Melyik megoldás illik leginkább az Ön helyzetére?
A eset – minden szervezetnek ajánlott: minden elégedetlen Kérdőíves válasz rögtön megkap E-mailben.
B eset – CRM-mel dolgozó csapatoknak: minden elégedetlen ügyfélhez automatikusan telefonhívási feladat jön létre a HubSpotban, így munkatársa még aznap visszahívhatja.
Elégedetlen ügyfél esetén az első órák meghatározóak. Ezzel a beállítással minden alacsony értékelésű válasz másodperceken belül eljut Önökhöz, tartalmazza a teljes Választ és az ügyfél elérhetőségi adatait, így visszahívhatja vagy írhat neki, amíg ez még számít.
Így néz ki az az E-mail, amelyet minden elégedetlen Válasz esetén (A eset) kézhez kap:
Így jelenik meg a telefonhívási feladat a HubSpotban (B eset):
A folyamat működése. A Survio minden befejezett Választ elküld egy Webhook URL-re. Az automatizációs eszköz (ebben az útmutatóban n8n) fogadja azt, ellenőrzi, hogy az ügyfél elégedett-e, és ha nem, E-mailt küld Önnek vagy feladatot hoz létre a HubSpotban. Az elégedett válaszokat automatikusan kiszűri a rendszer.
Nem ismeri még a Survio Webhooks-ot? Először ismerkedjen meg ezzel: Webhooks: hogyan továbbítsa a Válaszokat más eszközökbe valós időben, majd térjen vissza ehhez az útmutatóhoz.
Mit fog elkészíteni
Mindkét esetben elégedetlen Válasznak számít az 1-es vagy 2-es értékelés az 5-ből, illetve a „Kevésbé elégedett” vagy „Elégedetlen” Válasz megjelölése.
Áttekintés | A eset: E-mail Önnek | B eset: feladat a HubSpotban |
Eredmény | A teljes Válasz az Ön postafiókjában | Telefonhívási feladat még aznap az ügyfél HubSpot adatlapján, teljes Válasszal |
Eszközök | Survio, n8n, Gmail | Survio, n8n, HubSpot |
Leginkább ajánlott | Azon cégvezetők számára, akik közvetlenül kezelik az elégedetlen ügyfeleket | Olyan csapatoknak ajánlott, akik CRM rendszert használnak ügyfeleik kezeléséhez |
Mielőtt elkezdené
Egy Survio kérdőív aktív fizetős előfizetéssel. A Webhook funkció nem elérhető a Free csomagban. A Webhookok darabszáma csomagonként és Kérdőívenként is korlátozott (részletek: webhookokról szóló leírás).
Egy n8n fiók – lehet felhőalapú (n8n Cloud) vagy saját üzemeltetésű.
A esethez: Gmail fiók az értesítésekhez. B esethez: HubSpot fiók.
Az útmutatóban egy rövid ügyfélelégedettségi kérdőív példát veszünk: csillagos értékelés, egy „Mennyire elégedett összességében?” egyválaszos kérdés, egy „Hogyan vásárolt most nálunk?” egyválaszos kérdés, egy nyitott kérdés – szöveges válasz, valamint egy opcionális E-mail kérdés.
1. lépés — Gondoskodjon róla, hogy beazonosítható legyen a Válaszadó
Amennyiben ismert, hogy ki Válaszolt, kapcsolatba is tud lépni az illetővel, de ez nem kötelező. Név nélkül is megkapja az összes elégedetlen Választ (A eset), így láthatja, min kell javítani, csak a személyt nem tudja beazonosítani. A B esethez viszont az ügyfél E-mail címére szükség van, mivel a HubSpot ehhez társítja a feladatot.
A Survio kérdőívek alapértelmezetten anonim Válaszokat küldenek, kivéve, ha Ön gyűjt elérhetőséget is. Az alábbi megoldásokat ajánljuk:
Opcionális E-mail mező a Kérdőív végén, például: „Kérjük, adja meg E-mail címét, ha szívesen fogadna visszajelzést.” Válassza az E-mail válasz Kérdéstípust.
URL paraméterek saját ügyféladatokkal. Keresse a Válaszok begyűjtése → URL paraméterek menüpontot, hozzon létre olyan paramétereket, mint
emailvagyorder-id, és helyezze el ezeket a linkben, amit az ügyfeleknek küld (pl. rendelés visszaigazolásban). Fontos: a paraméternevek ne tartalmazzanak alsó vonást! Részletesen: URL paraméterek.Survio E-mail meghívók. Küldje a Kérdőívet ügyfeleinek közvetlenül a Survio E-mail meghívó funkciójával – ilyenkor a Válasz automatikusan kapcsolódik az elküldött címhez. Bővebben: E-mail meghívók.
