otázkou.

  3. Klikněte na Vložit na web a zkopírujte kód do svého webu.

Pop-up window settings for the survey in Survio
Embed code for the pop-up window

Další možnosti, například klasické tlačítko nebo panel na boku, najdete v návodu na vložení dotazníku na web.
​

Krok 2 — Pouze případ A: připravte tabulku leadů

  1. Vytvořte novou Google tabulku, první list pojmenujte leads.

  2. Do prvního řádku zapište názvy sloupců: Response ID, Received, Name, E-mail, Company, Team size, What they want to see, Status a Language.

  3. Ve sloupci Status pod záhlavím vyberte buňky, klikněte na Vložit → Rozbalovací seznam, přidejte možnosti Nový, Kontaktováno a Hotovo, potvrďte Přidat další položku, a klikněte na Hotovo.

Vaše tabulka funguje jako jednoduché CRM. Nové ledy budou označené jako Nový. Jakmile zákazníka oslovíte, přepněte na Kontaktováno a nakonec na Hotovo, až dojde k uzavření ať už s výsledkem, nebo bez. Pomocí filtru Status snadno zjistíte, komu jste se ještě neozvali.

Krok 3 — Vytvoření webhooku v n8n

  1. V n8n vytvořte nové workflow a přidejte uzel Webhook jako spouštěč (trigger).

  2. Nastavte HTTP Method na POST.

  3. Přejděte na záložku Production URL a zkopírujte adresu.

  4. Stiskněte Publikovat. Production URL začne přijímat data až po publikaci workflow.

n8n Webhook node with HTTP Method POST and the Production URL tab
Published button in the n8n editor

Vždy použijte Production URL, ne Test URL. Testovací URL funguje pouze během čekání na testovací událost v editoru — po jeho zavření zprávy ze Survio nedorazí. Survio se pokusí o opakované doručení přibližně jeden den, po pěti dnech neúspěchů webhook automaticky vypne.

Krok 4 — Propojte dotazník v Survio s n8n

  1. Otevřete svůj dotazník a přejděte do Sběr odpovědí.

  2. V levém menu pod Automatizace & Integrace vyberte Webhooks, klikněte na + Přidat webhook.

  3. Zadejte Production URL z n8n do Webhook URL a klikněte na Uložit webhook. Webhook se tím ihned aktivuje.

Add a webhook dialog in Survio with the n8n Production URL filled in
Saved webhook in Survio, switched on


​

Krok 5 — Odešlete testovací žádost a zjistěte ID otázky

  1. Vyplňte vlastní formulář přes běžný odkaz a kompletně odešlete. Survio pošle jen dokončené odpovědi, proto dojděte až na konec.

  2. V n8n přejděte do záložky Executions. Odpověď bývá doručena do několika vteřin.

  3. Otevřete provedení, klikněte na uzel Webhook. Rozklikejte body, pak data a poté answers. U každé odpovědi najdete question.id, popisek label a samotnou answer.

  4. Zapište si ID všech otázek. Kliknutím na Pin můžete pokračovat ve stavbě workflow bez dalšího odesílání formuláře.

Webhook node output in n8n with a demo request

Vždy vybírejte odpovědi podle ID otázky. Odpovědi dorazí v podobě seznamu, jejich pořadí v zápisu se může změnit při úpravách formuláře, ID však zůstává stále stejné.

E-mail leadu najdete vždy v odpovědi. Nepoužívejte data.email – to pole zůstává prázdné, pokud je e-mailová adresa vložena přes e-mailovou otázku. Čtěte jej tedy vždy z konkrétní odpovědi.

Případ A — Tabulka jako CRM + e-mail

Workflow má po webhooku tři kroky: Připravit lead vybere odpovědi, Uložit lead do tabulky zapíše řádek a Odeslat e-mail o novém leadu vás ihned informuje.
​

Připravit lead

  1. Přidejte uzel Edit Fields (Set) za Webhook, pojmenujte jej Připravit lead.

  2. V sekci Pole k nastavení přidejte jednotlivá pole pro každý sloupec tabulky, typ ponechte String. Název pole musí přesně odpovídat názvu sloupce; hodnoty doplňte dle vzorových výrazů níže.

