Welcher Fall passt zu Ihnen?
Fall A – einfach, für alle: Erhalten Sie jede unzufriedene Umfrage-Antwort direkt per E-Mail.
Fall B – für Teams mit einem CRM: Jede unzufriedene Kundin und jeder unzufriedene Kunde erhält automatisch eine Anrufaufgabe im HubSpot-Kontakt, damit Ihr Team noch am selben Tag Kontakt aufnehmen kann.
Wenn eine Kundin oder ein Kunde unzufrieden ist, entscheiden die ersten Stunden über den Verbleib. Mit diesem Setup erreicht Sie jede niedrige Bewertung in Ihrer Umfrage innerhalb von Sekunden, komplett mit der gesamten Antwort und den Kontaktdaten des Kunden, sodass Sie rechtzeitig anrufen oder schreiben können, solange es noch zählt.
So sieht die E-Mail aus, die Sie bei jedem unzufriedenen Antwort im Fall A erhalten:
Und so zeigt sich die Anrufaufgabe, die Ihr Team im HubSpot-Kontakt im Fall B erhält:
So funktioniert es. Survio sendet jede abgeschlossene Antwort an eine Webhook-URL. Ein Automatisierungstool (in dieser Anleitung n8n) empfängt die Antwort, prüft, ob die Kundin oder der Kunde unzufrieden ist und, falls ja, sendet Ihnen eine E-Mail oder legt eine Aufgabe in HubSpot an. Zufriedene Antworten werden ignoriert.
Neu bei Webhooks in Survio? Starten Sie mit Webhooks: Antworten an Ihre anderen Tools in Echtzeit senden und kommen Sie dann hierher zurück.
Das bauen Sie auf
In beiden Fällen bedeutet eine unzufriedene Antwort eine Bewertung von 1 oder 2 von 5 oder die Auswahl „Eher unzufrieden“ oder „Unzufrieden“.
Im Überblick | Fall A: eine E-Mail an Sie | Fall B: eine Aufgabe in HubSpot |
Ergebnis | Die vollständige Antwort in Ihrem Posteingang | Eine fällige Anrufaufgabe mit der kompletten Antwort beim Kundenkontakt in HubSpot |
Tools | Survio, n8n, Gmail | Survio, n8n, HubSpot |
Am besten geeignet für | Inhaber, die unzufriedene Kunden persönlich betreuen | Ein Team, das Kunden in einem CRM verwaltet |
Bevor Sie starten
Eine Survio-Umfrage mit kostenpflichtigem Plan. Webhooks stehen im Free-Plan nicht zur Verfügung, und jeder Plan erlaubt eine bestimmte Anzahl Webhooks pro Umfrage (siehe den Webhooks-Artikel).
Ein n8n-Konto, Cloud oder selbst gehostet.
Fall A: ein Gmail-Konto für die Benachrichtigung. Fall B: ein HubSpot-Konto.
In dieser Anleitung verwenden wir eine kurze Kundenzufriedenheitsumfrage: eine Sternebewertung, eine Einzelauswahlfrage „Wie zufrieden sind Sie insgesamt?“, eine Einzelauswahlfrage „Wie haben Sie diesmal bei uns eingekauft?“, ein offener Kommentar und eine optionale E-Mail-Frage.
Schritt 1 — Stellen Sie sicher, dass Sie wissen, wer geantwortet hat
Zu wissen, wer geantwortet hat, ermöglicht den Kontakt mit dem Kunden, ist aber optional. Ohne diese Information sendet Fall A Ihnen trotzdem jede unzufriedene Antwort, sodass Sie sehen, was schief lief – Sie wissen dann lediglich nicht, von wem sie stammt. Fall B benötigt die E-Mail des Kunden, da HubSpot die Aufgabe auf dessen Kontakt anlegt.
Survio-Antworten sind anonym, solange Sie keinen Kontakt erfassen. Verwenden Sie einen oder mehrere dieser Wege:
Eine optionale E-Mail-Frage am Ende der Umfrage, zum Beispiel „Hinterlassen Sie Ihre E-Mail, falls wir uns bei Ihnen melden dürfen.“ Nutzen Sie den Fragetyp E-Mail-Antwort.
