Wie man APIs zur Automatisierung von Umfragen nutzt

Integrationen API

Vereinfachen Sie die Arbeit des Versendens von Umfragen und Sammelns von Antworten. Integrieren Sie Survio mithilfe einer API in Ihre Website, Ihren E-Shop oder Ihre Online-Anwendung und automatisieren Sie den gesamten Prozess. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie die API nutzen können, um Ihre Umfragen effizient, zeitsparend und präzise zu gestalten und Ihnen leicht verständliche Daten zu liefern, mit denen Sie bessere und schnellere Entscheidungen treffen können.

Warum APIs in Online-Umfragen verwenden?

Indem Sie das Umfragetool mit Ihrem Informationssystem verknüpfen,

• sparen Sie Zeit und vermeiden manuelle Arbeit mit Umfragen und Daten,
• erreichen Sie die richtigen Zielgruppen zur richtigen Zeit,
• erzielen Sie mehr Rückmeldungen und ausgefüllte Umfragen,
• sehen Sie Umfrageergebnisse und Kundendaten zusammen,
• werden die Daten, mit denen Sie arbeiten, klar strukturiert.

Was ist eine API und wie funktioniert sie?

Eine API verbindet verschiedene Informationssysteme oder Anwendungen und ermöglicht es ihnen, miteinander zu kommunizieren und Daten auszutauschen. Dieser Datentransfer erfolgt durch Anfragen, die von einem System, wie Ihrer Anwendung, an ein anderes System, wie einen Server oder eine Datenbank, gesendet werden.

Einfach ausgedrückt funktioniert eine API wie ein Kurier: Sie nimmt Ihre Anfragen entgegen, leitet sie an ein bestimmtes System weiter, teilt diesem mit, was Sie erledigt haben möchten, und liefert anschließend die Antwort auf diese Anfrage. Tatsächlich können Sie sich eine API wie einen Kellner in einem Restaurant vorstellen, der Ihre Bestellung in die Küche weitergibt und das von Ihnen gewünschte Gericht an den Tisch bringt.

In der Praxis bedeutet dies, dass Ihr System, z.B. ein CRM, Survio anweist, einen bestimmten Fragebogen zu bestimmten Zeiten an bestimmte Personen zu senden (z.B. eine Kundenzufriedenheitsbewertung unmittelbar nach dem Abschluss eines Kaufs). Ihre Antworten werden dann von Survio automatisch in übersichtliche Berichte mit Grafiken und Tabellen verarbeitet. Die API kann auch genutzt werden, um die gesammelten Daten zurück an Ihr CRM zu übertragen, sodass Sie sofort auf negatives Feedback reagieren oder bei Bedarf weitere Prozesse auslösen können.

Sobald alle Anforderungen definiert und die Aktionen zur Auslösung dieser Anforderungen festgelegt sind, kann das System vollständig automatisiert laufen, was Ihnen Zeit spart und Ihnen ermöglicht, sich auf andere Aktivitäten zu konzentrieren.

Lassen Sie uns nun die Einrichtung der Survio API genauer betrachten. Diese Integration ermöglicht es Ihnen,

1. Umfragen zu versenden (automatisierte Antwortsammlung) und
2. Ergebnisse in Ihr System zu importieren (automatisches Herunterladen der Daten).

Die automatisierte Umfrageverteilung und der Import der Ergebnisse können unabhängig voneinander verwendet werden. Den größten Effekt und die vollständige Automatisierung erreichen Sie jedoch durch die Kombination beider Prozesse.

Automatisierung der Umfrageverteilung

Die API kann die Umfrageverteilung automatisieren, basierend auf einem als Trigger definierten Ereignis. Dieser Trigger kann fast alles sein—der Abschluss eines Kaufs, der Besuch einer Website, die Nutzung eines Dienstes, eine Supportanfrage usw. Zusätzlich zu den unten beschriebenen Anforderungen an die API-Einrichtung müssen Sie die Umfrage in Survio vorbereiten und das Ereignis spezifizieren, das die Umfrageverteilung auslösen wird. Diese Informationen bilden die Grundlage für Ihren IT-Spezialisten oder Softwareadministrator, um mit der Implementierung der API zu beginnen und den Prozess in Gang zu setzen.