  3. Nahraďte ID otázek (90403243 atd.) těmi svými z kroku 5, a Europe/Prague vaší časovou zónou.

Název pole

Hodnota

Response ID

{{ $json.body.data.responseId }}

Received

{{ DateTime.fromISO($json.body.data.submitted).setZone('Europe/Prague').toFormat('yyyy-MM-dd HH:mm') }}

Name

{{ $json.body.data.answers.find(a => a.question.id === 90403243)?.answer ?? "" }}

E-mail

{{ $json.body.data.answers.find(a => a.question.id === 90403263)?.answer ?? "" }}

Company

{{ $json.body.data.answers.find(a => a.question.id === 90403245)?.answer ?? "" }}

Team size

{{ $json.body.data.answers.find(a => a.question.id === 90403247)?.answer?.labels?.[0] ?? "" }}

What they want to see

{{ $json.body.data.answers.find(a => a.question.id === 90403244)?.answer ?? "" }}

Status

Nový (prostý text, není výraz)

Language

{{ $json.body.data.langCode }}

Prepare lead node in n8n with Fields to Set

Uložit lead do tabulky

  1. Za Připravit lead přidejte uzel Google tabulky, pojmenujte jej Uložit lead do tabulky a zvolte operaci Přidat nebo aktualizovat řádek.

  2. Propojte Google účet, vyberte příslušný dokument v Dokument a list leads v List.

  3. Nastavte Režim mapování sloupců na Mapovat automaticky a Sloupec pro porovnání na Response ID.

  4. V Možnostech přepněte Formát buňky na Nechat formátovat n8n. Jinak Google tabulky některé položky, jako 2-10, převedou automaticky na datum.

Save lead to sheet node: Append or Update Row, Map Automatically, Column to match on Response ID

Proč krok Připravit lead odděleně? Pokud změníte tabulku nebo list v uzlu Google tabulky, n8n vám smaže mapování sloupců. Díky předchystaným výrazům v Připravit lead vše rychle obnovíte.

Odeslat e-mail o novém leadu

  1. Za Uložit lead do tabulky přidejte uzel Gmail, pojmenujte jej Odeslat e-mail o novém leadu a nastavte Zpráva → Odeslat.

  2. Propojte Gmail účet, do Komu vložte svoji e-mailovou adresu.

  3. Do Předmět zprávy napište: Nová žádost o demo: {{ $('Připravit lead').item.json.Name }} ({{ $('Připravit lead').item.json.Company }}).

  4. V Typu e-mailu nastavte formát HTML a do Zpráva napište detailní informace o leadu, např. {{ $('Připravit lead').item.json['E-mail'] }} pro adresu leadu.

  5. V sekci Možnosti nastavte Odpovědi zasílat na na {{ $('Připravit lead').item.json['E-mail'] }}, abyste mohli odpovědět přímo leadu, a vypněte Připsat n8n atribuci.

Gmail node E-mail the new lead with To, Subject, Message and Send Replies To

Opět workflow publikujte. Změny provedené po této akci je třeba potvrdit další publikací.

n8n workflow: Survio Webhook, Prepare lead, Save lead to sheet, E-mail the new lead

Odešlete další žádost – v tabulce přibude nový řádek se statusem Nový a e-mail dorazí okamžitě.

The leads tab in Google Sheets with a Status dropdown


​

Případ B — Každou žádost přeneste do HubSpotu

Lead je v tomto scénáři ihned v HubSpot CRM jako kontakt s označením Lead, takže obchodníci mohou pracovat přímo tam, kde jsou zvyklí. Workflow má po webhooku dva kroky: Připravit lead a Vytvořit nebo aktualizovat kontakt.