URL-Parameter mit eigenen Kundendaten. Gehen Sie zu Antwortensammlung → URL-Parameter, erstellen Sie Parameter wie
emailundorder-idund fügen Sie diese dem Link zu, den Sie jedem Kunden zusenden, beispielsweise in der Bestellbestätigung. Parameternamen dürfen keine Unterstriche enthalten. Siehe URL-Parameter.Survio-E-Mail-Einladungen. Senden Sie die Umfrage über Survios eigene E-Mail-Einladungen an Ihre Kunden, und jede Antwort enthält die zugehörige E-Mail-Adresse. Siehe E-Mail-Einladungen.
Schritt 2 — Webhook in n8n erstellen
Erstellen Sie in n8n einen neuen Workflow und fügen Sie einen Webhook-Knoten als Trigger hinzu.
Stellen Sie die HTTP-Methode auf POST.
Wechseln Sie zum Tab Production URL und kopieren Sie die Adresse.
Klicken Sie auf Publish. Die Production-URL akzeptiert erst Zustellungen, nachdem der Workflow veröffentlicht wurde.
Verwenden Sie die Production-URL, nicht die Test-URL. Die Test-URL funktioniert nur, solange der Editor auf ein Test-Event wartet. Survios Zustellungen schlagen fehl, sobald Sie den Editor schließen. Survio versucht eine fehlgeschlagene Zustellung etwa einen Tag lang. Nach fünf Tagen ohne Erfolg schaltet Survio den Webhook ab.
Schritt 3 — Umfrage in Survio verbinden
Öffnen Sie Ihre Umfrage und gehen Sie zu Antwortensammlung.
Wählen Sie in der Seitenleiste unter Automatisierungen & Integrationen Webhooks und klicken Sie auf + Webhook hinzufügen.
Fügen Sie die n8n Production-URL in Webhook-URL ein und klicken Sie auf Webhook speichern. Der Webhook wird sofort aktiviert.
Schritt 4 — Testantwort senden und Frage-IDs ermitteln
Öffnen Sie Ihre Umfrage über den normalen Link und reichen Sie eine komplette Antwort mit niedriger Bewertung ein. Survio sendet nur abgeschlossene Antworten, also klicken Sie bis zum Ende.
Öffnen Sie in n8n den Tab Executions. Die Zustellung erfolgt innerhalb weniger Sekunden.
Öffnen Sie die Ausführung und klicken Sie auf den Webhook-Knoten. Klappen Sie
body, danndataund dannanswersauf. Jede Antwort zeigt ihrequestion.id, das Frage-labelund dieanswer.Notieren Sie die IDs der Bewertungsfrage, der Zufriedenheitsfrage und der E-Mail-Frage. Alternativ können Sie auf Pin klicken, um mit dieser Antwort weiterzuarbeiten.
Woher stammt die Kunden-E-Mail? data.email ist nur befüllt, wenn Sie die Umfrage über Survio-E-Mail-Einladungen versandt haben. Eine Antwort aus der E-Mail-Frage steht in ihrer Antwort, eine aus einem URL-Parameter in data.parameters. Die vorgefertigten Workflows prüfen alle drei Varianten.
Fall A — Für jede unzufriedene Antwort eine E-Mail erhalten
Zwei Schritte folgen dem Webhook: Unzufrieden? lässt nur unzufriedene Antworten durch, und Antwort weiterleiten sendet sie per E-Mail an Sie.
Unzufrieden?
Fügen Sie nach dem Webhook einen If-Knoten ein und benennen Sie ihn in
Unzufrieden?um.Fügen Sie drei Bedingungen hinzu und kombinieren Sie sie mit ODER, sodass eine ausreicht:
Wert | Bedingung | Vergleichen mit |
| Zahl: ist kleiner oder gleich | 2 |
| Text: ist gleich | Eher unzufrieden |
| Text: ist gleich | Unzufrieden |
Ersetzen Sie 90403153 (für die Bewertung) und 90403151 (für die Zufriedenheitsfrage) durch Ihre eigenen IDs. Der Teil ?? 99 stellt sicher, dass eine Antwort ohne Bewertung als zufrieden zählt.
Antworttexte müssen exakt übereinstimmen. Geben Sie die Optionen exakt so ein, wie sie in Ihrer Umfrage erscheinen. Gibt es mehrere Sprachversionen, prüfen Sie eine Testantwort jeder Variante und fügen Sie diese Optionen ebenfalls hinzu.
Antwort weiterleiten
Fügen Sie am true-Zweig von Unzufrieden? einen Gmail-Knoten hinzu, benennen Sie ihn
Antwort weiterleitenund wählen Sie Message sowie Send.Verbinden Sie Ihr Gmail-Konto und tragen Sie im Feld To Ihre eigene Adresse ein.