Anforderungen an die API-Einrichtung

Um die API erfolgreich zu konfigurieren und zu nutzen, stellen Sie sicher, dass Sie die folgenden Anforderungen erfüllen:

• Ein aktives Pro Business Tarif-Abonnement.
• Ein IT-Spezialist oder Softwareadministrator, der für die Systemvorbereitung und -einstellungen auf Ihrer Seite verantwortlich ist.
• E-Mail-Adresse(n) der Befragten.
• Eine CRM-Software (oder eine ähnliche Software), die API-Konnektivität unterstützt.

Wichtig: Die Implementierung der API, einschließlich der Programmierung der Connectoren, die Ihr System und Survio verbinden und die Kommunikation ermöglichen, muss von Ihrem IT-Team durchgeführt werden.

TIPP: Entscheiden Sie sich für das Custom-Abonnement und profitieren Sie von 5 Stunden kostenloser Implementierungszeit. Dies kann nicht nur die Arbeitsbelastung Ihrer IT-Spezialisten oder Softwareadministratoren erleichtern, sondern auch den gesamten Einrichtungsprozess beschleunigen. Wir stehen Ihnen gerne mit Unterstützung zur Seite, um eine reibungslose und stressfreie Erfahrung zu gewährleisten. Sollten Sie weitere Fragen haben, zögern Sie nicht, unser Vertriebsteam zu kontaktieren für weitere Informationen.

Der Prozess

Bevor Sie mit der Einrichtung der API-Integration fortfahren, für die eine ausführliche Dokumentation verfügbar ist, stellen Sie sicher, dass Ihre Umfrage in Survio vollständig erstellt und angepasst ist. Hier ist eine kurze Zusammenfassung:

Umfrage erstellen

Erstellen Sie Ihre Umfrage in Survio. Beginnen Sie von Grund auf, wählen Sie aus vorgefertigten Vorlagen oder nutzen Sie KI, um die gesamte Umfrage zu generieren, indem Sie einfach das Ziel Ihrer Umfrage beschreiben. Um die Anzahl der gesammelten Antworten zu maximieren, stellen Sie eine klare Struktur der Umfrage sicher, indem Sie kurze und prägnante Fragen stellen.

E-Mail-Einladungen einrichten

Navigieren Sie im Survio zum Kampagnenmanager, um eine E-Mail-Einladung mit Ihrem eigenen Text und einem Link zu Ihrer Umfrage zu erstellen. Wir empfehlen, Ihr Logo an die Umfragen anzuhängen, da es automatisch auch in den E-Mails erscheint. Durch das Logo erkennen die Empfänger Ihre E-Mails leicht und verwechseln sie nicht mit Spam. Ein Logo erhöht auch die Glaubwürdigkeit, was zu mehr ausgefüllten Umfragen führt.

Verwenden Sie die Umfrage-ID

Teilen Sie Ihrem IT-Spezialisten/Softwareadministrator die Umfrage-ID mit, die er bei der Konfiguration der API-Einstellungen verwendet. Sie finden sie in der URL der Umfrage. Die eindeutige ID dient als Hauptkennzeichen und stellt sicher, dass die richtige Umfrage an die Zielgruppe gesendet wird.