Připravit lead

Za Webhook přidejte uzel Edit Fields (Set), pojmenujte jej Připravit lead a přidejte tato pole typu String. ID otázek použijte svá vlastní.

Název pole

Hodnota

E-mail

{{ $json.body.data.answers.find(a => a.question.id === 90403263)?.answer ?? "" }}

Jméno

{{ ($json.body.data.answers.find(a => a.question.id === 90403243)?.answer ?? "").trim().split(" ")[0] }}

Příjmení

{{ ($json.body.data.answers.find(a => a.question.id === 90403243)?.answer ?? "").trim().split(" ").slice(1).join(" ") }}

Firma

{{ $json.body.data.answers.find(a => a.question.id === 90403245)?.answer ?? "" }}

Zpráva

Žádost o demo ze Survio. Velikost týmu: {{ $json.body.data.answers.find(a => a.question.id === 90403247)?.answer?.labels?.[0] }}. Zájem: {{ $json.body.data.answers.find(a => a.question.id === 90403244)?.answer }}

Pole Jméno a Příjmení jsou rozděleny z jedné otázky "Vaše jméno". Pokud máte jméno a příjmení ve formuláři samostatně, použijte pro každý údaj vlastní ID otázky.
​

Vytvořit nebo aktualizovat kontakt

  1. Za Připravit lead přidejte uzel HubSpot, pojmenujte ji Vytvořit nebo aktualizovat kontakt a nastavte zdroj Kontakt a akci Vytvořit nebo aktualizovat.

  2. Propojte si HubSpot účet.

  3. Nastavte E-mail na {{ $json['E-mail'] }}. HubSpot kontakt pozná podle e-mailu, nový údaj tedy buď upraví existujícího, nebo vytvoří nový záznam bez duplicit.

  4. V sekci Vlastnosti kontaktu klikněte na Přidat vlastnost a zadejte Jméno, Příjmení, Název firmy i Zprávu z přípravy leadu, a název nebo ID fáze životního cyklu určte jako Lead.

HubSpot node Create or update contact with Email, contact properties and Lifecycle Stage Lead

Opět workflow publikujte.

n8n workflow: Survio Webhook, Prepare lead, Create or update contact

Kontakt můžete automaticky spojit s firmou. Pokud má HubSpot firmu se stejnou doménou e-mailu, nový kontakt se k ní automaticky přiřadí a převezme jejího vlastníka. Ve většině případů je to žádoucí – vyzkoušejte si to nanečisto s testovacím leadem.

Stáhněte si hotové workflow

Nechcete vše nastavovat ručně? Stáhněte si naše připravené workflow. Soubory jsou v přílohách pod tímto článkem: survio-demo-requests-to-sheet-and-gmail.json pro případ A a survio-demo-requests-to-hubspot.json pro případ B. Postupujte pak následovně:

  1. V n8n založte nové workflow. Z menu (tři tečky) u jeho názvu zvolte Importovat > Ze souboru a načtěte stažený soubor.

  2. Otevřete Připravit lead a doplňte svá ID otázek, v případě A také časové pásmo.

  3. Případ A: otevřete Uložit lead do tabulky. Nejdřív se objeví červená výstraha, dokud není nastaveno propojení. Propojte svůj Google účet, vyberte tabulku a její list leads. n8n pak přepne Mapování sloupců na ruční – nastavte jej zpět na Mapovat automaticky a určete Sloupec pro porovnání na Response ID. Poté otevřete Odeslat e-mail o novém leadu, propojte Gmail a přidejte svou adresu do Komu.

  4. Případ B: otevřete Vytvořit nebo aktualizovat kontakt a připojte svůj HubSpot účet.

  5. Otevřete Survio Webhook, zkopírujte Production URL do Survio (krok 4) a workflow publikujte.

n8n workflow menu with Import and From file

Vyzkoušejte celý proces

  1. Na svém webu vyplňte pop-up formulář a odešlete jej.

  2. Případ A: ověřte, že se objevil řádek se statusem Nový na listu leads a došel e-mail. Odpovězte a ověřte, že odpověď jde přímo leadu.