Setzen Sie Betreff auf
Unzufriedener Kunde: {{ $json.body.data.answers.find(a => a.question.id === 90403153)?.answer ?? "?" }}/5.Stellen Sie Email Type auf HTML. Im Feld Message listen Sie die gesamte Antwort auf. Das bereitgestellte Workflow-Beispiel zeigt alle Fragen mit jeweiliger Antwort, zudem Zeit, Bestellung und Kontakt.
Deaktivieren Sie unter Options die Option Append n8n Attribution.
Lassen Sie den false-Ausgang leer: Zufriedene Antworten enden dort einfach. Klicken Sie zum Veröffentlichen erneut auf Publish – erst dann gehen Ihre Änderungen live.
Fall B — Eine Anrufaufgabe in HubSpot erstellen
Hier wird die unzufriedene Antwort zu einer Anrufaufgabe, die für heute fällig ist und beim Kontakt in HubSpot samt kompletter Antwort sichtbar ist. HubSpot benötigt die E-Mail des Kunden, um den Kontakt zu finden; dieser Fall eignet sich daher am besten, wenn Sie Survio-E-Mail-Einladungen oder den email-URL-Parameter aus Schritt 1 verwenden.
Starten Sie wie bei Fall A mit dem Unzufrieden?-Knoten und fügen Sie dann drei weitere Schritte zum true-Pfad hinzu.
Aufgabe vorbereiten
Fügen Sie einen Edit Fields (Set)-Knoten mit dem Namen Aufgabe vorbereiten hinzu und legen Sie diese String-Felder an. Ersetzen Sie die Frage-IDs durch Ihre eigenen und Europe/Prague durch Ihre Zeitzone.
Feldname | Wert |
| |
Betreff |
|
Text | Bewertung, Zufriedenheit, Kanal, Kommentar, Bestellung und Zeit, durch |
Kontakt finden oder erstellen
Fügen Sie einen HubSpot-Knoten mit dem Namen Kontakt finden oder erstellen hinzu, wählen Sie Resource Contact und Operation Create or Update, verbinden Sie Ihr HubSpot-Konto und setzen Sie Email auf {{ $json['E-Mail'] }}. Ein bestehender Kunde wird per E-Mail gefunden, sonst ein neuer angelegt.
Anrufaufgabe erstellen
Fügen Sie einen weiteren HubSpot-Knoten namens
Anrufaufgabe erstellenhinzu, wählen Sie Resource Engagement, Operation Create und Type Task.Setzen Sie das Fälligkeitsdatum auf
{{ $now.endOf('day').toISO() }}, sodass die Aufgabe für heute fällig ist.Befüllen Sie Text mit
{{ $('Aufgabe vorbereiten').item.json.Text }}, For Object Type mit Contact, Status mit Nicht begonnen und Betreff mit{{ $('Aufgabe vorbereiten').item.json.Betreff }}.Geben Sie unter Engagement Properties → Associations Kontakt-IDs an (
{{ $json.vid }}). Optional geben Sie eine Owner ID an; ohne diese bleibt die Aufgabe unzugeordnet und Sie ordnen sie in HubSpot zu.
Klicken Sie wieder auf Publish.
Der Kontakt kann automatisch mit einem Unternehmen verknüpft werden. Erkennt HubSpot eine Firma mit derselben E-Mail-Domain, wird der Kontakt damit verknüpft, und übernimmt ggf. dessen Besitzer. Die Aufgabe selbst wird an die hinterlegte Owner ID vergeben, falls angegeben.
Fertigen Workflow verwenden
Statt Schritt 2 und Ihren Fall manuell zu bauen, starten Sie mit unserem Workflow. Laden Sie die Datei für Ihren Fall am Ende dieses Artikels herunter: survio-unhappy-responses-to-gmail.json für Fall A oder survio-unhappy-responses-to-hubspot-tasks.json für Fall B. Gehen Sie dann so vor:
Erstellen Sie in n8n einen leeren Workflow. Öffnen Sie das Menü (drei Punkte beim Namen) und wählen Sie Import > From file. Wählen Sie die Datei, die Sie heruntergeladen haben.
Öffnen Sie Unzufrieden? und ersetzen Sie die Frage-IDs durch Ihre eigenen.
Fall A: Öffnen Sie Antwort weiterleiten, verbinden Sie Ihr Gmail-Konto, tragen Sie Ihre eigene Adresse bei To ein, und passen Sie Frage-IDs sowie die Zeitzone an.