Legen Sie Trigger für die Umfrage-Einladungen fest

Besprechen Sie mit Ihrem IT-Spezialisten/Softwareadministrator, welches Ereignis die Verteilung der Umfragen auslösen soll. Das Festlegen des Triggers ist entscheidend für eine rechtzeitige und relevante Bereitstellung der Umfrage. Das Ereignis kann ein abgeschlossener Kauf, eine Interaktion mit dem Kundenservice oder eine andere bedeutende Benutzeraktion sein. Es kann aber auch ein Zeitstempel sein – ein bestimmter Zeitpunkt. Beispielsweise können Sie die API so einstellen, dass 14 Tage nach dem Kauf Ihres Produkts oder einen Monat vor Ablauf des Abonnements eine Zufriedenheitsumfrage an die Nutzer gesendet wird, wenn Sie ein SaaS-Unternehmen sind.

Ergebnisse anzeigen

Wenn Sie die API ausschließlich zur Automatisierung der Umfrageverteilung verwenden, können Sie die Ergebnisse als aggregierte Daten (d. h. Umfragezusammenfassungen) oder einzelne Antworten direkt in Survio im Abschnitt „Ergebnisse“ einsehen. Von dort aus können Sie vorgefertigte Berichte mit Diagrammen und Tabellen in verschiedenen Formaten herunterladen oder Dashboards erstellen, die Sie per E-Mail mit Ihren Kollegen teilen können.

Wenn Sie die Umfrageergebnisse im Zusammenhang mit Ihren Kundendaten anzeigen möchten, können Sie die API verwenden, um die Ergebnisse automatisch von Survio in Ihr CRM-System, eine Unternehmenssoftware, einen Cloud-Dienst oder einen anderen bevorzugten Speicherort zu importieren.

Importieren von Umfrageergebnissen aus Survio

Wie bereits erwähnt, kann der Speicherort praktisch alles sein—Ihre Datenbank, ein CRM-System, ein Cloud-Dienst usw. Um Umfragedaten erfolgreich von Survio abzurufen, ist es notwendig, den Speicherort ordnungsgemäß zu konfigurieren. Dies bedeutet, dass Sie festlegen müssen, wie die analysierten Daten kategorisiert und wo sie gespeichert werden. Zum Beispiel könnten Sie die Antworten aus Umfrage X, die von Kunde Y eingereicht wurden, in Ihrem CRM unter dem Profil von Kunde Y speichern, um sicherzustellen, dass die Daten korrekt organisiert werden und nicht durcheinandergeraten—wie Äpfel und Birnen.

Eine solche Einrichtung ermöglicht es Ihnen, alle Informationen, die sich auf einzelne Kunden (und/oder Mitarbeiter) beziehen, an einem Ort einzusehen, ohne sich bei Survio anmelden zu müssen. Auf diese Weise können Sie leicht Kunden oder Mitarbeiter identifizieren, die Ihre Aufmerksamkeit benötigen, und schnell auf ihr Feedback reagieren oder einen weiteren automatisierten Prozess starten, um die Kundenerfahrung zu verbessern, die Kundenloyalität zu stärken und Abwanderungen zu verhindern.

Ebenso wie bei der Automatisierung der Umfrageverteilung müssen auch bei der Programmierung der Verbindungen zwischen Ihrem System und der API sowie bei der Einrichtung von Auslösern für spezifische Aktionen zur Automatisierung des Abrufs von Umfragedaten aus Survio Schritte auf Ihrer Seite unternommen werden.

Verwaltung von API-Anfragen

APIs synchronisieren Daten, indem sie Anfragen von Ihrer Datenbank oder einem CRM-System an Survio senden. Diese Anfragen werden als API-Aufrufe (API Calls) bezeichnet. Jeder API-Aufruf ruft 30 Einträge ab, wobei ein Eintrag alle Antworten eines Befragten innerhalb einer eingereichten Umfrage darstellt, die unter einer eindeutigen ID gespeichert sind. Es kann mehrere API-Aufrufe geben, aber die Anzahl der API-Aufrufe, die innerhalb von 10 Minuten verarbeitet werden, ist auf 100 begrenzt.