2. lépés — Webhook létrehozása n8n-ben
n8n-ben hozzon létre új munkafolyamatot, adjon hozzá egy Webhook modult indítóként.
Állítsa a HTTP Method paramétert POST értékre.
Váltson a Production URL fülre, és másolja ki a megjelenő linket.
Kattintson a Publish gombra. A Production URL csak publikus munkafolyamat esetén működik.
A Production URL-t használja, ne a Test URL-t. A Test URL csak akkor működik, amikor a szerkesztő ablak figyeli a teszt eseményt; ha ezt bezárja, a Survio nem tudja kézbesíteni a Válaszokat. A Survio egy napon keresztül többször próbálja újra, öt sikertelen nap után kikapcsolja a Webhookot.
3. lépés — A kérdőív összekapcsolása Survióban
Nyissa meg a Kérdőívet, lépjen a Válaszok begyűjtése menüpontba.
A bal oldali menüben az Automatizációk & Integrációk részben válassza ki a Webhooks menüpontot, majd kattintson a + Webhook hozzáadása gombra.
Illessze az n8n Production URL-t a Webhook URL mezőbe, végül kattintson a Webhook mentése gombra. A Webhook így automatikusan aktiválódik.
4. lépés — TesztVálasz küldése és Kérdésazonosítók azonosítása
Nyissa meg a Kérdőívet a szokásos linken, és küldjön el egy kitöltött Választ, amely alacsony értékelést tartalmaz. Csak a teljesen befejezett Válaszok kerülnek továbbításra a Survio rendszerében.
n8n-ben válassza az Executions fület. Néhány másodpercen belül megérkezik a kézbesítés.
Nyissa meg az eseményt, kattintson a Webhook modulra. Bontsa le egymás után a
body,dataésanswersmezőket. Minden kérdéshez látható lesz aquestion.id, a kérdéslabelés aanswerérték.Jegyezze fel az értékelés, az elégedettség, illetve az E-mail kérdés Azonosítóit. A Pin gombra kattintva rögzítheti ezt a Választ a munkafolyamat további építéséhez.
Az ügyfél E-mail címe több helyről érkezhet. A data.email csak Survio E-mail meghívó használatakor töltődik ki. Az E-mail kérdés válasza külön Answer mezőben, URL paraméterrel pedig a data.parameters részben található. A kész Munkafolyamat mindhárom lehetőséget kezeli.
A eset — E-mail értesítés minden elégedetlen válaszról
A Webhook után két modul következik: az Elégedetlen? csak az elégedetlen Válaszokat engedi tovább, a Válasz továbbítása pedig ezeket elküldi E-mailben Önnek.
Elégedetlen?
Adjon hozzá egy If modult, nevezze el
Elégedetlen?néven.Állítson be három feltételt, amelyeket VAGY kapcsolattal köt össze; bármelyik teljesülése aktiválja a következő lépést:
Érték | Feltétel | Összehasonlítás |
| Szám: kisebb vagy egyenlő, mint | 2 |
| Szöveg: egyenlő | Kevésbé elégedett |
| Szöveg: egyenlő | Elégedetlen |
Cserélje ki a példában szereplő 90403153 (értékelés) és 90403151 (elégedettség) azonosítókat saját Kérdőívének adataira. A ?? 99 garancia arra, hogy a hiányzó értékelés nem kerül elégedetlenségként értelmezésre.
Figyeljen a Válaszlehetőségek szövegének pontos egyezésére. Pontosan azt a szöveget írja be, amely a Kérdőív adott Válaszlehetőségén szerepel. Többnyelvű Kérdőívek esetén minden nyelvi változatot külön ellenőrizzen!
Válasz továbbítása
Adjon hozzá egy Gmail modult az Elégedetlen? igaz ágához, nevezze át
Válasz továbbításanévre, és válassza a Üzenet és a Küldés lehetőséget.Csatlakoztassa Gmail fiókját, adja meg saját E-mail címét a Címzett mezőben.