Fall B: Öffnen Sie Aufgabe vorbereiten und passen Sie Frage-IDs sowie die Zeitzone an. Verbinden Sie dann Ihr HubSpot-Konto bei Kontakt finden oder erstellen und Anrufaufgabe erstellen; tragen Sie bei Bedarf eine Owner ID in Anrufaufgabe erstellen ein.
Öffnen Sie Survio Webhook, kopieren Sie die Production-URL zu Survio (siehe Schritt 3) und klicken Sie auf Publish.
End-to-End-Test
Geben Sie eine Antwort mit Bewertung 2 ab. In Fall A erhalten Sie innerhalb von Sekunden eine E-Mail, in Fall B erscheint die Anrufaufgabe beim Kontakt in HubSpot.
Geben Sie eine Antwort mit Bewertung 5 und „Sehr zufrieden“ ab. Es passiert nichts.
Prüfen Sie im Tab Executions in n8n: Beide Zustellungen werden gelistet; die zufriedene stoppt bei Unzufrieden?.
Fehlerbehebung
Symptom | Ursache | Lösung |
In n8n kommt nichts an | In Survio ist die Test-URL hinterlegt oder der Workflow ist nicht veröffentlicht | Production-URL in Survio eintragen und Publish klicken |
Survio akzeptiert die Webhook-URL von selbst gehostetem n8n nicht | n8n zeigt eine interne statt einer öffentlichen Adresse | Setzen Sie die n8n- |
„Listen for test event“ zeigt nichts, obwohl die Umfrage abgeschickt wurde | Survio sendet an die Production-URL; die Warteschleife beobachtet nur Test-URL | Prüfen Sie stattdessen das Tab Executions |
Letzte Änderung hat keine Wirkung | Workflow ist veröffentlicht, aber Änderung ist nicht aktiv (Publish-Schaltfläche ist markiert) | Erneut auf Publish klicken |
Jede Antwort löst eine E-Mail aus | Gmail-Knoten am false-Ausgang oder Bedingungen mit UND verknüpft | Gmail nur am true-Ausgang anschließen und Bedingungen mit ODER verknüpfen |
Eine niedrige Bewertung löst keine E-Mail aus | Falsche Frage-ID oder Antworttext ist abweichend | IDs und Texte mit einer Testantwort im Tab Executions prüfen |
In der E-Mail heißt der Kontakt „nicht angegeben“ | Umfrage wurde nicht per Survio-E-Mail-Einladung verschickt, im Link war kein | Umfrage per Survio-E-Mail-Einladung senden, Parameter nutzen oder E-Mail-Frage sichtbar machen |
Kontakt finden oder erstellen schlägt in Fall B fehl | Keine E-Mail in der Antwort, HubSpot kann Kontakt nicht finden oder erstellen | Umfrage per Survio-E-Mail-Einladung senden oder Links mit |
Die Aufgabe in HubSpot zeigt die Antwort nur in einer Zeile | Im Text werden nur normale Zeilenumbrüche verwendet | Verwenden Sie |
Survio hat den Webhook ausgeschaltet | Die Webhook-URL schlug 5 Tage in Folge fehl | Ursache beheben und Webhook in Survio erneut einschalten |
Gut zu wissen
Survio sendet nur abgeschlossene Antworten, je eine Nachricht pro Antwort in Echtzeit. Unvollständige Umfragen werden nicht gesendet.
Nichts wird rückwirkend gesendet: keine Antworten von vor Bestehen des Webhooks und keine, solange er pausiert war.
Eine fehlgeschlagene Zustellung wird bis zu 8-mal innerhalb von ca. 27 Stunden wiederholt, jeder Versuch wartet bis zu 30 Sekunden auf eine Rückmeldung.
Bei 5 Tagen in Folge fehlgeschlagener Zustellung deaktiviert Survio den Webhook; Sie müssen ihn erneut aktivieren.
Das Pausieren eines Webhooks reserviert den Slot; Löschen ist dauerhaft.
Survio protokolliert die Zustellungen nicht in der App. Das Tab Executions in n8n ist Ihr Log.
Das Senden von Antworten an Webhooks verbraucht keine weiteren Antwort-Kontingente Ihres Plans.
Lieber von uns einrichten lassen? Gehen Sie in Survio zur Seite Webhooks, klicken Sie auf Experten-Setup anfordern, teilen Sie uns Ihr Anliegen mit und unser Team richtet den Webhook für Sie ein, testet und übergibt Ihnen die fertige Lösung.