Wenn Sie Umfragen über E-Mail-Einladungen verteilen, kann die API die Antworten jedes Kunden leicht dem entsprechenden Kundenprofil in Ihrem System zuordnen, indem sie die E-Mail-Adresse als Verbindungselement verwendet.

Beispiel

Beim ersten Herunterladen von Antworten aus Survio sendet das System eine Anfrage zum Herunterladen der ersten 30 Datensätze (Seite 1). The API will list these records and your system (e.g. CRM) will save them along with a unique label for the last record, i.e. the questionnaire that was sent last. Diese Kennzeichnung hilft, zwischen bestehenden und neuen Daten zu unterscheiden, sodass bei nachfolgenden API-Aufrufen keine Informationen dupliziert werden. Die Datensätze werden auf der Seite chronologisch vom neuesten Eintrag an sortiert.

Angenommen, Sie haben das API-Abrufintervall auf täglich eingestellt. Am nächsten Tag sendet das System eine Anfrage zum Herunterladen von 30 neuen Datensätzen (Seite 1). Diesmal gibt die API jedoch nur 20 Datensätze zurück, bevor sie auf den letzten Datensatz mit der eindeutigen Kennzeichnung vom Vortag stößt. Das bedeutet, dass 20 weitere Befragte die Umfrage ausgefüllt haben. Das System speichert ihre Antworten und aktualisiert die eindeutige Kennzeichnung der letzten gesendeten Umfrage.

Am darauffolgenden Tag ruft die API erneut Survio auf und fordert das Herunterladen neuer Antworten an. Da sie unter den 30 Datensätzen (Seite 1) nicht die eindeutige Kennzeichnung des letzten gespeicherten Umfrage findet, wird eine Anfrage für weitere 30 Datensätze (Seite 2) gestellt. Hier wird der Datensatz mit der eindeutigen Kennzeichnung gefunden und daher werden alle Datensätze von Seite 1 gespeichert, bis zu diesem Datensatz auf Seite 2. Die Kennzeichnung der letzten gesendeten Umfrage wird erneut aktualisiert.

Wenn der gesamte Automatisierungsprozess korrekt eingerichtet ist, werden die Antworten aller Befragten an den entsprechenden Stellen in Ihrem System gespeichert, z. B. in einer Kundenkarte, einem Ordner oder einem Profil. Um sicherzustellen, dass das auf diese Weise gesammelte Feedback die gewünschte Wirkung erzielt, seien Sie sich darüber im Klaren, wie Sie weiterhin mit den Daten arbeiten und welche weiteren Schritte Sie unternehmen werden.

Anwendungsfall

Michal betreibt einen E-Shop für Sportartikel und sendet seinen Kunden eine Zufriedenheitsumfrage zum Online-Einkauf. Das Feedback liefert ihm viele nützliche Anregungen, aber die manuelle Verteilung ist zeitaufwändig und beeinträchtigt seine anderen geschäftlichen und operativen Aufgaben, für die Michal verantwortlich ist.

Aus diesem Grund entschied er sich, Survio mithilfe einer API in den E-Shop zu integrieren. Gemeinsam mit einem Kollegen, der die E-Shop-Umgebung technisch unterstützt, richtet er die notwendigen Konnektoren und Events ein. Jedes Mal, wenn ein Kunde einen Kauf abschließt, stellt der E-Shop automatisch eine Anfrage an Survio, um dem Kunden die Zufriedenheitsumfrage zu senden. Eine Einladung mit dem Logo des E-Shops, einer Einführung und einem Link zur Umfrage wird direkt an die E-Mail-Adresse gesendet, die der Kunde während des Kaufprozesses angegeben hat. Michal betrachtet die Antworten direkt in Survio und lädt von dort die erforderlichen Berichte herunter.