  3. Případ B: otevřete HubSpot a zkontrolujte, že kontakt je s fází Lead a žádostí o demo v poli Zpráva.

  4. V n8n v záložce Executions najdete každé doručení a jeho data.

Řešení nejčastějších situací

Problém

Možná příčina

Řešení

Do n8n nic nedorazí

V Survio je nastaveno Test URL nebo workflow není publikované

Zkopírujte Production URL do Survio a proveďte publikaci

Survio nepřijme webhook URL z vlastního n8n

n8n uvádí interní místo veřejné adresy

V n8n nastavte proměnnou WEBHOOK_URL na veřejnou https adresu, pak adresu znovu zkopírujte

"Čekání na testovací událost" nereaguje i při odeslání formuláře

Survio posílá data na Production URL, test čeká na Test URL

Raději sledujte záložku Executions

Poslední změna nemá vliv

Workflow bylo publikované, ale nová změna nikoliv (tlačítko Publikovat má tečku)

Klikněte opět na Publikovat

Sloupec zůstává prázdný, nový sloupec se objeví na konci tabulky

Název pole v Připravit lead neodpovídá přesně záhlaví sloupce

Přesně sjednoťte názvy, náhradní sloupec v tabulce smažte

Stejný lead je dvakrát

Nastaveno pouze Přidat řádek nebo chybí sloupec pro porovnání

Použijte Přidat nebo aktualizovat řádek a porovnávejte podle Response ID

Odpověď na e-mail přijde vám místo leadu

V uzlu Gmail není nastaveno Odpovědi zasílat na

V možnostech nastavte Odpovědi zasílat na adresu leadu

Velikost týmu se převádí na datum

Google tabulky převedou 2-10 na datum

V Uložit lead do tabulky nastavte Formát buňky na Nechat formátovat n8n

Chybí e-mailová adresa

Čtete z data.email

Čtěte vždy z odpovědi na e-mailovou otázku

Vytvoření kontaktu v HubSpotu selže

E-mail je prázdný či chybný nebo došlo k vypršení spojení s HubSpotem

Ujistěte se, že je otázka na e-mail povinná, HubSpot v uzlu znovu připojte

Survio webhook byl deaktivován

Webhook URL dlouhodobě nefungovala (5 dní)

Odstraňte příčinu, poté webhook v Survio opět aktivujte

Co se hodí vědět

  • Survio odesílá pouze dokončené odpovědi, každou zvlášť a vždy ihned po vyplnění. Nedokončené formuláře nejsou posílány.

  • Odpovědi nejsou odesílány zpětně – nelze je doručit po zpětné aktivaci či při pozastaveném webhooku.

  • Nedoručená odpověď bude Survio opakovat až 8× během cca 27 hodin, každý pokus čeká na potvrzení až 30 sekund. Porovnávání podle Response ID zabrání duplicitnímu záznamu v případě opakovaného doručení.

  • Pokud se opakované doručení nedaří 5 dní v kuse, Survio webhook automaticky vypne. Pro opětovné doručování je potřeba jej znovu zapnout.

  • Pozastavení webhooku uvolní jeho místo, smazání je trvalé.

  • Survio přímo v aplikaci neukládá historii doručení. Log procesů najdete v záložce Executions v n8n.

  • Přenos odpovědí přes webhooky nečerpá žádné extra odpovědi z vašeho tarifu.

Chcete vše nastavit od nás? Na stránce Webhooks v Survio zvolte Získat expertní nastavení, napište nám, co potřebujete, a náš tým vám webhook připraví, otestuje a předá plně funkční řešení.

Související články
Dostali jste odpověď na svou otázku?