A Tárgy mezőt állítsa be:
Elégedetlen ügyfél: {{ $json.body.data.answers.find(a => a.question.id === 90403153)?.answer ?? "?" }}/5.Az Email típusa legyen HTML. Az Üzenet mezőben jelenítse meg a teljes Választ. A mintában minden kérdést, Választ, időpontot, rendelést és elérhetőséget felsorolunk.
Az Opciók alatt kapcsolja ki az n8n Attribution hozzáadása funkciót.
A hamis ág maradjon üresen: elégedett Válaszoknál ez a folyamat itt leáll. Kattintson ismét a Publish gombra; minden változtatás után újra szükséges publikálni a frissítéseket.
B eset — Telefonhívási feladat létrehozása HubSpotban
Ebben a változatban az elégedetlen Válasz alapján az ügyfél HubSpot kontaktján még aznapra szóló telefonhívási feladat jön létre, a Válasz tartalmával együtt. HubSpot azonosításához szükséges az ügyfél E-mail címe, ezért ezt az esetet Survio E-mail meghívóval vagy E-mailes URL paraméterrel érdemes használni.
A fenti Elégedetlen? modulból induljon (mint A esetben), majd a következő három lépést adja hozzá az igaz ághoz.
Feladat előkészítése
Adjon hozzá egy Set (Mezők szerkesztése) modult, elnevezve Feladat előkészítése-nek, az alábbi szövegmezőkkel. Módosítsa a Kérdésazonosítókat és az időzónát (Europe/Prague) saját beállításai szerint.
Mező neve | Érték |
| |
Tárgy |
|
Szöveg | Az értékelés, elégedettség, csatorna, komment, rendelés és időpont |
Kontakt keresése vagy létrehozása
Adjon hozzá egy HubSpot modult Kontakt keresése vagy létrehozása névvel, válassza a Kapcsolat erőforrást és a Létrehozás vagy frissítés műveletet. Csatlakoztassa HubSpot fiókját, és állítsa az Email mezőbe: {{ $json['E-mail'] }}. Ha van ilyen E-mail című ügyfél, őt frissíti, ha nincs, újat hoz létre.
Telefonhívási feladat létrehozása
Adjon hozzá újabb HubSpot modult
Telefonhívási feladat létrehozásanéven, válassza az Elköteleződés erőforrást, a Létrehozás műveletet és a Feladat típust.A Lejárat dátuma mezőbe állítsa:
{{ $now.endOf('day').toISO() }}, hogy a Feladat aznap esedékes legyen.A Szöveg mezőbe:
{{ $('Feladat előkészítése').item.json.Szöveg }}, a Kapcsolattípus mezőbe: Contact, a Státusz: Not Started, a Tárgy:{{ $('Feladat előkészítése').item.json.Tárgy }}.Az Elköteleződés tulajdonságai → Társítások résznél a Kapcsolat hivatkozások értéke:
{{ $json.vid }}. Opcionálisan megadhatja az ügyintéző Owner ID értékét is; enélkül a Feladat gazdátlan marad, és a HubSpotban rendelhető hozzá felelős.
Kattintson ismét a Publish gombra.
A kontakt automatikusan hozzárendelhető a cégéhez. Ha a HubSpot azonos E-mail domainű céget talál, automatikusan kapcsolja a Kontaktot a vállalathoz, és a Kontakt megörökölheti a cég tulajdonosát is. A Feladatot viszont mindig az Ön által megadott Owner ID kapja (amennyiben megadott ilyet).
Elérhető kész Munkafolyamat letöltése
A 2. lépés és az Ön által választott megoldás kézi elkészítése helyett gyorsabban elindulhat a letölthető kész mintafolyamatból. Egyelőre a letölthető fájlokat az útmutató végén, a mellékletek között találja – survio-unhappy-responses-to-gmail.json az A esethez, survio-unhappy-responses-to-hubspot-tasks.json a B esethez. Ezt követően:
n8n-ben hozzon létre üres Munkafolyamatot. A név melletti három pöttyös menüben válassza az Importálás majd Fájlból lehetőséget, és töltse be a megfelelő fájlt.
Nyissa meg az Elégedetlen? lépést, majd illessze be a saját Kérdésazonosítókat.
A eset: nyissa meg a Válasz továbbítása lépést, csatlakoztassa Gmail fiókját, adja meg a címzettet, javítsa a Kérdésazonosítókat és az időzónát.
B eset: nyissa meg a Feladat előkészítése lépést, igazítsa a Kérdésazonosítókat és az időzónát. Ezután kapcsolja a HubSpot fiókot a Kontakt keresése vagy létrehozása és a Telefonhívási feladat létrehozása lépéseknél, utóbbinál megadhatja az ügyintéző Owner ID-t.