Aufgrund der hohen Anzahl an Bestellungen hat Michal jedoch keine Zeit, die Bewertungen einzeln durchzugehen. Daher nutzt er die API und überträgt die Daten automatisch von Survio zurück in den E-Shop, genauer gesagt in die Kundendatenbank. Seine Zufriedenheitsumfrage enthält eine Net Promoter Score® (NPS®)-Frage, die mit einer einzigen Zahl anzeigt, wie zufrieden der Kunde mit seinem Einkauf war. Michal misst diese Daten regelmäßig und langfristig, und bei dem geringsten Rückgang dieses Kundenloyalitätsindikators sucht er sofort nach der Ursache und nach Möglichkeiten zur Verbesserung.

Beim Durchsehen der Daten in der Kundendatenbank konzentriert sich Michal auf Bewertungen mit einem niedrigen NPS®, die sein E-Shop in den letzten Wochen erhalten hat. Er findet heraus, welche Artikel die jeweiligen Kunden gekauft haben und was der Grund für die negative Bewertung war. Diese Kunden kontaktiert er direkt, versucht, mehr Informationen zu erhalten, und schlägt, wenn möglich, Lösungen vor, die dazu beitragen, dass sie seine Produkte und Dienstleistungen weiterhin nutzen.

Auf diese Weise gelingt es Michal, effektiv Kundenfeedback zu sammeln und kontinuierlich zu überwachen, in welchen Bereichen sein Online-Geschäft gut läuft und wo Verbesserungsbedarf besteht. Er kann schnell und gezielt reagieren auf die geringsten Anzeichen von Unzufriedenheit und hat dank der Automatisierung des gesamten Prozesses Zeit, sich auf andere Aufgaben zu konzentrieren. Darüber hinaus nutzt er Kundenempfehlungen, um sein Angebot um neue Produkte und Dienstleistungen zu erweitern, um den Verkauf zu fördern, neue Zielgruppen zu erreichen und den Umsatz des E-Shops zu steigern.

Zusammenfassung

Die Nutzung von APIs zur Automatisierung von Umfragen vereinfacht und beschleunigt den Prozess des Sammelns von Feedback erheblich und ermöglicht es Ihnen, Dienste, Produkte und Prozesse basierend auf dem Verständnis der Bedürfnisse Ihrer Kunden, Mitarbeiter und anderer Zielgruppen zu verbessern. Gleichzeitig können Sie rechtzeitig auf deren Anregungen reagieren, und Ihre Entscheidungen werden auf realen Daten basieren.

Wir wissen, dass die Implementierung einer API für Sie ein anspruchsvoller Prozess in Bezug auf Zeit, Ressourcen und finanzielle Mittel sein kann. Wenn Sie kein IT-Experten-Team haben, das die Einrichtung und Konfiguration Ihres Systems übernehmen kann, können wir Ihnen ein maßgeschneidertes Angebot erstellen, das Implementierungsarbeiten durch Survio umfasst.

Durch die Automatisierung des manuellen Versendens von Umfragen, der Verarbeitung von Antworten und der Übertragung von Ergebnissen können Sie sich stärker auf die eigentlichen Auswertungen konzentrieren und davon profitieren. Entwickeln Sie weiter, was Ihre Kunden oder Mitarbeiter schätzen, und verbessern Sie sich dort, wo sie Schwächen sehen – effizient, ohne unnötige Tabellen und ohne Angst vor Fehlern.

Die Automatisierung von Prozessen wird Ihre Umfragen effizienter machen und Ihnen ermöglichen, systematisch Feedback zu sammeln, das Ihnen zeigt, welche Bedürfnisse Ihre Kunden oder Mitarbeiter haben. Steigern Sie ihre Zufriedenheit und Loyalität, schaffen Sie ein motivierendes Arbeitsumfeld, und suchen Sie nach neuen Chancen. Bauen Sie eine Marke auf, deren Produkte und Dienstleistungen immer ihre Abnehmer finden, was Ihrem Unternehmen Prestige und nachhaltiges Wachstum sichert.

• Integrationen
• Diese Integration testen