Nyissa meg a Survio Webhook lépést, másolja az ottani Production URL-t a Survióba (3. lépés), majd kattintson a Publish gombra.
Tesztelje a Munkafolyamatot minden lépésén
Adjon be egy 2-es értékelésű Tesztválaszt. A esetben az E-mail néhány másodpercen belül megérkezik; B esetben a telefonhívási feladat megjelenik az ügyfél HubSpot adatlapján.
Küldjön be egy 5-ös (nagyon elégedett) Értékelést. Ez esetben nem történik semmilyen automatikus lépés.
Tekintse át az n8n Executions fülét. Mindkét kézbesítés megjelenik; elégedett Válasz esetén az Elégedetlen? lépésnél megáll a Munkafolyamat.
Gyakori hibák és megoldások
Tünet | Ok | Megoldás |
n8n-ben semmi nem érkezik meg | Production URL helyett Test URL került megadásra, vagy a Munkafolyamat nincs publikálva | Production URL-t másolja a Survióba, majd kattintson a Publish gombra |
A Survio nem menti el a Webhook URL-t saját n8n kiszolgálón | n8n nem publikus címet jelenít meg | n8n |
A "Listen for test event" nem mutat semmit | A Survio Production URL-re küld, a tesztfigyelő azonban csak Test URL-t kezel | Nézze inkább meg az Executions fület |
A legújabb módosítás nem lép életbe | A Munkafolyamat publikálva van, de a változtatások még nem (a Publish gomb jelez) | Kattintson ismét a Publish gombra |
Minden Válasz E-mail-t indít | A Gmail modul a hamis ágon van, vagy a feltételek ÉS kapcsolattal összekötve | A Gmail modult csak igaz ágra, a feltételeket pedig VAGY kapcsolattal kösse össze |
Alacsony értékelés nem küld E-mailt | Rossz Kérdésazonosító vagy eltérő válaszszöveg | A Kérdésazonosítókat és Válaszbeli szövegeket tesztVálasz segítségével ellenőrizze az Executions fülön |
Az ügyfél Kontaktja az E-mailben "nincs megadva" | A Kérdőívet nem Survio meghívóval küldték, nem volt | Küldje ki a Kérdőívet Survio E-mail meghívón keresztül, használjon URL paramétert, vagy tegye láthatóvá az E-mail mezőt |
Kontakt keresése/létrehozása (B eset) hibát ad | A Válaszban hiányzik az E-mail cím; a HubSpot így nem tud Kontaktot társítani vagy létrehozni | Küldje a Kérdőívet Survio E-mail meghívóval vagy E-mail paraméterrel ellátott linken |
A HubSpotos feladat egy sorban jelenik meg | A Szövegmező csak sima sortörést tartalmaz | A mezőket |
Survio kikapcsolta a Webhookot | A Webhook URL öt napig minden alkalommal sikertelen volt | Hárítsa el a hibát, majd kapcsolja vissza a Webhookot Survióban |
Egyéb hasznos tudnivalók
Survio kizárólag befejezett Válaszokat küld Webhookon; minden Válasz külön üzenetként, néhány másodpercen belül érkezik. Félig kitöltött Kérdőíveket nem továbbítunk.
Visszamenőleges adatok nem kerülnek továbbításra: sem a Webhook beállítása előtt, sem szüneteltetés idején beérkezett Válaszok.
A rendszer hibás kézbesítés esetén akár 8-szor automatikusan újrapróbálja, nagyjából 27 órán belül, minden próbálkozásnál 30 másodperces visszajelzés-várakozással.
Ha 5 napon át minden kézbesítés sikertelen, a Survio automatikusan kikapcsolja a Webhookot; ezt Önnek kell visszakapcsolnia.
A Webhook szüneteltetésével az elérési út megmarad, viszont törlés esetén végleg eltűnik.
Survio nem vezet kézbesítési előzményt az alkalmazásban, az n8n Executions fül szolgál naplóként.
A Válaszok Webhookon keresztüli elküldése nem von le extra Választ az Előfizetésből.
Rábízná a beállítást szakértőnkre? A Survio Webhook oldalán kattintson a Szakértői beállítás kérése gombra, írja le igényeit, és csapatunk megtervezi, leteszteli, valamint átadja Önnek a kész, működő Webhookot.